时间管理中的平衡法则

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1、时间管理中的“供需平衡法"做事情需要耗费时间，在读完第2章后，你应该对此有更加清楚的认识。现在你已经做好准备，可以用“供给和需求”的方式來思考这个问题了。在有限的时间里，有些人似乎比其他人完成了更多的事情，他们是怎么做到的呢？我们听说过一些将军、政治家或者知名的商业人士，他们似乎可以在完成繁重的工作之余，还能有时间來进行诸如锻炼之类的事情。你可能会这么想：“因为他们有很多下属可供差遣。”这种说法当然有一定的道理，他们的确可以差遣其他人去做事。你可能还会说：“他们都是工作狂。’‘是的，他们之中确实有些人是工作狂，英国前首相吗格丽特•撒切尔夫人（MargaretThatcher

2、）就是一个典型的例子，但是这个问题的答案并非仅仅如此。我认为他们之所以能做到这样，至少部分上是因为他们非常了解怎样以供给和需求的观点來看待时间。“供给和需求'‘这个说法是美国詹姆士•德汉•斯图亚特（JamesDenham-Steuart）在1767年岀版的《政治经济学原理探究》（InquiryintothePrinciplesofPoliticalEconomy）屮首次提岀的。这个术语涉及商品的供给与需求。但供给和需求实际上是一个更为普遍的概念，打比方说，我们可以用它来考虑个人财务状况：需求是我们的生活方式的成本，而供给是我们的收入。我们也可以用供给和需求的方式来考虑时间问

3、题，需求是我们必须要做的事情；供给是可以用于做这些事情的时间。我们在第1章屮曾讨论过的两堆事情，就是供给（可用的时间）和需求（想做的事）的问题。差不多在过去的20年中，我都让人们测量他们在时间上的供给和需求，我发现有两件事非常明显：大多数人都低估了需求（他们必须做多少事）而高估了供给（有多少可用的时间）。比如，当某人在约会屮迟到，或者在截止H期前没有完成任务，恰恰就是因为他们高估了供给，低估了需求。如果你问你的同事能不能花点时间來帮你做你的项目，差不多他们总是会答应你，因为他们很愿意表现出团队精神来，非常乐意能够帮上你的忙。根据我的经验，人们往往会花费掉他们并不富裕的时间。

4、如果你也常常这么做，那你就会承担过多的工作负荷，变得非常紧张，不能按时完成任务。如果你想做到有效地极限时间管理，那你就需要更加有意识地以供给和需求的观点來看待时间。而怎样做到这一点，就是本章的主题。本章不仅可以增强你的时间“供给和需求'‘意识，还会教你如何对它们进行测量。供给和需求计算器“供给和需求计算器”是一个有趣的名字，它述有一个名字叫做“跳舞卡雹在崇尚上流社会的时期，当一位女士去舞会跳舞时，她会得到一张卡片，上面列出了乐队或者交响乐团要演奏的所有曲子，这就是跳舞卡。当一位绅士想要邀请一位女士跳舞时，他就把他的名字写在与一支舞曲对应的地方给那位女士，也就是说，他预定了同

5、那位女士跳这曲舞蹈。跳舞卡将供给（可以共舞的舞曲总量）和需求（被预定的舞曲的总量）匹配起来。要计算你的跳舞卡，也就是你的供给和需求，可以参照以下做法。计算出你必须做的事情的总量一一需求1•选择一个时间段一一一个月、几个月、从现在起到下个月月底、从现在起到这个季度结束、半年、从现在到年底，等等，只要你觉得合适就可以。2.列出一个清单，列出在这个时间段内所有需要完成的项目。清单中应当包含的具体项目如下：该项日在这个时间段内结束；该项冃在这个时间段内开始；该项冃在这个时间段内开始并结朿；该项忖的运行横跨这个时间段。3•现在在清单内加入“通常业务”或称“例行工作"类型的事项，它应当

6、包含如下的事项：会议。可能你要参加的所有会议都涉及某些特定项但是我们大多数人都有像“小组会议"、“周一例会"、“公司大会”Z类的会议。也不要忘记你可能必须在会议Z前做些准备工作，然后是出席会议本身所需的时间，而且你可能在会后也有一些后继工作或者决议行动事项要做。报告。你的丄作可能会涉及很多报告的撰写（或者阅读）。干扰。不管这种干扰是来自于直接会面，还是通过电话（固定电话或者手机），我们每个人每犬都会受到一些干扰。收件箱/电子邮件。可能我们所有的邮件都涉及具体的项冃，但是我们大多数人每天都有其他的邮件必须处理。无论如何，需耍花些时间来判断这些邮件是否真的和具体项冃有关。岀差/

7、拜访。可能你会要岀公差，或者有人来拜访你，这就会占用你的时间。培训。可能你会参加某些类型的培训课程，也可能你需要给别人做培训，或者监管别人的培训。年假/节假日。管理他人。可能是你是一位经理，需更管理很多人。这会占用你不少时间。电话/电话会议。我们每个人每犬都要打不少电话。支援。可能你需要花时间來支援某些人或系统或产品。招聘。可能你的组织需要增加人手，因此你必须花时间來阅读简历，面试新人，还可能参加一些和招聘有关的其他活动。“灭火”工作。顶替别人。当有人休假的时候，可能需要你來顶替他们工作。4•加上一栏，名字叫做“新