图片、声像档案管理.doc

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1、鞍山瑞赢物业服务有限公司图片、声像档案管理制度1・0总则：为加强公司图片、声像档案，特制定本制度；2.0图片、声像档案是指公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录；2.1图片、声像档案一般由录音带、录像带、摄像带、影片（母片）、照片（含底丿"等文字说明两部分组成；2.2图片、声像档案是公司档案的组成部分，由信息管理办公室、各项冃总办统一管理。3.0图片、声像档案资料的收集3.1收集范围3.1.1反映公司活动工作成果和存在问题的图片、声像资料；3.1.2各级领导人和

2、著名人物参加的与公司有关的重大活动的图片、声像资料；3.1.3公司有关人员组织或参加的重耍会议，会见以及外事活动的图片、声像资料;3.1.4涉及公司权益的图片、声像资料；3.1.5其它单位形成的与公司有关的重要图片、声像资料；3.1.6其它具有保存价值的图丿丫、声像资料。3.2收集时间3.2.1图片、声像档案资料应在形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档；如有特殊情况可以适当延长归档时间；3.2.2公司信息管理办公室人员应随时收集公司零散的具有保存价值的图片、声像资料。3.3收集耍求3.3.1录音带、录像带、摄像带、影片、照片（

3、含底片）和文字说明耍收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失；3.3.2接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件；3.3.3图片、声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。3.4图片、声像档案资料的征集3.4.1信息管理办公室及各项冃有责任随时征集重要图片、声像资料。对于大型、重要活动应予以图片、声像保存。3.5图片、声像档案的整理3.5.1图片、声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编冃，使其系统起来，便于保管和利用；3.5.2图片、声像档案的整理由公司信息管理办公室及各项冃总办负责。

4、3.6分类、编号3.6.1照片档案按年代、内容分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。底片在档案内编流水号。格式：底片号-流水号；3.6.2录音带、录像带、摄像带按年代分类，按内容编号。同一内容分录儿盘的丿应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号；3.6.3保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。3・7文字说明的编写3.7.1文字说明基木内容包括事由、吋间、地点、人物、作者（摄制者）等；3.7.2编写文字说明的要求：3.7.2.1准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息

5、，标注项冃正确齐全;3.7.2.2照片按自然张（内容相近的亦可以若干张）编写文字说明。录音带、录像带、摄像带按案卷编写文字说明。一组图片、声像资料联系密切的应加文字说明;3.7.2.3文字简洁、语言通顺;3.7.2.4吋间用阿拉们数字表示。3.8编制格式3.8.1照片编制釆用横写格式。其格式为照片/底片号-事由-摄制时间-摄制地点-摄影者-参见号；3.8.2录音带、录像带、摄像带的编制格式：在盒套上置标注页。按要求逐项填写。3.9案卷耍求3.9.1将具有共同主题内容的若干份图片、声像资料组成案卷，集中编放卷内冃录：3.9.2照片、底片以自然

6、张为单元填写卷内冃录；3.9.3录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内冃录。3.9.4卷内备考表，用于说明卷内图丿丫、声像材料的整理、变动情况。4.0图片、声像档案的保管4.1图片、声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理;3.2底片册、录音、录像带、摄像带应立放，存放磁带最好不用铁皮柜。4・3对库存的照片档案，要两年检查一次；4.4归档保存的图片、声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改；3.5销毁图片、声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，报经主管领导审批,登记造册；3.6建立健全图片、声像档案统计制度

7、，做好图片、声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。