文件记录管理制度

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1、文件记录管理制度43.1总则43.1.1为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用,根据公文的有关规定，结合我矿实际，特制定本制度。43.1.2文件管理内容：上级党政机关、上级行业主管部门来文；同级单位来文；本单位上报下发的各种文件、资料。43.1.3本单位的各类文件（党委和行政）统一由办公室归口管理。43.2收文的管理43.2.1公文的签收1）签收文件时，要检查收文单位或收件人姓名无误后再进行签收；2）签收文件时，要对文件的份数、标题等内容逐份清查核

2、对，如发现其中一项不对口，应及时报告分管领导；3）签收文件应签写姓名并注明时间。43.2.2文件的登记编号：对收到的文件，要分类逐件在收文登记薄上详细登记。登记项目一般包括：收到日期、顺序编号、来文单位、发文字号、文件标题。参加各种会议带回的文件、材料，在传达、汇报结束后应交办公室保管，个人不得存放。43.2.3文件的阅批与分转1）凡正式文件应附上“文件处理传阅单”，由办公室主任根据文件内容和性质阅签后，由文书分送领导和承办部门阅办，重要文件或急件应立刻呈送领导（或分管领导）阅批后分送承办部门阅办。为避免文

3、件积压误事，一般应在当天阅签完。2）为加速文件运转，文书就在当天或第二天将文件送到领导和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。43.2.4文件的传阅1）传阅文件应严格遵守传阅范围和详细规定，不得将有密级的文件带回家里阅读或随身携带到公共场所，也不得将文件转借其他人阅看；2）阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交给文书，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责，如有领导“批示”、“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理

4、有关事宜；3）文件阅完后，应交给文书，切忌横传。43.3发文的管理43.3.1办公室负责文件的上报下发，各基层区队和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。43.3.2发文的范围：凡是以梅花井煤矿党政名义上报、下发的各种文件均属发文范围。43.3.3发文的程序1）各职能部门需要发文，应事先向办公室提出申请；2）办公室同意发文后，由职能部门草拟文稿。文搞拟就后，拟稿人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人；3）部门负责人核稿并签字；4）办公室文书对文稿内容、格式进行把关，确

5、定分发或报送份数，办公室主任进行审核；5）文书将文稿送公司领导签发；6）经领导批准签发后的文稿交由文书统一编号送打字室打印；7）文件打印清样，应由核稿人校对，校对人员应在发文稿上签名；8）文件打完后，由文书向领导请示是否需要在公司网站公布，如果需要，则上传文件。43.4文件的借阅和清退43.4.1文件的借阅1）需要留用的文件，需要向办公室办理借阅手续，明确责任人借阅时间和归还时间；2）借阅人必须做好保密工作，不得翻印和复印，不能转借他人，绝密文件在指定地点阅读。43.4.2文件的清退1）文书应定期对事情已经

6、办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告；2）清退时要加盖清退戳记，保存好《文件清退单》。43.5文件的立卷归档1）文件归档工作依照《档案法》和神华宁煤集团公司档案管理制度及时整理（立卷）、归档；2）联合办理的文件，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件和其他形式的文件副本；3）存档时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性；4）要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则，重要工作、重

7、要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。43.6文件的销毁1）对已不具备归档和存查价值的文件应填写《档案销毁清单》，经办公室主任审核批准后，可以销毁。销毁秘密文件应到指定场所，由两人以上监销，保证不丢失、不漏销。下发至各基层区队、部室的无密级文件由其自行销毁，并向办公室上报销毁清单；2）对于违反文件管理制度并造成影响和损失的人员，视情节轻重，给予行政处罚和经济处罚，由办公室拿出具体处理意见，经领导批示后进行处罚。43.7解释权归办公室。