行政前台工作流程、规范.doc

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1、北京咏归科技有限公司行政前台工作流程、规范一、行政前台接待1.接待来访者接待不明目的的来访者，先问清对方来访原因，根据情况判断是否需要通知公司相关人员进行接待。若有正当访问理由或已预约，应快速联络相关人，请来访者到会客厅等候，给客人泡上茶水或矿泉水，如是重要客户，需及时进入会议室添水。2.接待咨询者若有业务咨询者来访，应及时请销售部门经理来协助接待。3.接听转接电话前台是总机电话，接听电话时，应先说“您好，咏归科技”，然后根据情况判断是否需要通知公司相关人员接听。4.接待推销人员上班时间若有其他公司的推销人员上门推销，应婉

2、转拒绝（可留下名片），告知上班时间在公司推销，会影响他人工作，若有员工需要他们的服务，告知希望他们在公司休息时间（如：午餐时间等）再来。二、传真及信件转交1.转交传真一旦收到传真，应快速、仔细辨认接收人并及时转交，必要时应电话提醒查收。2.转交信件北京咏归科技有限公司收到信件时，应快速、仔细辨认收件人或收件单位，并及时通知收件人前来领取。三、快递管理1.接待快递员熟悉目前与公司有业务往来的快递公司，及时更新快递公司联系人及其联络方式，并热情接待每日前来送、取件的快递员。2.转交快递收到快递时，快速、仔细辨认收件人或收件单位

3、，并及时通知收件人前来领取，并做好签收登记。四、会务工作1.会议前准备工作主动关注会议信息，向组织者或组织部门了解会议相关情况，协助做好会议室准备工作（投影、笔记本、无线网络等）；协助会议组织者做好会议通知等工作。2.会议后完善工作负责检查和关闭会议室电子设备及电器；检查会议室卫生状况，如会议组织者没有清理会议室，有权直接给予处罚。五、行政前台日常事务1.保证前台电子设备的正常使用前台有电脑、电话、传真等电子设备，若设备发生故障可以先找网络管理员检查，若无法维修，可通过其他渠道直至问题解决。2.及时更新和发布员工内部通讯录

4、不管是否有新进或离职员工，都应在每月初北京咏归科技有限公司统计公司所有人员信息，并以邮件形式向全体员工发布新的内部通讯录。4.公司钥匙管理前台备有会议室钥匙、办公室备用钥匙，前台应妥善保管以备使用，做好钥匙统计工作，在员工办理离职时做好钥匙收回、交接工作。5、名片的制作与申请、缴纳话费、出差人员机票、车票预定6、公司内部上传下达通知工作六、办公室管理1、检查公司干净整洁度，保持公司良好形象。2、各部门负责各自办公区域的日常管理,保持现场清洁有序；3、公司行政部负责不定期的对各部门现场进行检查并考核4、部门负责人为第一责任人

5、，行政部检查发现问题后，向该部门提出整改要求，如整改无效，可直接给予部门责任人开具罚单，在当月工资中扣除。5、下班前关闭所有电源，负责关好门窗。如果有人加班，一定问清楚有没有锁门的钥匙，并交代关闭电源，关好窗户，锁好门。6、每月用水、用电、固定电话、快递统计制表并每月5号前发给行政经理七、人事管理1、每日刷新招聘职位，根据筛选好的简历，通知合适的人员到公司面试。安排面试时间并录入CRM系统，确保相关人员都在公司。北京咏归科技有限公司2.每日早晨做好考勤的严格把关。负责每月统计公司员工的考勤情况，考勤资料存档。每月月初打印上

6、月考勤记录，做成考勤表交给财务人员。3、新员工办理入职手续。签合同，填入职登记表，看身份证原件并收取身份证复印件1份，学历证书1份，2张一寸近期免冠照片。把所有员工档案保管好，做好保密工作！为新员工开通工作邮箱。3、办理离职手续，填写离职申请表，手续完成后收回工作手机、取消工作邮箱，删除群，通讯录等。八、办公用品管理。办公用品的盘库、购买、领用、结算1、每季度末对库存办公用品进行盘点，制作办公用品库存统计表提交行政经理，若有用品数量不足或领用完，及时上报，进行补充2、每月25-28日通知各部门提交下月所需办公用品清单，统计

7、出购买清单后报行政经理审批，批准后联系购买送货。确认收据或发票无误后，填支款单签字后到财务领取。3、员工领用所需办公用品进行登记并给予发放十、车辆及司机管理，详见车辆管理制度