高职院校档案信息化实施途径研究 .doc

《高职院校档案信息化实施途径研究 .doc》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在应用文档-天天文库。

1、高职院校档案信息化实施途径研究高职院校档案信息化实施途径研究高职院校档案信息化实施途径研究高职院校档案信息化实施途径研究　　档案管理信息化在管理工作更具效率和准确性　　因为学校的档案资料是对各项工作和个人的原始资源和发展信息进行记录的重要工具，不仅可以反映高职院校在不同时期的发展状况，也是个人在此期间的行为和信息。例如：学校规模、学生成绩、教师研究成果等等。而且资料也会随着时间的推移而变得越来越庞大，人力和简易的计算机系统也必然出现力有不逮的状况，因此信息化的推进也十分必要了。这源于信息化技术在数据处理上的巨大优势。这些资料最终都可以作为学校今后评估的重

2、要依据，也是学校进行完善和发展的重要经验。档案工作是一项不断完善和发展的工作，随着工作的开展，各项信息汇总和发布也会越来越多，而这一份信息在经过归集、统计和分析之后就会给学校的高层管理提供相应的决策支撑。　　作为数据支撑被提供给第三方考核评估　　这份数据除了给高职院校管理层进行决策支撑之外，也是我国进行教育产业规划和布局的重要指标。国家只有对各个教育板块的档案进行归集和分析之后，对各个单位各个阶段的工作情况进行了全面系统的了解，充分还原每个时期的经验和教训，给未来社会教育产业的发展提供经验，也给高职院校的管理工作进行考核与评估。　　事实上，高职院校的档案

3、管理工作已经开始了对信息化技术的应用，也发挥了信息化管理的不少功能和优势，在数字化校园的建设中已经迈出了重要的一步。然而，从目前的高职院校档案管理工作来看，仍旧存在不少的问题需要解决。　　档案管理不受重视　　当下，我国高等职业学校并的档案管理工作并不完善，同时也不具备现代化特征，传统理念的管理方式仍然普遍存在，相较于国外来说我们还处于萌芽阶段，在这种情况下，我国高等职业学校的档案管理工作还需要与时俱进，与国际接轨。现阶段，大部分的高等职业学校对这部分内容并不上心，将档案管理仅仅当作是简单的资料归整，不愿意将大量的人资力量放置其中。另一方面，工作人员对档案

4、管理工作缺乏一定的认知，造成了许多学校对于此项工作的不负责任，采取的管理模式也是非常业余的，例如聘用非专业工作者主导管理工作等。　　信息技术与档案管理工作的融合不理想　　首先，高职院校的档案管理平台在功能实现上仍旧处于基础的阶段，尽管已经实现档案资料的信息化，也被录入到信息管理系统之中，但是没有对系统功能进行深层次的挖掘。例如：当一个学生在进行课程资料查询过程时，系统会自动为其进行信息筛选，然而，在信息无法正常匹配时，反馈机制事实上是缺失的，这说明供需双方缺乏基本的交流，不利于工作的进一步开展。其次是因为高校为了进行统一管理，对资料都采取统一的文件格式，

5、而查阅人员所运用的软件有一定的差异，部分需要进行转换之后才能阅读，这降低了用户的使用率。　　档案信息化基础设施建设有待进一步完善　　首先，高职院校在档案管理信息化的硬件配套设施仍旧不完善。因为档案信息化的目标在于对资料进行信息化管理，同时还要让这些资料被高效地利用起来。然而在部分高职院校的实际工作开展中，信息系统平台虽然已经建立，但是由于没有配套相应的设施导致信息录入进程缓慢，例如：扫描仪。其次是高校档案管理中缺乏数据库之间的有效交流和协调，导致信息流动性较差。高职院校是一个庞大的系统，其中各职能部门分别履行自身的职能，在某些事件中，各部门的职能会发现交

6、叉，但是信息在数据库之间的传输速率却没有跟上，导致档案信息的功能没有得到有效的利用。　　缺乏信息技术水平较高的管理人员　　在过去，档案管理工作并没有引起校方高层管理人员的重视，其岗位员工大多是高校教职人员的家人和亲属，或者是部分临时工对档案进行管理。因此，在信息化融入档案管理之后，这部分人的能力和观念上的不足便显现出来了，不仅仅是日常工作缺乏创新，同时也严重影响了我国高职院校档案管理水平的提升。　　完善档案信息化的基础设施结构　　高职院校要积极主动地解决资金难题，完善对档案管理信息化的硬件需求。首先，可以通过专项资金的申请来加大设备设施建设的投入；其次还

7、可以通过与社会机构开展合作来解决这一问题，例如：开放部分文献资料给社会机构，同时收取一定的管理费用。而目前信息化档案管理的硬件薄弱环节便是需要匹配合适的服务器、扫描仪和刻录机等。除此之外，在对面当下信息自由化所带来的风险时，学校需要就档案信息安全的问题采取一定的保障措施。例如：强化信息安全技术的应用，构建网络防火墙、系统配置合适的杀毒防护软件以及规范系统操作守则等等；构建相应的备份和灾难恢复机制，保障数据的安全性，以及在发生问题之后可以及时解决。　　提升档案信息化管理人员的工作开展能力　　档案信息化建设也要随着学校的发展而不断进步，是一个长期而系统的过程

8、。期间，管理人员需要不断强化信息技术在档案部门中的应用效率和水平，以此来保障档案