技术档案管理标准.doc

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1、技术档案管理标准Q/zxG02.01-01为了加强企业的档案管理，有效地保护、利用档案资料，为我公司的建设发展服务，特制定本标准。一、主题内容与适用范围本标准规定了技术档案的管理内容、范围、保管与更改、鉴定、借阅和销毁及有关技术资料的管理等内容。本标准适用于技术档案管理。二、技术档案管理1.档案的管理内容新产品开发计划、年度生产计划、月生产计划（1）•产品设计（改进）的调查提纲、报告，设计任务书（草案和正文）及有审批文件、设计计算资料、试制过程中的有关记录、报告和鉴定资料、产品图样说明书、技术说明书、公司标准、试验件图样，以及向外单位索取的

2、上述内容和图样资料等。（2）工艺方面：工艺规程、工艺装备、工艺试验总结，材料、工时消耗定额，以及和外单位索取的有关上述内容的资料。（3）设备方面：外购设备说明书、技术证明书、设计图样、备件图册、设备安装、调试、验收的各种记录和验收报告、自制设备设计任务书、技术文件、改装设备的技术资料等。（4）基建方面：全公司总平面图、位置图，各项基建工程设计任务书工程施工图样、预算书、说明书、技术变更记录，全公司水、电、气、风、暧系统工程资料等。（5）技术总结方面：专题研究计划、技术研究记录、照片图样、总结成果报告，技术鉴定材料，合理化建议成果总结报告和技

3、术总结。（6）其他方面：本公司出国人员考察，参观学习记录，对外谈判、座谈记要、签订合同及索取的全部资料等。2.凡属归档的技术资料，应按各类（或各单位）统计的编号规定，进行编号（但不得出现重号），并按性质确定密码，然后送交档案室办理入档手续、登记归档。（1）入档资料必须办理入档手续，由入档者填写“资历料入档登记单”一式二份，经入档者和保管员验收签字后，各留一份备案.（2）入档资料必须齐全完整，对内容较多或比较零杂的资料编写明细表和目次，对编号签字不符合规定或底图残缺不全者，档案室有权拒绝入档。（3）归档文件资料应符合国标、部标，并应履行审批签

4、字手续，否则拒绝归档。（4）上级发来的有关科研，工艺、设备、质量管理等方面的技术文件资料，应由对口单位负责整理、立卷、归档。三、保管与更改1.凡归档文件、资料，必须登记、编号、整理、编写目录索引，每季清查一次，做到底图、目录、账卡一致。2.档案保管的期限，由归档单位提出，并由技术领导审查，技术副经理批准。3.档案室保管设施要牢固，在保管中积极采取防火、防盗、防高温、防强光、防潮、防虫、防鼠、防尘措施。4.档案室内保持清洁卫牛，搞好室内温湿度监测记录，做到及时去湿降温,惟延长技术资料的寿命。5.档案管理人员调动工作时，必须在离职前将所保管的各

5、种技术档案、文件的数量、质量及存在的问题交待清楚，并由双方办理交接手续，否则在办理调动手续上不预以签字。6.技术档案需要修改时，由更改人员填写更改通知单，经存档单位和更改人员签字和有关人员审批，详细地填写修改内容，可肓接在兰图上用划改的办法进行改动，并在改动部位的上方标注新的内容和做出更改标记及更改者签字。7.底图修改时，除按3.6条执行外还必须有技术档案专管人员的验收、签字，方可进行用划改的办法更改底图，同样履行签字手续。8.凡更改底图，必须同时更改兰图（包括在生产现场使用的兰图）。9•需大量修改或更改档案时，旧底图交档案员单独保管，不得

6、随意消毁。10.立卷兰图册内原页则不动，仅更换更改通知单、附卷兰册内，一律以新换旧，便于正常借阅使用。11.底图更改面积较大，可采取刮改，将需要更改的部位刮掉，然后标注新的内容并作更改标记，底图刮改或划改后，都必须在标题栏内，注出更改标记，同一标记的更改处数，更改通知单编号，更改人和时间。10.在同一张底图，更改次数、处数太多，或在更改面积上已超过同一张图样的50%,影响了图而的清晰，不须要更改底图，而重新绘制新图。并在标题栏右下角标出重描图样代替，以防止与底图混淆。13底图丢失、破损，也应重新描绘。同样利用原底图图号、签字手续齐全宀夂兀奋

7、。14.复印图的更改办法和手续与底图更改办法和手续相同四、鉴定、借阅与销毁1.技术档案鉴定由技术经理组织，由有关单位和档案保管员参加的鉴定小组，根据档案保管期限，审查确定存、销与否。销毁部份应填写销毁清单，经审批后进行销毁，并及时在有关账卡上注销、销毁清单将永久保管。4.2借阅要登记，注意爱护，不得转借、涂改、损坏或丢失，只借付木，借还应当面点清、详细检查，如有损坏应登记，并上报领作出处理。4.3外单位借阅资料，必须经技术副经理批准。五、技术资料的管理1.各单位设计、编制、总结完成的技术文件材料底图，企业管理标准和规章制度学术会议，专业会议

8、技术资料，分阶段按其内容、性质、用途，分门别类整理登账保管。2.生产使用的技术资料，由档案室根据生产准备计划定额晒印。3.外单位需复制、购置技术资料，须经技术经理批准。4.产品图