高效会议管理技巧.ppt

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1、主讲：潘国宏高效会议管理技巧通过学习本课程，你将能够：1、了解会议的目的、种类和体系2、了解会议效率低的原因及对策3、掌握有效为会议做准备的要领4、掌握会议中的沟通和反馈技巧5、掌握会议主持人的会议管理技巧6、学会提高会议效率和质量的技巧第一讲、当今会议面面观一、会议的意义二、会议的目的三、会议的种类四、会议的频率五、会议成本的计算一、会议的意义1、是一个集思广益的渠道2、显示组织或部门的存在3、是重要的群体沟通方式第一讲二、会议的目的1、开展有效的沟通2、资讯传达3、监督员工的工作进展4、达成协议、解决问题5、决策和资源共享6、开发创意7、激励员工的

2、士气8、巩固经理人地位第一讲三、会议的种类（一）按会议人数分：1、一对一会议2、团体会议第一讲（二）按会议方式分：1、面对面会议2、电话会议3、视频会议三、会议的种类第一讲（三）按会议目的分：1、固定的部门会议2、临时处理突发事件的会议3、宣布人事安排和政策的会议4、当众表扬或批评别人的会议5、集思广益的会议三、会议的种类第一讲1、固定部门会议至少每月一次2、全体的会议建议每半年一次3、处理突发事件会议避免频繁4、一对一的会议要以随时举行四、会议的频率第一讲五、会议的成本1、会议的时间成本：=参加会议的人数*（与会者的准备时间+与会者的旅行时间+会议时

3、间）+会议秘书工作时间+会议服务人员工作时间公司表彰大会的时间成本约为：600*（0.25+0.25+2）+20+20=3=1540小时2、直接的会议成本3、效率损失的费用会议的费用成本=会议时间成本*单位时间费用公司劳动竞赛表彰会会议成本=1540*8=12320中高层研讨培训会的会议成本=220*20=4400第一讲第二讲、会议效率不高的原因及解决方案一、会议效率不高的原因二、如何进行预防性管理三、高效会议的八大特征四、会议规范一、会议效率不高的原因1、时间安排得不合适2、地点安排得不妥当3、开会对象选择不对4、主持人影响力不够5、参会者的技能不

4、够6、准备工作不够充分7、目的和结果不明确第二讲二、如何进行预防性管理1、会议时间安排要合适2、会议地点安排要得当3、开会的对象要选择对4、主持人要有影响力5、参会者要有听的技能6、要充分做好准备工作7、明确开会原因和目的第二讲三、高效会议的八大特征1、只有必要时才召集2、经过好好筹备过3、拟定和分发了议程表4、严格遵守了时间5、一切都是按部就班6、请了最有经验的人出席7、结束时做了评论和总结8、记录了决定、建议和负责人第二讲四、会议规范1、时间安排方面的规范2、固定的会议流程规范3、会议本身要遵守的规则（一）种类第二讲1、参会者要将工作安排交给会议主

5、席2、超过1小时的会议要有书面的通知3、所有参会者都要准备发言的心态4、会议要准时开始、准时结束5、负责人对决议能否达成负直接责任四、会议规范（二）遵守的规则第二讲6、在会上要维护别人的尊严7、要有人提出不同的意见8、会后要能拿到书面的记录9、参会者要履行反馈职责10、要请第三方监控会议质量四、会议规范（二）遵守的规则第二讲第三讲开会前的准备工作一、如何判断是否需要开会二、会议准备的作用和方法三、会议准备的内容四、主持人如何做会前准备不需要开会的情况1、已经按惯例开过的会议2、没有要讨论的特别事情3、还有比开会更好的方法4、预算出的会议成本太大5、决策

6、者已经决定的事情一、如何判断是否需要开会第三讲一定要开会的情况1、把信息同时传递给很多人2、需要别人参与以集思广益3、需要听取各部门工作汇报4、需要当众表扬或批评时5、给小组或部门分配任务时一、如何判断是否需要开会第三讲会议准备的作用1、可选择最适当讨论方式2、使参会者有讨论的方向3、事先告知参会者做好准备4、节省会议时间与减少冲突二、会议准备的作用与方法第三讲会议准备的1H5WH——How怎么样开会W——Why为什么开会W——What开什么样的会W——When何时开会W——Who谁来参加会W——Where在哪儿开会二、会议准备的作用与方法第三讲会前准

7、备的内容1、设定沟通目标2、制定行动计划3、如何应对争执4、进行SWOT分析四、主持人如何做会前准备第三讲SWOT分析S——Strength优势W——Weakness劣势O——Opportunity机会T——Threat威胁四、主持人如何做会前准备第三讲第四讲成功会议的五种策略一、如何做开场白二、如何分配发言时间三、如何掌握议事进度四、如何达成会议决策第四讲一、如何做开场白开场白是会议开始之前3至5分钟的谈话，系统而简洁，并有明确宗旨的一段讲话。开场白的程序1、概括会议进行的程序2、提供跟讨论有关的资讯3、规范会议的议程4、指定会议记录者5、征求对议程

8、设计的意见第四讲一、如何做开场白掌握议事进度的方式1、语言方式2、非语言方式第四讲三、如何掌握