《采购战术与运营》第四章采购订单与采购合同管理

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1、第④章采购订单与釆购合同管理引言采购订单和采购合同的管理是采购管理屮的重要内容，一般企业在确定了需要量和供应商之后，就会向供应商发出釆购订单，作为日后双方签订合同的一个依据。釆购合同是在双方协商取得一致的基础上所签订的一种经济合同。可以说采购订单和采购合同都是采购合同屮的重要环节，这一环节的优劣将会直接影响到采购的作业流程是否顺利。学习目标・掌握采购订单的管理・了解并掌握采购订单的主要项目•分析订单在执行过程中应如何进行跟踪・掌握采购合同的主要内容・系统掌握采购合同的签订和管理4.1采购订单管理采购订单的管理是企业根据市场部门的计

2、划、企业的用料计划和实际能力，以及相关的因素，所制订的切实可行的采购订单计划，并下达至订单部门执行，在执行的过程中要注意:对订单进行跟踪，使企业能够从采购环境中购买到企业所需的产品，为生产部门和需求部门输送合格的原材料和配件。4.11采购订单的制定1.准备订单计划（1）市场部门提交的要货讣划。要想制订较为准确的订单计划，必须熟悉市场需求汁划或销售计划。对市场需求进一步分解可以得到生产需求计划。企业的年度销售计划在上一个年末制订，并被送至各个相关部门，下发至销售部门、计划部门和75采购部门，用来指导全年的供应链运作。然后根据年度销售

3、计划制订季度、月度的市场销售需求计划。（2）生产部门提交的生产需求计划。生产需求对于采购来讲可以称作生产物料需求。生产物料需求的时间是根据生产计划确定的，为理解生产物料需求，釆购计划人员除需要具备-•般的工艺常识外，更要熟悉生产计划。生产物料需求计划（MRP）是订单计划的主要来源,所以应格外关注。MRP系统中，物料需求计划來源于主生产计划、独立需求的预测、物料清单文件（BOM）和库存文件。编制物料需求计划的主要步骤：①确定毛需求；②确定净需求；③计划订单下达日期和订单数量。（3）准备供应商群体供应信息资料。准备供应商群体供应信息资

4、料也就是准备订单环境资料。在订单物料的认证计划执行完毕后，就形成该项物料的采购环境（订单环境）。订单环境资料包括以下几个方面：1）订单物料的供应商信息。2）订单比例信息。对于有多家供应商的物料，认证人员需确定每个供应商应分摊的比例。3）最小包装信息。4）订单周期。它是指从下单到交货的时间间隔。订单环境资料一般使用信息系统管理，必要时订单人员可以从屮查询生产所需物料的采购环境。(4)拟订订单计划说明书。拟订订单计划说明书也就是准备好订单计划所需要的资料，主要内容包括订单计划说明书(物料名称、需求数量、到货日期等)，并附有市场镒求计划

5、、生产需求计划和订单坏境资料等。1.评估订单需求评估订单需求是采购计划屮非常重要的一个环节，只有准确地评估订单需求，才能为计算订单容量提供参考依据，以便制订出好的订单计划。它主要包括以下3个方面的内容：分析市场需求、分析生产需求、确定订单需求。(1)分析市场需求。订单计划不仅要考虑生产计划，还要考虑市场需求，分析根据市场需求制订的耍货计划可信度，仔细分析市场合同签订数量、合同剩余量的各项数据，研究其变化趋势，全面考虑要货汁划的规范性和严谨性。只有这样，才能对市场需求有一个全面的了解，才能制订出一个使企业远期发展与近期实际需求相结合

6、的订单计划。(2)分析生产需求。分析生产需求，首先要研究生产需求的生产过程，其次是分析需求量的要货时间。在进行生产需求分析中，对企业不同时期产生的不同生产需求进行分析是很有必要的。(3)确定订单需求.根据对市场需求和对生产需求的分析结果，就可以确定订单需求。通常来讲，订单需求的内容是：通过订单操作手段，在未来指定的时间内，将指定数量的合格物料采购入库。2.计算订单容量计算订单容量是采购计划中的重要组成部分。只有准确地计算订单容量，才能对比需求和容量，经过综合平衡，最后制订出正确的订单计划。计算订单容量主要有以下儿个方面的内容：分析

7、项目物料供应资料、计算总体订单容量、计算承接订单量和确定剩余订单容量。(1)分析项目物料供应资料。在采购过程中，大家都非常清楚地知道物料和项目都是整个采购工作的操作对象。对于采购工作來讲，在目前的采购环境中，所要采购物料的供应商信息是非常重要的一项信息资料。如果没有供应商供应物料，那么无论是生产需求还是紧急的市场需求，都无从谈起，可见，供应商的物料供应是满足生产需求和紧急市场需求的必要条件。从一个简单的例子来看，假如某企业想设计一家练歌房的隔音系统，隔音玻璃棉是完成该系统的关键材料，经过项目认证人员的考察，该种材料被垄断在少数供应

8、商的手中。在这种情况下，企业的计划人员就应充分利用这些情报，这样在下达订单计划时才会有的放矢。(2)计算总体订单容量。订单容量的含义有两个方面：一是可供给的物料数量，二是可供给的到货时间。在采购环境屮，供应商的总体订单容量是应该予以关注的。例如，甲