信息化对档案管理的影响分析

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1、2014年8月建材与装饰管理与综述信息化对档案管理的影响分析蔡平珍（江津区港行管理处重庆市江津区402260）摘要：目前，随着信息化技术的不断进步，使得各个行业的经营范围以及经营模式发生了巨大转变，对于企业单位的档案管理而言，信息化技术是档案管理的有效手段，能够提高管理效率，也能够突破传统管理模式的缺陷，可以实现资源共享的目的。本文就信息化对档案管理的影响进行深入分析，对于当前档案管理存在的问题进行了总结，并提出改善措施。关键词：信息化；档案管理；分析中图分类号：G271文献标识码：B文章编号：1673-0038（2014）33-0197-02引言用，减少不必要的事务工作，从而

2、有效地提高办公效率。由此可当前，信息化已经成为不可阻挡的历史潮流，信息技术广泛见，档案信息化管理是档案工作发展的必由之路，是档案管理现应用于社会生活的各个领域。档案信息化是今后档案管理工作代化的必然趋势。的发展趋势，只有面对这一趋势，加快档案工作融入信息社会的2信息化技术对档案管理的影响步伐，推动档案信息化建设，才能适应时代和社会发展对档案工现代信息技术是以计算机和通信技术为核心的，实现对信息作创新的客观要求，使档案工作更好地发挥其服务功能。的收集、存储、处理和检索的高技术群。从当前的发展状况来看，1档案管理信息化概述对于档案管理工作的影响是深远的，也是影响其改革和进步的主要外

3、部因素，也就是环境因素。现在，高密度的信息储存技术1.1含义正在不断地进步，其高速度、高质量和高效率的特点，让档案管所谓档案信息化，是指在档案活动的过程中，将网络、计算机理工作有了很大的改善，不仅为人们的生产、收集和传递信息具以及信息技术手段作为主城，将档案资源作为主要针对对象，对有促进作用，且对信息服务机制、结构和服务手段也有一定的作档案信息资源进行有效的管理以及后续的开发工作，并且提供用。长期的稳定服务，从而提高企业档案管理的整体水平，使得档案管理模式和工作方式实现了转变，不再是传统的以保管为主，而2.1推动了档案管理的发展进程是以信息化的主要形式为主的社会化服务，集档案信

4、息数字收信息化革命从根本上推动了档案管理的发展进程，计算机技集、存储和转递为一身。术得到了广泛的应用，从而使其逐渐成为档案管理中最为关键的设备。很多档案馆，从某种程度上来说，是自动化系统建立起1.2特点来的独立的内部网络环境，在经历了多年的发展之后，逐渐呈现1.2.1符合时代发展的要求出信息化、网络化和社会化的新特点。档案馆是存放档案的主要网络化、信息化技术的发展在各个领域应用十分广泛，不仅地点，这也是实现档案信息交流以及资源服务的中心，而信息化使传统档案的数量与日俱增，同时也产生了大量的电子文件，对技术对于档案工作的各个环节来说都有着积极的作用。于电子文件的收集，传统的管理方

5、式显然不符合时代发展的要求，因此，档案信息化成为大势所趋。档案信息化，凭借其不受时2.2对档案管理工作提出了新的要求和挑战间、空间限制的优势，大大提高了档案管理工作的效率，促进了我国现在处于经济快速发展时期，很多新兴行业正在不断地档案管理工作的顺利开展。因此，档案信息化建设不仅是提高档形成，这对档案管理工作提出了更高的要求。作为相关的管理人案信息资源利用率的有效手段，更符合时代发展的要求。员，应该熟练地掌握信息化技术，并切实地将其运用于实践当1.2.2有效地进行档案的收集和管理工作中，这样可以提高档案管理的工作效率以及业务自动化程度。这档案是一个立档单位为适应职能活动需要而直接

6、产生的依样做的目的在于，不仅可以节省人力、物力，而且惠国惠民，可以法归档的具有保存价值的文件与材料。档案是一种历史活动的提高经济效益。可以采用条形码代替原有的档案号，这样既安全原始记录，每年都要产生很多档案资料，这些档案需要档案管理可靠，也方便快捷，也可以很大程度上提高档案信息利用率和借人员手工进行收集、整编、管理等工作，工作量大，效率低，占用阅速度。在人们日常的生活生产中，会产生大量的档案资源，这了大量的人力、物力。档案管理实行信息化后，能够更好地收集些数据信息涉及到方方面面，例如教学、科研、行政和财务等，都和管理这种信息资源，充分发挥档案服务功能。具有重要的利用价值。1.2

7、.3方便再次利用，提高工作效率2.3档案信息资源可实现共享档案信息化使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机在传统的档案管理中，查找资料信息是比较困难的，不能够读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来充分地利用信息资源。但在档案信息资源实现同步分享之后，可极为方便快捷，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员以为档案文件的全面查询奠定基础，从而提高档案利用的效率的浪费。档案信息化管理还能使文件材料及时归档，尽快提供利以及质量。档案管理信息系统可以及时地对所借阅的档案文件·19