《秘书学(2)》期末复习指导

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1、七、《秘书学（2）》期末复习指导秘帖学作为学年课，本学期的教学内容及考试范围是第十章至二十章。这一部分内容涉及会议组织、商务谈判、信访工作、接待工作、事务处理、领导者事务活动安排、党政秘书工作、企业秘书工作、涉外秘书工作、私人秘书工作和现代秘书职业。我们应对教材屮的基本概念、基本理论系统地把握，并能够运用这些知识理论分析和解决秘书实践中的-些问题。第十章会议组织—、本章内容会议组织概述；会议组织的程序和会议工作的要求。二、基本概念解释1•会议，指冇组织、冇领导的召集人们商议事情的行为过程。2.会议预案，是会议的筹备方案。3.会间调度

2、，指会议进行时间对会议程序、内容及会场服务等所作的调整和安排。三、基本问题提示1.会议成立的基本条件：有组织；有领导；商议事情；集会。2.会议构成的要素：会议名称、会议时间、会议人员、会议组织、会议主题等。3.从最本质的意义上讲，会议是社会民主的表现方式，是领导活动的有效手段。会议组织的作用是：（1）会议是社会民主的表现方式。作为一项聚众议事的活动，会议木身就冇着民主的内涵。每个与会者都代表着一定数最的社会公众。会议本身又赋予与会者充分发表白己观点、见解的权力，因此会议成为社会民主的有力表现形式。（2）会议是领导活动的有效手段。各级

3、领导机关制定政策、布置工作、调查情况、统筹协调、宣传动员等活动的开展，都离不开会议。从控制论的观点看，领导活动是由收集信息、制定决策、监督控制、反馈调节等构成的一个环闭系统，在这个系统小的每一个环节，都可借助会议的独特作用。4.良好的会议组织工作，可以实现以下具体的功能：（1）决策功能。会议是广开言路、集思广益的重要渠道，通过会议进行决策，是实现决策科学化、民主化的有效手段。（2）执行功能。通过会议，可以传达上级的政策和指令，可以都署木组织的中心工作和璽大行动，可以责成所属单位统一行动步调，可以解决工作进行中的某些问题。因此，会议能

4、起到行政手段的作用。（3）沟通功能。任何会议都是某种信息的输入、传递、输岀的过程。通过会议可以上传卜达，联络左右，互通情况，交流经验，发挥信息沟通的作用。较之其他沟通形式，会议沟通具冇直接、快速和形象的优势。（4）协调功能。对于工作中的矛盾和冲突，运用座谈、对话、协商等会议形式往往会收到事半功倍的良好协调效果。（5）监督功能。决策的实施离不开检查、督促，而监督功能的实现往往离不开会议，如各种汇报会、总结会、评比会等，都是实施监督的有效形式。5.会议预案包括的内容有：会议名称、会议主题、出席人员、会议工作班子及其职责分工、选择少布置会

5、场、会议的其他活动。2.大中型会议的工作机构通常冇：-般说来，人中型会议在会议秘书长统筹下的会议工作机构通常有：（1）秘书组（处）。负责会议文字工作以及领导者会议期间交办的事项。（2）资料组。负责各种会议文件的印刷、保管、发放、回收以及会议文件的汇集、归档等。（3）组织纟fh负责与会人员编组、签到以及代表选举、代表资格审杳等事宜。（4）宣传组。负责会议的宣传报道以及文化娱乐、摄影、录影等工作。（5）后勤组。负责会议票证准备，会场布置，会间食宿、用车、生活用品供应、返程票购买等后勤保障工作。（6）保卫纽。负责重要会议的安全保卫工作。3

6、.人屮型会议，需要提前准备的会议文件有：（1）开幕词；（2）闭幕词；（3）工作报告；（4）交流材料；（5）领导讲话；（6）会议须知或会议手册&发送会议通知的一般要求是：会议召开之前都要发出通知，有的会议要发请柬或邀请书。无论是口头通知还是书血通知,都要做到及时、准确、明晰、简要，防止重发、错发或漏发。会议通知的标题由召开会议的单位、会名、文种构成；正文要写明为何开会、会名、会期、报到时间与地点，开会时间与地点、参加人员范围、入场凭证、接站及行车路线、需携带材料和其他要求等耍素。9.会中工作的主要内容有：（1）签到；（2）接待；（3）

7、会议记录;（4）编写会议简报；（5）会间调度；（6）纽织选举工作；（7）安排会间牛活。10.—次会议选举的一般程序为:（1）宣布参加选举的人数利选举内容；（2）通过会议选举办法；（3）通过监栗人、总监票人的名单；（4）核实出席会议参加选举的人数；（5）检查票箱；（6）分发选票；（7）填写选票；（8）宣布投票顺序和进行投票；（9）宣布开箱清点选票，报告收冋选票数;（10）宣布选举是否冇效；（11）进行计票（出席会议人员可休息）;（12）宣布选举结果。9.会后工作包括的内容：在会议的结束阶段，秘书人员要做的工作有：（1）清理会议文件——

8、対会议文件及时回收、整理或立卷归档，确保文件的安全和保密；（2）离会与送别——秘帖耍做好购、送车船票，送与会者及时踏上归程的工作，对于个别需要暂留的，则要帮助安排好食宿等事宜。（3）撰写会议纪要——会议纪要是通过对会议记录进行整理、组