酒店行政部工作程序与标准

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1、酒店行政部工作程序与标准（一）公司董事会及酒店大型会议安排的工作程序与标准:程序标准1、会前准备①确认会期、时间、地点、内容；②发出会议通知；③准备会议材料；④预定会议室；⑤安排会议口；⑥准备文件袋、笔记木等；⑦会议横幅印制、桌签、座次安排；⑧开会前一天检查会场。2、参加会议①提前到会。②发放会议文件及资料。③做好会议记录。④协助会议中心做好会议服务工作。⑤草拟会议决议、纪要等。3、会后工作①卬发会议决议、纪要等；②会议精神传达后收集情况，写出简报。（二）董事会成员、股东来店及公司领导来客接待的工作程序与标准:程序标准1、接

2、待准备①确认來丿占客人名单、航班（车、船）时间；②安排好客人食宿；③确定V1P待遇，在客房摆放鲜花、水果、领导名片；④客人抵达前检查准备情况；⑤准备礼殆、纪念品。2、迎接①确定并通知领导前往迎接；②安排迎宾，通知领导在大堂迎接；③送客人进房间。3、接待①向客人报告接待安排；②引导客人进餐或娱乐；③安排客人参观。4、送行①为客人办理机（车、船）票；②确认客人离店H期和时间；③请酒店领导按时在大堂等候或前往送行。5.后续工作收取客人机（车、船）票据并办理报销。（三）文件打印的工作程序与标准:程序标准1、审批凡以酒店名义上报、下发

3、的文件或以董事会名义发往各股东的文件等，均由拟稿人填写《发文稿纸》，连同原稿一并报主管领导审批。2、打印①发稿批准后，视其重要程度由打字员统一编号、登记；②打卬时尽可能做到无错漏，文本清晰，排列整齐；打卬完毕及时通知起草人校稿，按照起草人校对后的草稿修改定稿；③印好后通知起草人取回定稿。3、存档定稿留一份存档，同时将打印的文件存放在电脑中专门目录保管；每周须做一次软盘拷贝，并将需保存的文件在拷贝软盘上标明文件名后，入档案柜保管。（四）复印文件、资料的工作程序与标准:程序标准1、审批①凡复印酒店内部文件或资料，复卬人需持部门经

4、理签字的复卬单到机要室复印；②密级性文件、资料不准复卬，确需复印的，须经领导签字批准。2、复印①按复印单审批的份数进行复卬；②复印完后，注明实际份数、纸型、经手人，月底汇总报财务部记入各部门费用。（五）收文的工作程序与标准:程序标准1、收文主管部门随信函发來的文件、接上级部门通知领取的文件、各部门参加会议带冋的文件均纳入收文范围。2、登记①收到文件后于当日在收文本上登记，写明來文编号、收文日期、文件份数、内容捉要、來文机关等；②填写文件传阅单，附在文件封而上，带密级的文件单独编号。3、传阅①文件登记后放入文件传阅夹交行政办公

5、室主任（急件放在上而，并标上记号）；②行政办公室主任审阅厉，在文件传阅单上写明建议秋'请领导批阅”以及签阅日期厉，呈酒店领导传阅；③急件或重要文件，须在第一时间送行政办公室主任签阅，必要时应送董事长或总经理签阅意见；④密级文件须交领导手中，并做好传阅记录。4、批示处理①文件返回后翻阅每份文件传阅单，检查领导批示；②有批示的按批示办理，并在传阅单上注明处理结果及口期，做到传办及时，催办有结果，防止积压误事；③无批示的文件按类别归档；④上级主管部门要求回收的文件须在指定时间交回，并办理相应手续。（六）发文的工作程序与标准:程序标

6、准1、发文范围①以合营公司名义上报下发的文件；②发往董事会成员及各股东的文件及财务报表；③以酒丿占领导名义发出的信函。2、登记①将要发出的文件须在发文登记本上登记，并注明时间、发往单位、内容提要及份数；②检查文稿是否加盖公章或负责人签字。3、发送①文件经领导签发后，须在两天内发出；②急件用“航空”发出；③重要文件须挂号发出；④底稿、止式文稿、批件归档，年终统一立卷。（七）印鉴管理的工作程序与标准:程序标准1、保管公司卬章由机要室专人保管，未经领导批准，印章保管人不准委托他人代管或携带出办公室使用。2、审批以公司名义对外行文、

7、签署的合同、协议书均须董事长或执行董事、总经理签字后方可盖印；介绍信、各种报表、信件等盖印须经中请部门经理签请印单后方可盖印。3、要求印迹清晰，位置合乎要求，盖印后须做好印章使用记录；酒店刻制公章须经董事长批准，并留印模存查；作废的公章须及时收冋封存。（八）行政介绍信管理的工作程序与标准:程序标准1、审批因公出差、联系业务等需出据介绍信的，须事先由部门或个人提出申请，由部门经理审阅同意后，送行政办公室主任审批。2、开信机要人员按屮请所示地点、时间、联系单位、事由填写介绍信后，加盖公章，并做好登记。介绍信上的字迹须淸晰，公章须

8、清晰地盖在指定的位置。3、其他严禁开具空白介绍信，特殊情况需要空白介绍信时，须经公司领导批准。