《浙江省省直单位电子公文归档与电子档案管理暂行办法》解读.pdf

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1、本期专题《浙江省省直单位电子公文归档与电子档案管理暂行办法》解读文 /刘文萍翁梅编者按：近期，浙江省档案局出台《浙江省省直单位电子公文归档与电子档案管理暂行办法》（以下简称《办法》），对省直单位电子公文归档与电子档案管理进行规范。《办法》对省直单位电子公文归档和电子档案管理提出了明确要求，为确保省直单位电子公文归档的规范完整和电子档案的顺利移交进馆指明了方法和路径。一、《办法》出台的背景和作用与电子档案管理，确保电子档案真实、完整、可用和安2011年，浙江省委办公厅、省政府办公厅在认真全，促进档案信息资源开发与利用共享，都将具有重要贯彻落实中办、国办《电子文件管理暂

2、行办法》的基础的指导意义。上，出台《关于切实加强电子文件管理的实施意见（暂行）》。2012年，国家档案局印发《电子档案移交与接二、《办法》的主要内容和特色收办法》，就电子文件归档以及电子档案规范化管理提《办法》共六章三十八条。第一章“总则”，阐出了更加明确的要求，在全国层面正式启动实施国家综明了制定《办法》的依据、涉及的概念、适用范围、基合档案馆电子档案接收工作。本原则、职责分工；第二章“电子公文归档”，对电子浙江省信息化水平在全国处于领先地位，省直单位公文形成单位在归档职责、时限、内容、格式、方式等电子政务与办公自动化迅猛发展，随之形成了大量电子方面提出了具体要求

3、；第三、四章“电子档案移交和接文件。统计显示，目前，省直单位已形成电子文件71万收”，分别就档案室和档案馆电子档案的移交和接收流件、11.8TB，50%的省直单位建立了办公自动化系统，其程、基本要求等作了详细阐述；第五章“电子档案保管中70%以上的单位实现了电子公文在办公自动化系统中的与利用”对档案馆（室）如何保管利用电子档案提出了正常流转，部分单位将档案管理模块嵌入办公自动化统一基本要求；第六章为“附则”。《办法》在贯彻落实国管理系统中，实现了档案管理软件与办公自动化系统的家电子文件、电子档案管理原则要求的基础上，突出了衔接，初步实现了文档一体化管理。然而，当前各

4、单位办适用性和操作性，体现出鲜明的浙江特色：公自动化系统中的电子公文版式不统一，文件著录格式不特色一：尊重基础，明确界定适用范围。省直单位规范，元数据项目自行设计，文件归档范围、内容五花监管和服务的领域涉及经济、社会、文化等各领域，省直八门，数据证据保全、安全备份、长期保管无明确责任落单位档案是省档案馆馆藏的主要来源，这部分档案是省档实，电子文件的真实性、完整性、可用性与安全性缺乏有案馆推进工作的重点所在。省直单位基础设施较为齐备，力保障，这些都将对今后电子档案移交进馆工作造成极大信息化程度高，技术力量有保障，具备实施电子公文归档困扰。为此，迫切需要针对电子公文归档

5、和电子档案管和电子档案移交的有利条件。省直单位以外的单位也可以理，制订更加具体且操作性强的标准规范。参照《办法》执行，但未作强制要求。要注意的是，“省在这样的形势下，《办法》应运而生，在电子公直单位”前加了界定词——“已实现文档一体化管理”，文归档和管理，电子档案移交、接收、保管与利用等方要求这些单位不仅信息化管理程度较高，而且必须在前端面进行了具体规定。这对于规范省直单位电子公文归档电子公文的管理上实现了规范化管理，在电子公文的最后10SpecialTopic流向上进入了档案管理环节，实现了文档一体化管理。如46—2009）为指南，结合我省实际，以必须和可行为原果

6、系统文档管理脱节，电子文件管理不规范，则必须先行则，最大程度地精简了元数据的数量，选取了其元数据整改，在达到相关要求后再实施电子档案移交接收。表88个元数据中的35项，其中24项为办公自动化系统中特色二：结合实际，确保与档案登记备份工作有形成的元数据，7项为档案室管理阶段增加的元数据，4机衔接。国家档案局《电子档案移交与接收办法》规项为档案馆管理阶段增加的元数据。定，“档案移交单位一般自电子档案形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交”，而《办法》基于我省档三、《办法》实施需要注意的几个关键点案登记备份工作实际，对这个时间节点作了另行规定，电子档案移交接收工作规范依

7、赖于办公自动化系统要求“在电子档案形成第二年的10月底前向省档案馆移的规范和普及，依赖于电子公文前端管理的有效执行和交”。在移交内容和组织结构上充分考虑到原有电子公规范，在实施中有以下几个关键点需要注意和把握。文备份基础，提出电子公文登记备份与电子档案移交工一是领导重视，纳入系统平台。《办法》的有效执作逐步并轨，当年实施电子档案移交的单位视同完成本行和落实建立在单位文档一体化管理基础上，各省直单位年度电子公文登记备份工作。应重视电子公文归档环节，在办公自动化系统开发或升级特色三：规范流程，电子公文管理流程走向制度时，把档案管理模块一并考虑并设计进去，将档案管理统