《高效会议技巧》PPT课件

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1、高效会议技巧Jeff！01:03:241！7/24/20212学习目标您是否因为效率低下而错失良机？您是否每天应酬于无数的会议之中，常常分身乏数？本课将使各级管理人员迅速提升会议效率，进而将高效会议转化为生产力提供极大的帮助。！7/24/20213主要内容会议的概述高效会议成功法则高效会议技巧会议记录与会后跟进！7/24/20214会议的意义帮助群体沟通关键词：我存在，故我开会！7/24/20215会议的种类按人数分类按开会方式分类按开会目的分类团体会议一对一会议面对面会议电话会议视频会议宣布人

2、事安排、讲解政策的会议当众表扬和批评的会议临时处理突发事件的会议固定的会议集思广益的会议关键词：万会朝宗—解决问题！7/24/20216会议的成本计算时间成本＝参加会议的人数×（与会者的准备时间＋与会者的旅行时间＋会议秘书工作＋会议服务人员工作时间）金钱成本＝开会的时间成本×与会人员平均每小时的工资直接成本＝会议设施租用费＋会议场地费＋旅费、食宿费＋文件准备费不定损失成本会议必须成功以回收成本！7/24/20217高效会议成功法则（1）必要时才开会！7/24/20218无需开会的五个如果高效会议

3、在开始之前就开始了如果已经按惯例每周聚会会议成本太大还有比开会更好的办法没什么特别的事情要讨论你是唯一做决策并且知道该怎么做的人（开会让他人参与只能把问题弄乱）！7/24/20219必需开会的五个如果高效会议在开始之前就开始了如果必须把信息同时传递给很多人要别人参与决策以集思广益给小组委派任务听取部门汇报工作有些事情需要当众表扬或批评！7/24/202110高效会议成功法则（2）会前做好准备，否则你将为会议失败做准备！7/24/202111会议准备工作核对清单高效会议在开始之前就开始了1.了解会

4、议的目的2.是否一定要开会3.确定会议的形式4.安排会议的议程5.决定会议的时间6.确定会议的主持人7.决定会议的地点8.研究会场如何布置9.确定出席人数10.安排出席者座位11.是否准备会议名签12.是否安排交通工具13.是否安排与会者住宿14.是否发出了会议通知15.确定视听材料16.确定辅助教材17.准备会场周边位置图18.是否要求与会者准备资料19.确定相关资料20.是否安排会后娱乐项目并做好事先通知！7/24/202112高效会议成功法则（3）选择合适的时间、地点、人物能够保证会议高效

5、率运转！7/24/202113高效会议成功法则（4）会后跟进，将使会议事半功倍，转化为现实生产力！7/24/202114高效会议技巧（一）－主持会议技巧如何做开场白主持人守则如何处理会议中的意外和冲突！7/24/202115开场语练习：原则：明确会议议题限定会议时间会议内容会议方式！7/24/202116主持人的守则与责任营造和谐气氛按照议程进行正确总结讨论的内容引导发言者解释令人困惑的发言帮助与会者理清不假思索的想法尊重别人，避免出现会中意见一边倒的情况减少与议题无关的争辩和讨论保持中立态度！

6、7/24/202117意外和冲突的处理与蝉相遇蝉的症状：讲与主题无关的故事讲得模糊而不具体明确拒绝倾听别人的主要观点主持人对策：采用非语言性暗示探询、总结、测试其理解成度善意提醒关于程序及时间限制带入别人发言！7/24/202118意外和冲突的处理与鲨鱼相遇鲨鱼的症状：有攻击别人的倾向总是给予消极的、否定的意见主持人对策：理解对方的想法或情绪重申会议中无论什么意见都可以提但正面的建议会更受欢迎采用非语言性方式打断！7/24/202119意外和冲突的处理与驴相遇驴的症状：过于敏感防卫性很强，心中有

7、面“墙”不能站在别人的立场看问题主持人对策：突出他的贡献重复问题短暂沉默！7/24/202120意外和冲突的处理与兔子相遇兔子的症状：质疑正在使用的程序总是提议不同的程序或建议主持人对策：突出他的贡献重申可以先试用现在的程序，如不奏效，则马上按他的方法实施！7/24/202121意外和冲突的处理与螃蟹相遇螃蟹的症状：开会时还在做别的工作私自进入小团体讨论时常接电话打瞌睡，走神主持人对策：对开小会者，主持人停止说话或者示意发言者暂停，使会议短暂沉默问他们是不是觉得应该先分组讨论，然后集中讨论对打瞌

8、睡者，可中间休息5分钟，并加快会议议程！7/24/202122高效会议技巧（二）－参与会议技巧与会者守则如何进行信息沟通与反馈！7/24/202123与会者的守则与责任会前充分准备会中全情投入，贡献自己的创意与意见以解决问题为己任保持开放的心态，摒除部门之见尽可能多地获取信息耐心聆听，尊重他人的意见勇于发言，言之有物不进行人身攻击避免出现不当的肢体语言会后总结！7/24/202124会议中的信息沟通与反馈沟通漏斗沟通金三角反馈时的汉堡原理良好反馈的特征！7/24/202125沟通漏斗别人行动20