高职院校档案信息化实施途径研究.doc

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1、高职院校档案信息化实施途径研究摘要:以时代和科技的发展作为推动力，促进了经济的发展，并对教育产业提出了更高的要求，尤其是作为高技能人才培训摇篮的高职院校。虽然这类院校在每年都为我国社会建设培养了大量的专业型人才，然而，随着信息化技术在社会发展的逐步深入，人们的生活已然发生了很大程度的转变。因此，学校在进行人才培养的过程中也应当加深对该项技术的运用，尤其是在复杂性、系统性以及劳动密集型的档案管理工作。据此，本文就高职院校开展档案管理信息化工作的必要性和意义进行了简要分析，着重阐述了信息化实现和实施的具体路径，保障高职院校档案的科学性和高效性。关键词:高职院校;档案管理;信息化;实施途径我国的社

2、会主义经济建设已经步入到一个发展和转变的阶段，对高技术性和高才能性人才的需要也逐渐增加，这意味着高职院校的学生管理工作量也在不断增加，作为院校重要基础性工作的档案管理责任也自然更重了。因此，高职院校为了做好档案管理工作，就必须改善传统的档案管理模式，融入具有高效性和智能性的信息化管理技术，提高档案管理在评价学校管理水平、人才培养水平以及教育教学质量中起到了重要作用。为了保障高职院校档案管理工作逐步走向规范化和高效化，应当尽快着手于高职院校档案管理的信息化建设工作，为档案管理工作注入新的活力，实现档案管理工作的充分发挥。1高职院校档案管理工作信息化的必要性1.1档案管理信息化在管理工作更具效率

3、和准确性5学海无涯因为学校的档案资料是对各项工作和个人的原始资源和发展信息进行记录的重要工具，不仅可以反映高职院校在不同时期的发展状况，也是个人在此期间的行为和信息。例如：学校规模、学生成绩、教师研究成果等等。而且资料也会随着时间的推移而变得越来越庞大，人力和简易的计算机系统也必然出现力有不逮的状况，因此信息化的推进也十分必要了。这源于信息化技术在数据处理上的巨大优势。这些资料最终都可以作为学校今后评估的重要依据，也是学校进行完善和发展的重要经验。档案工作是一项不断完善和发展的工作，随着工作的开展，各项信息汇总和发布也会越来越多，而这一份信息在经过归集、统计和分析之后就会给学校的高层管理提供

4、相应的决策支撑。1.2作为数据支撑被提供给第三方考核评估这份数据除了给高职院校管理层进行决策支撑之外，也是我国进行教育产业规划和布局的重要指标。国家只有对各个教育板块的档案进行归集和分析之后，对各个单位各个阶段的工作情况进行了全面系统的了解，充分还原每个时期的经验和教训，给未来社会教育产业的发展提供经验，也给高职院校的管理工作进行考核与评估。2高职院校档案管理信息化过程中需要解决的问题事实上，高职院校的档案管理工作已经开始了对信息化技术的应用，也发挥了信息化管理的不少功能和优势，在数字化校园的建设中已经迈出了重要的一步。然而，从目前的高职院校档案管理工作来看，仍旧存在不少的问题需要解决。2.

5、1档案管理不受重视当下，我国高等职业学校并的档案管理工作并不完善，同时也不具备现代化特征，传统理念的管理方式仍然普遍存在，相较于国外来说我们还处于萌芽阶段，在这种情况下，我国高等职业学校的档案管理工作还需要与时俱进，与国际接轨。现阶段，大部分的高等职业学校对这部分内容并不上心，将档案管理仅仅当作是简单的资料归整，不愿意将大量的人资力量放置其中。另一方面，工作人员对档案管理工作缺乏一定的认知，造成了许多学校对于此项工作的不负责任，采取的管理模式也是非常业余的，例如聘用非专业工作者主导管理工作等。2.2信息技术与档案管理工作的融合不理想首先，高职院校的档案管理平台在功能实现上仍旧处于基础的阶段，

6、尽管已经实现档案资料的信息化，也被录入到信息管理系统之中，但是没有对系统功能进行深层次的挖掘。例如：当一个学生在进行课程资料查询过程时，系统会自动为其进行信息筛选，然而，在信息无法正常匹配时，反馈机制事实上是缺失的，这说明供需双方缺乏基本的交流，不利于工作的进一步开展。其次是因为高校为了进行统一管理，对资料都采取统一的文件格式，而查阅人员所运用的软件有一定的差异，部分需要进行转换之后才能阅读，这降低了用户的使用率。2.3档案信息化基础设施建设有待进一步完善5学海无涯首先，高职院校在档案管理信息化的硬件配套设施仍旧不完善。因为档案信息化的目标在于对资料进行信息化管理，同时还要让这些资料被高效地

7、利用起来。然而在部分高职院校的实际工作开展中，信息系统平台虽然已经建立，但是由于没有配套相应的设施导致信息录入进程缓慢，例如：扫描仪。其次是高校档案管理中缺乏数据库之间的有效交流和协调，导致信息流动性较差。高职院校是一个庞大的系统，其中各职能部门分别履行自身的职能，在某些事件中，各部门的职能会发现交叉，但是信息在数据库之间的传输速率却没有跟上，导致档案信息的功能没有得到有效的利用。2.4缺乏信息技术水平较高的