工贸油品调运分公司档案管理办法

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1、工贸油品调运分公司档案管理办法第一章总则第一条为加强ZZ石油（集团）工贸有限公司油品调运分公司（以下简称"油品调运分公司”或'‘公司”）档案管理工作，有效地保护和利用档案，为企业发展建设服务，根据《中华人民共和国档案法》、《Z省档案管理条例》、上级单位相关管理办法及有关档案工作的法律法规，制定本办法。第二条本办法所称档案，是指油品调运分公司在从事基本建设、科研、经营、管理等各项活动中直接形成的，包括外部合作，各类项目管理等活动中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据、实物等不同形式和载体的历史记录。第三条公司档案工作实行统一领导，分

2、级管理的原则,维护档案的完整与安全，便于各项工作的利用。第四条公司要把档案工作列入企业发展规划和计划，把档案工作所需经费纳入财务预算计划，保证档案工作所需经费，逐步加强设施设备等必备条件，维护档案的完整与安全。第二章组织机构及职责第五条公司综合办公室负责档案工作的监督指导、保存利用和日常管理工作，并根据实际，设专（兼）职人员负责档案工作。第六条档案管理的主要职责：（一）贯彻实施《档案法》和国家关于档案工作的法规和方针政策，以及上级主管部门制定的规定办法，规范标准,结合本单位实际，制定有关制度、标准和实施细则。（二）具有公司档案工作的整体建设、统筹

3、规划、组织协调、监督指导和档案安全保管的职能。制定公司档案工作计划，并组织实施。（三）负责公司文件材料形成、积累和归档工作。（四）集中管理公司各种活动中形成的所有档案。维护档案的完整与安全，负责公司各类档案的收集、归档、保管和开发利用。（五）负责公司档案工作的统计分析和汇总上报工作。（六）负责向上级档案部门移交有关档案和资料。（七）负责公司重点工程、重大科研项目、重要活动的归档材料的验收。（A）负责公司档案管理网点的业务指导、检查和人员的培训。（九）负责公司档案管理新技术、新方法的推广和档案计算机管理的应用工作。第七条各部门应执行国家有关档案工作

4、的法律、法规和政策，按照档案工作的标准规范、规章制度，做好各部门文件资料的形成、积累、整理、立卷归档和移交工作。第三章归档范围第八条归档文件材料的来源（一）公司内部形成的文件材料。（二）各部门移交公司的文件材料。（三）各部门引进项目、外购设备等附带的文件材料。（四）公司参加的合作项目、合作单位按要求向公司呈交文件材料。（五）公司执行、办理的外来文件。第九条公司在筹备、成立及生产经营过程中形成的具有保存价值的文件材料均应列入归档范围（见附件二）。第十条归档文件材料主要包括纸质文件、电子文件、照片及感光底片、胶片、光盘、磁带、实物等各种载体形式。第四

5、章立卷归档要求第^一条文件材料应在规定时间内归档。（一）管理性文件材料在办理完毕后的第二年上半年归档。（二）产品、科研课题及基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工验收、财务决算后3个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。（三）外购设备仪器的文件材料在开箱验收后归档。（四）职工参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后15日内归档。（五）会计文件材料在会计年度终了后，由财务资产部门保管一年后移交归档。第十二条电子文件逻辑归档适时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。第十三条磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。第十四条下列

6、文件材料应随时归档：（一）变更、修改、补充的文件材料。（二）企业内部机构变动和职工调动、离岗时保留在部门或个人手中的文件材料。（三）企业产权变动过程中形成的文件材料。（四）其他临时重要活动中形成的文件材料。第十五条各部门必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的文件材料，如有些材料还需使用，也应先按要求立卷归档后再办理借阅手续。第十六条各部门向综合办公室移交档案时，要严格履行移交手续。第十七条档案工作人员应协助各职能部门，对应归档文件材料的完整程度、准确性及保存价值进行确认，经职能部门负责人签审后归档。第十八条科研成果鉴定、产品定型、基建项

7、目工程竣工验收，重要外购设备仪器开箱验收及项目引进、对外协作项目等有关活动，要有档案工作人员参加，按照规定对所形成的档案资料进行验收。坚持“三纳入、四参加”制度。没有完整、准确、系统的文件材料以及项目没有归档，不能申报成果或评奖；不能最后通过验收或鉴定；所有经费不予结算。第十九条立卷归档的总体要求：归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系和系统，符合质量标准要求，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点:（一）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。（二）在职能活动中形成的，具有查考利用价值

8、，办理完毕的各种形式和载体材料的文件及实物材料，都必须按照规定向档案部门移交归档，其电子档案应与纸质档案同步归档。（三）归档文件以件为单