外贸跟单员工作职责.doc

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1、外贸跟单员外贸跟单员定义:外贸跟单员是指在进出口业务中，在贸易合同签订后，依据合同和相关单证对货物加工、装运、保险、报检、报关、结汇等部分或全部环节进行跟踪或操作，协助履行贸易合同的外贸业务人员。外贸跟单员按业务进程可分为前程跟单、中程跟单和全程跟单三大类：①前程跟单是指“跟”到出口货物交到指定出口仓库为止；②中程跟单是指“跟”到装船清关为止；③全程跟单是指“跟”到货款到账，合同履行完毕为止。跟单员按业务性质分又可分为外贸跟单和订单跟单（生产跟单）。外贸跟单员的基本常识　　一．跟单员职责：　　1．跟踪每张单订单的生产并将货品顺利的交给客户，收回应收回的款项。　

2、　2．同新、旧客户保持联系增加沟通，了解客户所需。　　3．接收客户的投诉信息，并将相关的信息传递到公司的相关部门。　　4．掌握、了解市场信息，开发新的客源。　　5．做好售后服务。　　二．跟单员在收到订单后要做的工作：　　首先谈接单的方法　　1．客户到厂下单有：电传下单、邮寄下单、电话口头下单等多种多样，每张订单的下法不同，我们跟单员都应注意将它们转成书面订单。　　下单时，我们要注意在各方面存在的问题。举例如：颜色、数量等。　　2．订单的审查　　每张订单都是不同的花型、不同面料、不同工艺，甚至设备也不一样。首先，要看我们目前的水平能否达到客户的要求，这是关键。　

3、　要分清此单是加工单还是OP单。　　3．开生产单、流程卡　　每张单开时，一定要把客户要求在生产单上写清楚。交生产部门生产之前，应向仓库了解生产原材料是否足够本单的生产。　　4．生产过程中，如有意外情况不能满足客户的要求时，一定要及时将情况反映到公司最高层，找到解决的办法。　　5．小样　　打小样的目地是看本公司的做货能否达到和满足客户的要求，同样也是大货和产的依据。一般情况是按正常的手续，小样全部是由客户自己批板后再下单做货的。　　6．修改定单　　一般情况是要求跟客户重新下单，跟单员重新开单交生产部生产。　　当客户提出取消定单时，跟单员一定要收回旧的资料（生产单

4、、流程卡）。　　7．大货生产出来后，还要按排出货。　　三．售后服务　　客户投诉或是退货时：　　对客户的投诉，我们要了解问题出现的原因，并要采取措施，找到对策，避免下次出现。　　客户要求退货，首先是尽量的使客户接受我们所出现的问题。若能返修，则再对成品进行返修好后再出货。　　很严重的就重新生产，补单生产再送货。　　还有采用相互让步的折扣法。　　有时只能按客户的要求来处理。最重要的是如何想法让公司同客房达到双赢。　　四．如何沟通好使跟单工作做得更好　　同本厂内的各部门沟通：　　面对生产部门我们就是客户，所做的一切在对老板负责的同时也要对客户负责。多同各生产部门沟通

5、，让他们能更明确的了解到在生产各单时，客户的意图，使生产更顺利，能更好的满足客户的要求。　　同客户的沟通：　　这只能代表我本人的体会，先要了解客户的心态，他们是希望你在最快的时间里，给他最好的货，面价钱也希望是最低的。如果你能体会到这点的话，同客户的沟通也就不难了。同时，我们若能将手上的每张单子当作是自己的事至始至终的做好，客户那当然也就不难交差的。其实，只要我们能对客户真诚的付出，他们也会在有些问题上会理解你的，不会令你难做的。我们能尽可能的替对方多想一点，当客户有钱赚时，结果就会是：客户赚钱、老板有钱赚，你自己也能有升职加薪的机会。我们何乐而不为了？外贸业

6、务跟单工作流程一、跟单　　1、制作合同：客户下单以后，核对产品价钱是否与以前所做的订单或之前确认的价钱是否一致，总金额是否正确，如正确，将资料输入专家软件里做合同给客户确认，如是做T/T30%，并让其安排打订金，待定金到帐后，再下购货合同给工厂进行生产，如果是做100%前T/T，则可直接安排生产。无论是在做合同或购货合同，一定要特别注意产品描述，数量，价格，总金额，付款方式，交货期与工厂方面协调好，以免以后赶不交期。下购货合同到工厂后，要求工厂负责人签回，存档留底，如可以，可同时要求工厂提前算出订单材积以准备以后安排订舱拼柜事宜。　　2、商检：需要商检的货物在

7、交货期前一两个星期就可以办理商检了。如果工厂安排商检，则提供商检资料给工厂，包括外销合同，装箱单，发票。大概两三天后，工厂在向当地商检局申请办好商检后，传真换证凭条给你，留存以便日后安排。换证凭条只显示实际商品的第一项商品及总金额，有效期一般为三个月，实际金额可以小于换证凭条上的金额。但一张换证凭条只能用一次，不可重复使用。　　3、办理C/O或FormA：看所属客户是属于哪一个国家或客户的具体要求来办理C/O或FormA。FormA是普惠制产地证书，目前给予我国普惠制待遇的国家共36个，可以享受减免关税待遇。C/O是一般性原产地证书，只是证明货物是产自中国的。

8、一般原产地证书得到贸促会办理，而普会制