礼貌原则在商务信函中的具体应用.doc

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1、礼貌原则在商务信函中的具体应用　　【摘要】随着全球经济一体化的发展，世界范围内的经济交流不断增多，商务信函逐渐成为开展对外经济贸易业务的一种重要手段。在商务信函的来往中，双方的观点得以表达，信息得以共享，想法得以沟通。商务信函能够在买卖双方中搭建桥梁，使合作在交流中得以实现。而商务信函的特点和功能决定了商业信函必须注重礼貌策略的表现。　　【关键词】商务信函；礼貌；原则　　随着经济的发展，国际商务活动日益频繁。商务信函作为国际交流与贸易的载体作用日益凸显，每一次商务信函的往来，都是买卖双方之间的一次交

2、流。一封礼貌、生动的商务信函有助于表达买卖双方不同的观点和需求，建立买卖双方的友善关系，使买卖双方合作的可能性大大增强，从而带来超预期的效果。　　一、突出对方本位　　1、以对方为重的态度　　在商务信函写作过程中，我们应当从对方利益出发，考虑对方的处境，使对方感到自己的处境被理解，自己的地位受到尊重，从而有力的促成合作。因此，在商务信函的写作过程中，要尽量使用第二人称代词you和your，而较少用第一人称代词I，we，my和our，即所谓的yourattitude。例如：　　第一句：Youractiv

3、eparticipationinthisconferencewillbehighlyappreciated.　　第二句：Wewillhighlyappreciateyouractiveparticipationinthisconference.　　第一句没有站在对方立场表达观点。“我们认为”这种语气是以自我为中心，没有令对方感觉到尊重和重视。而第二句则以对方为中心，充分考虑了对方的感受，是礼貌原则的良好应用。需要注意的是，在收信人有过失时，刻意使用you，实际上强调了对方的错误，使对方面子上过不去，

4、而多用we和I却更能体现yourattitude的内涵。　　2、肯定态度的应用　　一封撰写成功的商务信函，一定持有一种肯定的态度。人们更倾向于接受肯定的事物，所以在写信时可以将否定态度转化为肯定态度，以便缓和语气。如：　　第一句：Wemakenorefundsafter3-monthguaranteehasrunout.　　第二句：Wecanonlymakerefundsduringthe3-monthguaranteeperiod.　　上面两句表达的意思是一样的，但是收信人更倾向于第二句，因为第二

5、句给了对方肯定的答复。在商务信函写作中，我们应当采取一种肯定的态度，这有助于你和你的公司建立起与收信人的良好关系。　　二、词汇的运用，使用礼貌语言　　1、选用积极意义的词语　　一封在语言上经过周密考虑的信函不仅能传递信息，而且能够传递情感，还能体现出我方客气周到的态度。在商务信函中应当选用积极意义的词语，如pleased，satisfy，obliged，welcome等。特别是在有关催款、投诉、索赔等信函中，即便我方无过错，也要对对方的积极努力给予肯定与赞扬，做到周到得体。例如：　　第一句：Iwou

6、ldappreciatehavingyourreplybyJuly1stsothatwecanarrangethemeeting.　　第二句：Youkindinvitationthistimeismostwelcome.　　第一句中的wouldappreciate，第二句中的Youkindinvitation都传递出了写信方客气和周到的态度，能够使人更乐于接受，从而更有利于双方的交流合作。　　与此相反，no，cannot，claim，complaint，inefficiency等消极词汇应尽量避免出

7、现。过于直白地加以否定，会令对方深感不悦，甚至会使对方失去合作的兴趣。所以，在商务英语信函的写作中，应尽量减少消极词汇的使用，使语气更加委婉。例如：“Thankyouforcallingourattentiontothelatearrivalofthesamples.”更深刻的体现了得体原则，而“Wehavereceivedyourcomplaintaboutthelatearrivalofthesamples.”则没有。　　2、注意情态动词的使用　　商务信函往来多数是咨询信息，洽谈业务，情态动词使

8、用频繁。情态动词的恰当使用常常可以使句子的语气更加缓和，使对方容易接受，实现理想的交流。　　例如：Wewouldliketosuggestalternativewherethereareshipmensavailable.　　在这一句中“，wouldlike”表达出了一种客气、请求的语气，使对方更易于接受。而情态动词的使用，在语气上就委婉得多，显得礼貌得体。例如：Ishouldbeverymuchobligedifyouwouldarrangeaseatonthesa