X公司采购及付款管理流程

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1、X公司采购及付款管理制度1.概述1.1芜湖公司拟定付款流程参照总部实行，在不违背总部要求的前提下作出相应的调整以适应公司的发展需要。2．要求2.1本制度自发出之日起实行，相关部门及人员要严格按照规定执行，对违反规定的现象及个人应追究相关责任。3.物资分类3.1按照总部集中采购制度的要求，芜湖公司将所需物资分为以下三类：A类：设备、毛坯、齿圈及相关大额物品等采购。B类：化工、设备备件、刀具、工装等。C类：低值易耗品、五金、办公用品、如包装材料木箱、垫板、塑料袋等。4.适用范围4.1此制度具体涵盖公司除A类、B类物品以外的所有关于物品的

2、采购事项，所有相关物品采购的行为均应参照此标准执行，公司所发生的费用性付款支出参照相应的报销制度及付款流程处理。5.付款权限及时限5.1付款权限5.1.1一万元以下付款可由芜湖公司直接支付，并于每月底上报自行付款情况明细给总部财务及总经理批阅。5.1.2对于一万元以上的付款应走总部付款及报销流程并经由总部财务及总经理审批后按照相应金额付款。5.1.3对于日常发生的水费、电费、网费、电话费、食堂午餐费、汽油费（3000元/月）芜湖公司可直接支付，但要每月做相应预算支出报知总部。5.2付款时限5.2.1对于长期合作供应商按照总部要求付款

3、周期为三个月，每三月按照收货情况及挂账情况进行汇款申请，并于汇款申请经总部批准通过后三日内付款到账。5.2.2对预付款项自流程通过后，即时付款。5.2.3对于需要总部审批的资金，实行总部集中支付机制，并定于每月15至20日集中支付，过期不候。6.总部代为采购物品排款执行流程6.1财务部应依据所获发票实时入账并于每月26日将由总部代为采购供应商的单位余额表发送至总公司采购管理部，并由采购管理部代为排款。7.具体实施办法及流程7.1供应商的确定及要求制定采购计划并填制采购申请单经由部门及相关领导审批非长期一次性采购长期合作供应商对于一万

4、元以下的物品经部门领导及公司领导同意后可直接采购，一万元以上的物品须经比价并填制比价汇总表并经总部领导许可后方能实施采购寻找三家或以上供应商进行比价，原则上应选择价优质良的供应商作为长期供应商并填写材料询价表及比价汇总表签订购销合同并将合同及供应商详细信息并加盖供应商公章到财务备案备注：1、付款时所付款单位必须与合同上签订的单位相符，如有更名需附相关变更文件说明，2、发票与供应商名称必须相符，此二项如有一条不符财务概不付款7.2月结供应商物资到货及付款开票处理流程1、收货：要求供应商提供一式二联送货单，并把货物与送货单都送到仓库，统

5、一由仓管员验收货物，仓管员负责验收货物实物、规格型号、数量、重量是否与采购订单相符。2、品质检验：公司指定品质检验员负责对物料质量进行严格把关，对质量不符的拒绝签字，并进行退货、换补货。3、（1）物实不符、数量、重量有误的由库管员处理，方式有：退货、换货、补货。对于总部发来的货物要及时做信息反馈（2）如有需要供应商协助处理的需通知采购与财务暂停付款，待处理完后才安排付款。（3）信息回馈周期原则上不超过三天，真正做到物品能够及时准确入账核对货单是否相符相符不符4、签章：仓管员在一式三联的送货单上签名，一份送给采购员、一份整理归类存放好

6、，待月底对账5、采购对账：（1）采购员应根据仓管员签收的送货单认真核对每月供应商的对账单，发现数量或单价，特别是单价不符或者是已退货供应商未及时更新的，应及时通知供应商更改对账单。（2）库管员与总部及德惠公司对账应做到当月清算，对不相符的物品应尽快查明原因并依据相应原因出具相关解决办法8、发票收集：采购部门人员应及时收缴发票并于每月23日之前将相关发票后附上对应金额的送货单、采购订单、对账单，移交库管员进行发票验证并标记货物编号及附带采购单，对于逾期发票库管员本月不作处理，财务不予挂账7、通知开票：采购部对账完毕后应及时根据核定后的

7、对账单与供应商沟通，并通知供应商开票。11、已付款反馈：出纳汇完款后及时将汇款单复印一份交给采购部，并及时登记已付款信息10、出纳汇款：每月15-20日为给月结供应商付款的日期，除特殊情况外，统一由出纳在这段时间汇款，付款时限为自见到汇款单之日起三日内付款周末顺延9、付款核定：财务部依据采购部上报的付款计划及供应商挂账情况对采购部提交的汇款申请单进行审批7.3关于预付货款订购供应商流程1、申请预付货款：采购部填写汇款申请单并注明付款方式，加附采购合同、用料申请人物料采购申请表、供应商资料。强调增值税专用发票要与货物同时送达3、出纳网

8、上汇款：根据批准后汇款申请单付款，并在汇完款后将网上汇款单发送给采购员。2、流程审批：对预付货款申请表进行审批，并授权进行网上汇款。6、发票移交：采购员在仓管员办理入仓手续后将发票及相关附件传递给财务进行账务处理。汇完款后超过十天还没