浅谈秘书角色的多重转换

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浅谈秘书角色的多重转换摘要新时期秘书作为现代领导身边辅助管理者、综合服务的参谋和助手等，在工作中扮演着多种的角色。为了适应知识资本化和人才竞争优化的时代特征，秘书人员耍根据T作的不同要求，及时地并合理地转换自己的角色，防止角色错位，从而更好的完成工作任务，为领导和组织争取最佳的效益。本论文主要论述现代秘书的角色多重性；加强对秘书幷色的认识、理解和领悟；培养止确的角色意识，在角色活动的实践中努力加强口我修养与锻炼，不断提高口身的素质和能力，并注意发挥秘书良好的个性，更好地扮演角色，成为一名对领导、对社会有贡献的优秀秘书。关键词：秘书角色秘书角色意识角色的多重转换自我意识秘书个性一、秘书角色的多重性(-)社会角色与秘书角色1、社会角色角色，原本是戏剧中的名词，指演员扮演的剧中的人物形象。社会学家们认为人生也像是一个大舞台，于是就把“角色”这个词借用来说明人的社会特征，即“社会角色”。“社会角色”是指人在社会小所处的地位，这种地位赋予人的权利和义务，以及这种地位要求人具有的与z相适应的意识和行为。每个人都有属于自己的社会角色，而且在不同场合，不同时段，人们所扮演的角色也不同。有时一个人也会同时扮演多种角色。①2、秘书角色秘书角色，顾名思义，可以套用“社会角色”的定义，是指秘书在进行秘书工作时所承担的不同的权利和义务，以及它所要求秘书人员具有的与Z相适应的意识和行为。秘书角色虽然不是个新话题，但却是个不易言尽的话题。有人用“4M”的说法來描述秘书角色：likeamother,manager,maidandmodel.他们认为秘书应该集"母亲、管理者、女仆和模特''为一身，像母亲一样照顾好上司，像管理者一样管理好上司的日常时间和 工作，像女仆一样随传随到，衣着举止像模特一样得体。这种说法也有一定的道理，但是对于秘书角色的描述用得最多的词是“参谋”、“助手”、“管家从“秘M'—词的來源,“掌管秘密的人”（传统秘书的含义）来看，秘书是机要秘书，帮助领导的管理各种信息;从秘书的职能看，秘书所扮演的角色既是领导的参谋，又是领导的助手；从秘书所处的位置看，他是联系领导与群众的桥梁和纽带起着上情下达的作用；从秘书从事的具体工作来说，他是领导的服务员，不仅包括工作上的服务，也包括领导私下生活的方方面面的服务。不仅在学术理论上人们对秘书角色的本质属性、工作定位及基本职能等问题见仁见智，不一而论；而且在工作实践屮，各行齐业，不同单位的秘书人员所担负的实际角色客观上也存在着较人的差异，呈现多样性。不可否认，秘书作为一种社会角色，有其共同的本质特征。但也不能忽视，作为具体对象，他们各有各的特点。秘书角色受多种因素的影响，是多种因素共同合力的结果，秘书因其工作涉及面广,接触的人多，秘书角色随情境变化而变化，随时间变化而变化。因此，秘书在实际的工作屮实际上扮演的是一个角色组。也就是说，秘书在不同的场合和条件下将扮演不同的角色，或是在同一时间扮演多种角色。②（-）秘书角色的多样性1、秘书的基本角色秘书角色的主耍行为特征是为领导提供辅助性服务，其内涵的本质为：以领导为服务的主要对象，依存领导，帮助领导管理信息，从而潜在的影响领导的决策。因此，秘书在社会活动中，配角是秘书角色的实质内涵，是具基本角色。它包括：助手（帮助领导处理一些日常事务）、参谋（为领导出谋献策，解决难题等）、耳H（为领导提供各种信息）、枢纽（上情下达）、作家（为领导起稿写作）等角色的扮演，这也是每个秘书人员都必须扮演的角色类型。因此，作为秘书人员应自觉地，心甘情愿地当好助手和配角，乐于当幕斤英雄，一切以领导的利益为出发点，为领导提供服务与帮助。2、秘书的其他角色出于不同组织，不同职位，不同类別的秘书角色又有不同的地位和行为要求，在特 定的场合和条件下，可以潜在地转化。由配角转化成为“半个领导”，成为指挥者。比如秘书科长，办公室主任等，也主管或分管着秘书部门的T作，也有自己的下属，这样的秘书人员又得扮演部门领导的角色。他必须既要遵循整个组织的总目标、总任务，服从上级领导的指挥，乂耍充分地发挥主观能动性，规划自己职责范I韦I内的工作，善于组织，知道自己的下属去完成齐自的任务。③即使是普通秘书，有时也会受领导的委任到外单位调查情况，联系工作，或是到下级单位传达指示，听取汇报等。这时秘书对卜级单位来说，他乂具有领导角色特点代表着领导。(三)秘书的角色特征由于秘书服务的直接对彖是领导者，领导者作为一个对彖是秘书人员这一主题赖以存在的前提。因此，秘书的角色特征是在秘书人员与其领导之间的相互关系中体现的。主要表现为以下三方面：1、从属性秘书人员必须依领导活动的轨迹而运转。领导要求秘卩做什么，秘帖就必须遵循,成为领导期待的角色。如：领导要求秘书写一篇发言稿，此时秘书就成为了写作工作者,即作家角色；领导耍求秘书提供决策建议，此时秘书句扮演参谋角色。2、辅助性秘书辅佐、协助领导的工作。秘书人员不仅要做好事务性的工作，还要发挥助手、参谋作用。秘书工作本身并不直接作岀决策，在领导作出决策时，秘书只能提建议，因此秘书T：作的全部活动的内容只能对领导T作起辅助作用，而不是越位替代领导作岀决策。3、服务性体现秘书工作的主耍内容。包括：收发文件，抄写文案、跑腿打杂、出主意、反馈信息、综合协调、收集资料等等。秘书工作的价值体现在一系列为领导服务的过程中。二、秘书的角色意识(-)秘书角色意识的含义秘书的角色意识，是指秘书人员对所担任角色的社会地位及由地位规定的职责的知 觉、理解和体验等。是否形成鲜明强烈的角色意识，是秘书人员能否干好工作并发挥主观能动性的基础；不能形成正确的角色意识，就很难成为优秀的秘书工作者。④秘书的角色意识，可以理解为秘书人员在其工作实践中，一贯地以秘书应有的标准来衡量自己的心理和行为，自觉的认识和评价自己的行为活动，正确的调节和定位所谓的秘书应有的标准，做到不偏离秘书的职业基本要求，从而把秘书工作做得更好。它也是社会及领导对秘书人员的角色期待。秘书的角色意识主要有以下几种类型：1＞服务意识任何一项工作都应该是以民族的利益为出发点，总的行为指向都是为人民服务，为社会服务，秘书工作也一样，所不同的是，秘书所承担的每一项具体工作都是以服务为性质的，主要是为领导服务。秘书人员必须把服务作为自己的基本职能，树立自觉服务的角色意识。2、服从意识秘书角色的服从意识表现在对于领导的决策，秘帖只有执行的义务，而没有抵制的权利。而对于秘书在执行领导决策中的创造性，也只能是艺术上和形式上的创造和丰富,不能是内容上的偏离和改造。一些建议和想法必须在保证领导决策贯彻执行的前提下，采取适宜的方式提;II。服从是秘书一个最基本最起码的角色意识。3、公关意识秘书作为一个单位的中心枢纽，它必须要处理好上下级关系，沟通联络平衡左右关系。这就要求秘书不仅要有很强的公关能力，而且还要树立较强的公关意识。这样，才能在时间工作屮作到游刃有余。4、保密意识秘书在平时工作屮难免会接触到一些机要文件，那些文件或许关系到组织的核心机密。机密文件一旦泄露，就会给组织和领导甚至社会的利益带来一定的损失。所以秘书人员要有强烈的保密意识。这不仅是义务，也是秘书职业道德规范所强调的内容。5、参谋意识 秘书要在坚定执行领导决策、决定的前提下，为领导出主意，想办法。包括提供可靠有价值的信息资料，正确可行的方案，为领导的工作作好超前服务等。这就需要秘书有一定的参谋意识，平常不仅要有意识地积累经验，还要不断地充电、学习，为领导提供参谋服务做准备。(-)努力成为“最佳配角”例：20世纪80年代，美国电视台直播的“挑战者”号航天飞机的起飞曾吸引了众多的美国观众，其屮包括数以万计的的屮学生。因为这是航天飞机首次载着女宇航员飞入太空，而且这位女宇航员是位中学教师，她将在太空为学生们做一系列物理实验。然而航天飞机起飞仅数分钟便起火坠毁了，全国顿时陷入一片悲哀Z中。当“挑战者”号航天飞机坠毁的消息传入白宫的时候，当时的美国总统里根正在国会发表国情咨文。白宫办公厅的领导并未授权总统的撰稿人起草里根的讲话，但是那位女撰稿人却主动地坐到了电脑前，尽管已是泪流满面，但她仍然一边收听电台的消息一边拨动键盘。很快地，里根中断了国会的讲话，到电视台接受记者对“挑战者”号的采访。一•路上里根总统双眉紧锁，正在苦苦地思考着如何发表这次演讲，因为这个消息太突然，他和美国人民一样感到意外和震惊。这时女撰稿人适时地将讲演稿送了上来。大家都知道，里根总统是演员出身，面对着电视镜头定了定神，当即声情并茂地念了起来……美国人民被感动了，雪片一样的信和不断的电话打到白宫。后经美国有关部门的民意调查显示，里根总统的支持率在这次至大事件斤不降反升。总统的女撰稿人功不可没。⑤面对突如其来的灾难。在没有任何领导指示的情况下，该秘书转被动为主动，为领导挽回了局面并赢得了声誉。这就是领导需要的“最佳的配角”。秘书人员应该要具有配角意识，甘当配角，但这并不代表秘书人员可以堂而皇之的事事被动，一个称职的秘书应该要力争成为“最佳配角”，也就是在充当配角时，也应有较强的主角意识。秘书在一定条件下的主角意识发挥得越充分，就越可能成为“最佳配角”。秘书工作应随着我国改革的深入，社会经济日益融入全球化的趋势而转为：在支持领导决策方面，由提供信息转变为既提供信息乂拟制方案；在辅助领导管理方面，由重在组织指挥、实施、督查转变为重在服务、协调控制；在处理信息方面，由单向发布，传达信息转变为双向沟通信息；在计划工作方面，由重在层层传达计划转变为重在独立企划。⑥ 因此秘书要善丁把握每个时期的中心T作，耍把握上司的思维方式，准确地理解上司的意图，要努力提高口己参谋意见的“命中率”，恰到好处地发挥口己的配角作用,努力成为最佳配角。(三)秘书角色意识的培养1、不断地加强秘书职业道德修养，建立正确的秘书角色意识作为秘书不能贬低和低估秘书的工作，也不能夸大和轻视秘书的工作，要学会用秘书角色意识的理论，并通过思辨，按照秘书职业的要求改变自己，塑造完美的性格，练就娴熟的能力，逐步形成正确的秘书角色意识。2、在工作中不断的自我学习和提高强化白己的秘书角色意识，通过亲身的工作体验，才能逐渐了解和获得秘书工作必备的理念、心理素质、行为规范以及技能和技巧。秘书应经常对自己的工作进行分析和研究，总结经验和教训，提高自C的素质、修养和能力，保持积极进取、戒骄戒躁的乐观情绪，调整好自己的心态，以此来强化自己的秘书角色。3、获得领导、同事的反馈，稳固自己的秘书角色意识在工作实践屮争取获得领导、同事的反馈，可以使秘书了解自己的工作能力及不足Z处。当被肯定时就会使秘书产生积极的情绪体验，从而更加热爱秘书工作，当被否定时秘书人员应该吸取教训，做得更好。则样便从外在的影响因素稳固了秘书的角色意识。⑦三、秘书角色的多重转换每个人在人生的舞台上都要扮演一定的角色，乂往往在不同的场合、背景，不同的角色群屮扮演不同的角色，这就是角色转换。通常一个人会经常变换自己的角色，比如说下班冋家，就要从职业角色变换为家庭成员角色。从事职业的变化，职务的升迁，家庭成员的增减等.都会产生新旧角色的转换。新旧角色转换的过程屮必然伴随着新旧角色的冲突。角色冲突是普遍存在的。不过，可以通过角色协凋使得角色冲突尽可能地降至最低限度。协调新旧幷色冲突的有效方法是角色学习，即通过观念培养和技能认知等的训练，提高自身的素养，使角色得以成功转换。秘书人员工作的全面性，活动的宽广性及其角色的多变性，所以秘书人员必须具备与秘书本职工作的性质、任务相应的更高、更严的要求。秘书人员要在秘书工作屮成功地实现角色的多重转换，首先就必须要求秘书人员具备一定的基本素养。 (-)现代秘书人员必须具备智力因素方面的良好素养1＞能力素养能力是指完成一定活动的木领，秘书能力素养就是秘书进行秘书工作达到领导日标的心理特征、活动方式与智能的综合反映。我认为，现代秘书人员的能力应包括：(1)、基本能力基本能力，即秘书人员的智力，包括敏锐的观察能力、良好的记忆能力、丰富的想象能力和科学的思维能力。这是秘书人员赖以吸收外界知识的能力，也是其它能力的基础。现代社会每天都有许多新情况新事物发生，作为秘书要协助领导开展工作，就必须培养较强的观察能力。“观察力是人们智力活动的门户。”一个出色的秘书应具有反应灵皱、眼亮心明、见微知著、入木三分的观察能力。(3)、专业能力专业能力，是秘书工作人员开展工作的技术因素。秘书是领导的“助手”，必须具有组织和协调能力，维持好纽•织这个大家庭，让领导有个安心的工作环境。“水无常形,物无恒势，时易事移，社会总是处在不断的发展变化Z中”，这就要求秘书要用发展的眼光认识形势。专业能力，指秘书从事秘书工作所应该具备的能力，是秘书能力结构屮的主体部分，是完成秘书T作的重要条件，也是区别与其他职业人员的重要方面。(4)、特殊能力特殊能力，是指秘书从事一些专门秘书工作所需要的能力，它带有个性特色，是造成秘书能力结构个性差异的垂要方面。其技术性较强，需要通过专门的教育或训练才能具备。它必需应有较高的外语水平和现代办公技巧。我国已加入WTO,与国际接轨，与外国人交往H益增多，这对秘书人员的外语水平提出了更高的要求。随着办公现代化和通讯网络化的迅猛发展，今天的一切领域几乎都可以用电脑，秘书的信息收集、存贮、加工和传输，统计调查、写作打字等工作无不与此有关。所以现代秘书必须具有熟练的屯脑操作能力，掌握高水平的外语，与时俱进。 (-)现代秘书人员也必须同时具备非智力因素方面的素养第一、秘书要有高尚的情怀。秘书应有不为名不为利的无私奉献精神，保持“淡泊明志，宠辱不惊”的心理常态,做到“穷不移志，危不改节”，襟怀坦荡，淡然对得意，坦然对失意。第二、秘书要有广泛的兴趣。秘书常常集办事员、参谋者、协调人、信息员、撰稿人、交际于一身，这就要求秘书的兴趣指向面要宽、范围要广，培养兴趣的多向性。广泛的兴趣，便于获取丰富的知识，扩大信息来源，充实自己的精神生活。第三、秘书要有豁达开朗的气质、大方自然的风度。秘书的风度如何，直接关系到其在领导与别人心中的形彖。现代秘书应具有翩翩大方的风度，谦恭和蔼，坦然潇洒，谆朴热情，使自己在领导与群众心目中树立一种良好的形象。第四、秘书要有坚强的意志。秘书要做好本职工作，离不开意志的参与。意志坚强，才能顽强工作，忍辱负重，坚持不懈，排除干扰，克服困难;意志薄弱，必然前怕狼后怕虎。良好的意志是秘书工作取得成效的保证，是自我修养不断提高的动力。它还应具备自觉性、果断性、坚持性、和自制性四个特征。秘卩人员只有具备以上的几种基本的素养才能适时适机的合理地转换口己的角色，并在角色转换过程中做到游刃有余，巧妙成功。⑧四、在共性角色中成就个性角色(-)融自我于角色，角色中见自我每个人都希望能在工作中实现口我价值，找到口我角色。任何口我实现都不可能在角色之外达到，所以想要实现自我价值，找到自我角色最重要的是个体必须全力塑造一个丰满的角色形象。就像一个教师，他的口我实现是体现在学生的成绩上，教书教的越好，说明他的工作成果越人，那么成就感就越高。教师在讲台上声悄并茂地为学生授课 解惑，培养学生茁壮成长，这就是他在教师行业上充当一个教师角色的一种自我实现。在秘书岗位上扮演秘帖角色也是一样，把追求、跨越更高阶段的口我意识不断调整转移到敎造完美丰满的秘书形象上来。使强烈的门我实现的丰富性动机完全融汇在秘书角色意识Z中。在角色意识中溶化了强烈的自我意识，那么从属性的被动T作就会出现创造性、主动性态势。在规范的角色位置上塑造出的将是一个鲜明而灵动的角色形象，而当成功地塑造了秘书角色的时候，也就是个人自我得到实现的时候，也就是在角色形象屮展现了崭新的独特的自我。（二）隐个性于共性，在共性中显个性个性，是指一个人在他内在生理素质的基础上，在一定的社会条件下，通过社会生活的实践锻炼与陶冶，逐步形成的观念、态度、气质与习惯等，它是一个人比较稳定的生理、心理素质和社会行为特征的总和。是一个人在人与人相互接触屮表现出来的性格倾向。共性，是人在社会生活中能够配合他人的行为，适应群体生活的共同要求，符合群体行为规范的性格倾向。心理学家认为，只要不是病态，任何个性都是可爱的。这是从宏观角度对社会构成与发展而言。而从微观角度，对适应某种社会规范而言，个性是要服从于共性的。作为秘书，不仅要个性服从于共性，而月•还要使自己的个性巧妙地溶合于共性。要注意的是，这里的“个性”不是指“与众不同”。一方面，秘书作为社会群体中的一员，他具有人的特点。世界上没有两片完全相同的叶子，就像世界上没有两个完全一样的人。每个人都有他的个性特点。很多人认为秘书没有自己的角色，他是从属于领导和组织，从而忽视了秘书作为个体具有的个性特点。如：有的秘书性格开朗，有的较为内向；有的秘书大胆主动，有的胆小被动；有的秘书做事粗心马虎，有的做事细心周到等等。秘书在口己的个性特点中要尽量“扬长避短”，即努力呈现自己优秀的个性特点，隐藏或拣弃自己不好的个性特点。要想成为i名优秀的秘书人员，要想真正的适应组织，服务领导，秘书就必须把不好的个性特点巧妙地溶合于共性，服从于共性。另一方面，人们生活中看不到有什么个性的人，往往是最有个性的人。对秘书來说,自负清高，冃屮无人是狭隘危险的个性；点头哈腰，奴颜卑膝是令人恶心、没有出息的个性；而有礼有节、不亢不卑、口信口谦、能屈能伸，才是一个正派秘书所应该具有的个性。一个有作为的秘书，有志献身于与自己的服务对象共同为之奋斗的事业，他在工 作中为了事业和工作的需要，为了适应所在群体的共性和服务对象的个性而压抑个性、牺牲口我，任劳任怨、埋头苦干，不计名利，委屈求全，这种没有“个性”的个性，不正是一种高尚可贵的个性吗？当然，在这里我们所希望看到秘书的“个性”，不仅仅指这种高尚可贵的正派秘书“个性”，还包括那些具备创造力，创新意识的秘书“个性”。不论是默默无闻还是惊天动地，人总是要表现自我，总是在建造一种自我。一个人在T作屮如果找不到自我的存在，无法发挥自己的个性，他将无法感受到工作的意义和乐趣。同样的，秘书人员在角色的多重转换中没有渗透着自己的个性角色，不仅会失去创造性，而且容易导致心理品质的不健全，出现许多不利于组织发展的“秘书问题”，从而影响单位和领导的工作进度，甚至危害到组织和社会的整体利益。就如，魏征，唐代著名的政治家，他从处理日常公函的书记做起，知道成为唐代宰相，位高权重，以直言谏君而名垂千古。人们往往羡慕那些风光无限的领导，却常常忽视领导身边的秘书，甚至很少有人把这种“伺候人”的差事，作为自己的首选，认为没有什么人的作为。而魏征从秘书到宰相的历程告诉我们。“小”秘书也可以成就“大”事业。诀窍是在本职的工作屮发挥自己的才智，获得领导的赏识和认可，使有成功的机会。魏征所具备的“个性”即是直言谏君且才能出众,他能很好的在秘书工作的共性中显现自己的个性，从而让自己出类拔萃，发挥举足轻重的作用。因此，在秘书角色的多重转换过程屮，一定要重视秘书自我角色的存在，特别是在秘书工作中，要努力发挥秘书个人的聪明才智和创新能力以及具有个人魅力的品质。高尚可贵的正派“个性”加上能力与魅力“个性”，这样才是21世纪所需要的新型秘书。在秘书的共性角色中成就秘书人员的个性角色，从而实现秘书的自我价值。为领导、组织和社会谋利益。 参考文献：%1郭建庆主编.秘书导论.北京：高等教育出版社.2007,80%1陆瑜芳编著.秘书学概论.上海：复旦大学出版社.2004,81%1陆瑜芳编著.秘书学概论.82④赵中利等编著.现代秘书心理学.青岛：青岛出版社，2001,33%1孙荣等编著.秘书工作案例.上海：复旦大学出版社，2005,156%1郭建庆主编.秘书导论.北京：高等教育出版社.2007,79%1张岫莹.当代秘书学.郑州：河南人民出版社，1993,128-130%1高贵荣主编.浅议如何加强秘书人员的职业素养建设.北京：师范大学出版社.2002年