如何做好一个称职的办公室主任

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1、如何做好一个称职的办公室主任办公室主任（古代又言大管家），仿佛专门应中国这样人际关系极其复杂的环境而生。在我国，上至国家机关、下至企事业单位，均设有此职位；而在国外，很多人不能理解这个职位为什么在中国这么流行。今天，我就从几个不同的角度来剖析一下“办公室主任”：一、办公室主任的解释：办公室主任，顾名思义，即为一个职能机构——办公室的主管。这里需要解释的是办公室的含义，此处办公室可狭义解释为做好联络枢纽、后勤保障等职能的服务部门。一个合格且胜任的办公室主任，权倾朝野，不比业务部门的分管领导逊色。一般而言，在公司的组织架构中，

2、办公室主任比部门经理高半级或与副总享受同一级别。这样设置，很大程度上是为办公室主任更好地上传下达、沟通协调、监督执行而赋予给其的强制性权力。办公室主任谁都可以当，但真正理解办公室主任这一职位并将其做得风生水起，可谓难上加难，这在后面的论述中有所述及。二、办公室主任的重要性：通俗来讲，作为专门衔接上下部门的职能机构，办公室主任做好了，能够起到应有的润滑剂作用；做砸了，如同鸡肋一样，弃之可惜、食之无味。如果把各业务部门比作一颗颗闪闪夺目珍珠的话，办公室等职能部门就充当着连接这一颗颗珍珠链条角色，而这其中，办公室主任显得尤为重要

3、。办公室主任一旦在业务部门之间欠缺威信或指挥失当，很容易造成多方面消极影响。具体表现为：（一）管理失控，制度流于形式。办公室主任作为公司各项管理制度的制定者和执行者，一旦欠缺威信，则造成各项制度流于形式，无人执行。正所谓，无以规矩，不成方圆。长持以往，公司的凝聚力和向心力将大打折扣，一盘散沙。（二）效率低下，管理成本居高不下。作为公司的沟通协调、上传下达的枢纽机构，一旦办公室主任不合格，还能指望办公室普通办事人员坚挺吗？办公室系统瘫痪，各部门之间沟通困难，甚至因为彼此之间信息不对称或者信息沟通不畅而导致彼此之间怀恨在心、伺

4、机报复，窝里斗现象比比皆是。严重者会出现各部门因为本部门利益，而忽视整体利益，最终导致集体利益受损，无形之中，管理成本居高不下。（三）人言可畏，非正式小群体林立。作为一把手了解手下的重要亲信，一旦办公室主任与下面关系搞僵，则由下而上信息反馈渠道将极为狭窄，本人消息闭塞；与之同时，办公室主任为取悦一把手，会将一些小道消息、未经考证的消息反馈至一把手，间接助长了内部流言乱飞，最终导致办公室主任越发被孤立，一把手了解真相后，办公室主任日子也越发难过，处于两面都不讨好的尴尬境地，间接会影响办公室主任的工作情绪和动力。如此恶行循环，

5、吃亏的最大受害者非企业本身莫属。三、办公室主任的具体职责：办公室主任的具体职责其实就是要做好办公室这个团队的管理工作。那么，办公室具体职责又主要有哪些呢？我认为，主要职责应包括：（一）制定各项管理制度，对各项制度有最终的解释权、执行权和监督权；（二）各项对内通知、人事决定，对外公文等的草拟、发布等文字性工作；（三）各种大中小会议的会场准备和布置工作，以及会议期间的茶水点心的及时供应；（四）公司后勤保障，包括食堂菜谱、卫生环境、公车出车管理等；（五）各项重要仪式和活动的准备工作和后期工作；（六）做好年度培训计划并付诸执行；（

6、七）根据各企业、部门岗位设置情况，进行初期的招聘选拔工作；（八）深入研究各工种的特殊性，科学设计绩效考核，并严格执行绩效考核制度；（九）制定各项活动的策划方案并付诸行动；（十）内部期刊的最后校对、审核工作；（十一）送呈需一把手签字的各种文件、发票报销的材料；（十二）重要仪式、活动上一把手需要发言的讲话稿草拟工作；（十三）接待、拦截一些非相关人员的来访工作；（十四）对外法务事宜的协调和沟通；（十五）充当领导的智囊团、参谋长角色；（十六）等等。四、办公室主任的尴尬：办公室主任就像夹心饼干一样，经常作为无辜的受害者，夹在中间，颇

7、为尴尬。具体难处有如下：其一、在大老板与位高权重的地方大员之间难以取得平衡。通常这些位高权重的大员均为一些为公司直接创造利润的业务部门的领导。一旦办公室主任欠缺威信，或为空降兵初来乍到，通常难以在两者之间取得平衡。对这部分群体管理地过于严格，大员们会心生怨气，成天想着在大老板面前给你穿小鞋；疏于管理，大老板看在眼里，会觉得自己的办公室主任欠缺魄力和手腕。难啊！在管与不管之间，资历尚浅的办公室主任难以把握好这个分寸。“小班子、管诸侯”，搞不好，里外受气，充当替罪羊和出气筒。其二、在领导层与员工层之间难以取得平衡。作为职能部门

8、，办公室不直接创造效益，所做的事情基本都没有技术含量，从而直接导致在业务部门骨干眼中，办公室一群人都是些可有可无、可替代性强的角色。一旦办公室主任没有高度的情商和智商，很容易造成管理上不服指挥，顶风逆行的现象。长持以往，骨干说你不懂管理，领导说你不懂管理的艺术。一个字，难！其三、在大老板与大老板血缘关系