档案信息化外包过程中档案工作人员的地位.pdf

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1、总第643期热点关注档案信息化外包过程中档案工作人员的地位郁秋香（苏州大学独墅湖校区，江苏省215123）摘要：档案信息化是一项艰巨而又复杂的系统工程，档案信息化建设的复杂性和档案管理部门自身技术与人才的局限性，决定了大多数档案部门在信息化建设时进行全部或部分的技术外包。固然，档案信息化外包拥有很多优势，但是很容易会使档案部门面临其中心地位丧失的危险。本文立足于信息化外包的各个阶段，逐一指出档案工作人员的职责，明确了档案工作人员在各个过程中的角色。关键词：档案信息化；外包；档案工作人员；中心地位中图分类号：G270.7文献标识码：A文章编号：1006-3315（

2、2011）1-169-002一、档案信息化外包的内涵的计算机档案管理系统是当前的主流趋势；对于第二个标准，外包（Outsourcing)是源于20世纪80年代的美国工业企业要求作为人类共同记忆和财富的档案信息必须是实现了跨行的一种创新经营管理方法。它是将一些原本由组织内部人员负业、跨地区资源共享的系统，而不是闭门造车、自我满足的系责的非核心业务以外加工的方式包给专业的、高效的服务提供统。这两个标准，都要求应用系统设计者、开发者必须具有前瞻商，以充分利用组织外部最优秀的专业化资源，从而降低成本、的技术眼光、前沿的技术力量、阔大的视野和严谨的态度。而现提高效率、增强

3、自身竞争力的一种管理策略。知识经济时代的实中某些档案机构的自行开发花费巨大不说，还远远达不到以企业分工协作已经扩展到企业、行业之间，传统的纵向一体化上标准。和内部自给自足的组织模式可以说不灵了。一个组织或机构将（二）档案信息化外包的优势其部分业务或机能委托给外部组织的业务外包正成为一种重1.节省投资，降低成本。目前，我国档案信息化正在如火如要的组织方式和竞争手段。荼地开展，然而极高的投入让经费紧张的档案管理部门望而却信息技术外包（ITOutsourcing)是业务外包的重要内容，占步，随着档案信息化工程的进一步发展，资金有限的问题将有据业务外包较大比重。对于大多

4、数档案管理部门而言，由于档可能成为束缚信息化前进的关键因素之一。倘若我们根据实际案信息化的过程涉及大量的技术问题和很多管理问题，单纯依情况采用技术外包策略，对有限的资金进行合理重组，将有可靠他们自身的力量很难进行信息化建设，因此大多数档案部门能起到事半功倍的效果。在进行信息化建设时都或多或少地依靠了外部的技术力量，进2.充分利用档案部门外的技术资源和人力资源，缩短信息行了全部或部分的技术外包。档案信息化外包就是档案管理部化周期。依靠外包商，采用外包策略，可以大大缩短信息系统开门将其信息化过程中非核心、非保密的业务领域交由外部力量发的周期。这是由于外包商一般都是信

5、息系统技术和服务领域负责，以充分利用外部的人力资源、物质资源和其他可用资源，内的专家，他们不但拥有一流的技术装备和高素质的研究开发提高效率，降低成本。人员，而且还拥有完善的管理体制，从而在分析、设计、开发、实二、档案信息化外包的原因和优势分析施、维护等各个阶段都能为客户提供专业化的高质量的服务，（一）档案信息化外包的原因他们提供的产品技术含量高、设计规范、稳定性和产品化程度1.档案部门信息化人才匮乏。由于档案馆普遍存在引进专高。业人才困难、留住专业人才更难的状况，致使专业人才紧缺。而3.档案部门可以集中于核心业务活动，增强核心竞争力。由目前教育体制的缺陷导致知识

6、结构的单一，档案从业者的信息于业务外包，馆内资源被重新分配，从事核心业务活动的力量化素养明显偏低，既熟悉档案管理业务，又精通信息技术应用得到加强，档案馆核心竞争力得到了增强。的“双料人才”几乎是凤毛麟角。仅仅依靠现有档案工作人员的三、档案信息化外包风险的突出表现：中心地位的丧失水平，不能及时发现、分析、处理信息化建设过程中出现的问虽然，对于档案部门实施信息化，技术业务外包是一个不题，更别说进行整体的信息化建设了。错的战略选择，从以上的分析可见一斑，但在实施外包时，档案2.经费不足。经费问题是档案部门进行信息化时首先要考机构的决策者必须认识到：档案部门和外包商是两

7、个利益相对虑的问题。信息化是一项庞大的工程，如果全部由档案部门自的实体。前者总想花更少的钱办更多的事，后者总想使自己的身研发与设计，其经费预算的压力可想而知，但是如果恰当地利益最大化。当档案部门选定一家外包商后就会被锁定，此后运用好外包技术就可以使档案信息化建设少走弯路，缩短周不但可能在价格上变得日益被动，还要承受对方自身不确定性期，节约成本。外包厂商往往具有一定的经济规模，以及专业性带来的种种风险。可是，试图选择两家及两家以上的提供商，又强和高度效率化的特点，通过他们提供服务，通常可享有较大面临着系统不兼容带来的极高的转移成本。总而言之，档案管的优惠，并可节省

8、庞大的人事费用。理部门只