采购制度及作业流程

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1、英国英博国际集团管理文件杭州英博生物科技有限公司采购制度及作业程序一、目的为使本公司商品包材物料及相应的物品促销品宣传品等的采购作业有所遵循，及时提供适质，适量，适价的原物料及物品，特制定本制度。二、范围凡商品原料、辅料、包装材料、器材、办公用品、宣传品、促销用品等采购业务均适用本制度。三、采购职责与基本原则1、采购部根据库存或其他部门提报的需求请求，提报采购计划，经总经理批准后实施采购工作，确保各项采购工作的圆满完成。2、熟悉公司各部门物资需求及消耗情况，及各种物资的供应渠道和市场行业情况，掌握公司所需各类物资的各称、规格、型号、单价、用途和产地、质量标准、行业标准、行业生产工艺等。确保优质

2、完成商品订购业务洽谈及合同的签订和执行落实。3、定期总结采购落实情况及结果，每月初把上月的全部采购任务完成及未完成情况详细总结列出报表，呈公司总经理批阅。4、建立完善的供应商资料，包括企业资质证件，合法的生产许可证，可供货的产品规格、型号、单价、起单量、生产工艺，明确下定单形式、结款方式、交货数量、交货时间、交货地点、运输方式及违约处理。5、商品和包材，由采购部依据库存现状提出采购申请，办公用品、宣传品、促销品等的采购，由使用部门提出申请，总经理审批后，采购部负责询价，呈总经理签准，签批后采购部门实施采购动作。6、采购部门必须多途径，少环节，货比三家，适时，适质，适量，适价保证原物料的供给。7

3、、采购部门必须定期作出市场，供货，存货，采购等分析，对供货市场，供应商情况，需购原物料质量、价格、数量、运输、气象资料、进出口数据、原物料库存、原物料耗用情况等作出定期分析。8、采购部和财会部应于每月末与供应商核对供货数量、应付货款和商务处理等资料。9、原物料采购须遵循“货到付款”的原则，严格控制原物料预付货款。10、公司的财会部门对采购业务予以充分的监督和反映。11、采购部每周、每月整理好供应商档案，做出库存周报表，库存月报表，采购分析周报，采购分析月报。直接呈报总经理。12、市场行情及时了解分析，价格走势定期分析，供应商信誉等级定期评审，来电来函文件资料及时分类保存。如遇价格上涨，则可考虑

4、多备货，如遇价格下跌，则适时要求供应商降价，并及时掌握最新价格。四、供应商选择与管理办法英国英博国际集团管理文件1、选定的供应商均需在公司建立档案，包括喷绘写真名片制作的。供应商及采购资料档案管理严谨，做好保密工作。其他部门或人员如需借阅有关资料、档案，必须经总经理同意。所有档案资料不可复印扫描，并及时归还。2、为确保货源，采购人员对于经常采购的原物料，应寻找两家以上的供应商作为储备或交互采购，以稳定货源、保证品质、降低价格。3、选定供应商时，应从其供货能力、信誉度、资金状况、解决纠纷能力及对市场状况把握程度等方面综合考虑，并依此确定是否发展为长期供应商。4、若供应商为贸易商或代理商时，采购人

5、员应调查其信誉及技术服务能力等，凭以作为判断是否为采购对象的依据。5、积极向供应商宣传公司原料品质标准，并在品质及技术服务上给予必要的帮助，使其交货及时、品质稳定且符合国家行业及公司的质量标准。五、合同1、所有原料采购都必须签订合同，合同一式三份(一份采购部自存，一份交供应商，一份交财会部)。信件和数据电文可以作为合同附件，应注意互相之间时间和内容的一致性。2、如市场行情发生变化，合同需更改，须由采购部经理报送总经理核准后才可变更，必要时，可临时召集采购委员会讨论决定。3、采购合同内容由当事人约定，应将以下内容明确、清楚、具体写出，不得含糊其辞：⑴标的；(2)数量；(3)质量；(4)价格；(5

6、)包装；(6)交货期限；(7)验收地点及办法；(8)交货方式及地点；(9)付款条件及付款方式；(10)保险；(11)运输损耗的承担；(12)违约责任；(13)行业标准、生产工艺、生产加工执行标准。4、所有合同经采购部经理签字后，报送总经理审定签字，加盖公司合同专用章后生效。合同签订后若有异议，应按《合同法》有关规定处理。六、采购执行流程与交货期控制1、采购原物料，则须按以下程序办理：使用部门申请→采购部询价、比价→总经理核准→采购部采购→采购部给仓管部原料到货预报表→仓管部或使用部门验收→采购部付款申请（附件有采购申请单、客户发货清单和运输单据、仓管部入库单等）→总经理核准→财务付款→财务跟进

7、收到发票入账。2、合同签定后，采购部必须追踪，督促交货进度完好如期交货。3、采购部根据原料客户发货情况，提前填写“原料到货预报表”送仓管部，以便做好接货准备。4、每批料收货结束，采购部应对其品质、价格及“合同履行情况”、“采成本”进行分析评判，登记入供应商资料卡内，作为以后选择供应商之依据。七、异常情况处理1、如遇供应商送来的原物料品质、数量等与合同规定的不相符，应及时书面通知供应商处理。2、因品