高效会议管理技巧ppt课件.ppt

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1、高效会议管理技巧1一、会议的主要目的：就是解决问题由于开会技巧不佳或过于频繁，不但无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策，常常是员工的梦魇；员工花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。如何能在会议中高效率且有效果地解决问题，是“高效会议管理技巧”的中心议题。二、面临的问题：序第一部分会议面面观第二部分会议效率不高的原因及解决方案第三部分开会前的准备工作第四部分会议过程控制第五部分会议中的沟通与反馈技巧第六部分主持人的会议管理技巧第七部分如何对待会议中的意外情况第八部分主持人与参会者的守则与责任第九部分会议记录及会后跟进目录目录2

2、会议的目的3会议的种类4会议的频率1会议的意义5会议成本的计算第一部分会议面面观1)会议是一个集思广益的渠道图1-1集思广益图会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。1会议的意义2)会议显示一个组织或一个部门的存在图1-2组织或部门与会议会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下

3、都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过Ｅ-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。。3)会议是一种群体沟通的方式2会议的目的1)开展有效的沟通会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。2)传达资讯通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯。3)监督员工、协调矛盾许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况，了解员工的工作进度

4、；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。5)资源共享利用开会汇集资源，以期相互帮助，共同进步。6)开发创意开发创意的会议目的突出反映在广告公司、媒体公司中。通过举行会议，形成新的构思，并且论证新构思，使其具有可行性。4)达成协议与解决问题达成协议与解决问题一般要经历以下6个步骤，通过这6个步骤，最终实现协议的产生和问题的解决。图1-3达成协议与解决问题的6个步骤7)激励士气年初或年底的会议通常具有这一目的性。这种会议是为了使公司上下团结一心，朝着一个方向共同努力。8)巩固主管地位经理或主管为了体现自身的存在价值，更为了巩固自己的地位，

5、经常会召开一些上下协调会议，以此来强化自己的地位。章节名称-会议的目的3会议的种类会议可以按照人数、开会方式和开会目的进行分类，每一种分类都从一个方面反映了会议的作用，每一种分类都与人们的实际需要、社会的不断发展密切相关。按人数分类按开会方式分类按开会目的分类●团体会议●一对一会议●面对面会议●电话会议●视频会议●宣布人事安排、讲解政策的会议●当众表扬或批评别人的会议●临时处理突发事件的会议●固定的团队会议●集思广益的会议表1-1会议的种类4会议的频率1)固定的部门会议每种会议都有其合理的发生频率，只有掌握了合理的会议发生频率，才能更高效地利用各种会议解决问题、达到目的。2)全体

6、会议——至少每年1次3).处理突发事件的会议4)一对一会议5会议成本的计算会议成本分为时间成本、直接会议成本和效率损失成本3种。1)会议的时间成本2)直接的会议成本3)效率损失成本会议人员必须离开自己的工作岗位，这有可能造成公司整体管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的损失，就是效率损失成本。效率损失成本包括以下3种情况.【本讲总结】从某种角度而言，世界是一个时时处处充满会议的世界。高效的会议能帮助我们迅速解决实践中遇到的问题，然而低效率的会议却往往占据上风，造成时间成本、直接成本及效率成本的损失。因此，每个人应从基础做起，深刻理解会议的意义、目的、分类、合理的发生频率以及如何

7、计算会议的成本，只有先掌握了这些基础知识，才可能使每一次会议都“行之有效”。第二部分会议效率不高的原因及解决方案4会议规范1会议效率不高的原因2预防性管理3高效会议的八大特征项次原因具体表现（1）会议时间会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。（2）会议地点会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。（3）开会对象的选择必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。（4）主持人的技能会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议