基建档案整理方法.doc

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1、基建档案整理方法 基建档案整理是指将收集到的基建活动过程中形成的、具有保存价值的各种形式原始记录，以卷为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。其原则是尊重文件的形成规律，保持文件间的有机联系，便于档案的保管利用，符合相关标准规范。一般可分为分类、立卷、卷内文件整理、编写卷内目录与备考表、填写案卷封面、装订、编制检索工具等步骤。一、分类通常情况下一个全宗中基建档案为一级类目，具体基建项目为二级类目，三级类目通常不设置。如基建项目很大，形成案卷数量非常多时可设置三级类目，分类方法有两种：一种是按各参建单位分类；另一种可按前期准备阶段、设计阶段、施工阶段（工

2、程监理）、竣工验收阶段和使用维护阶段等5个阶段分类。二、立卷基建档案的纸质材料一般可分为管理性文件、施工（监理）基础资料、图纸。管理性文件一般按问题组卷；施工（监理）基础资料组卷时应首先将材料性质如质量评定表、隐蔽工程验收记录、技术联系单、原材料试验记录等分开，然后同一性质材料可按工程部位划分或时间顺序组卷。如质量评定表、隐蔽工程验收记录可按工程部位组卷，技术联系单、监理例会等时间特征明显可按时间组卷，图纸按照图纸目录组卷。三、卷内文件整理卷内文件一般按照文件间的联系、时间顺序、施工顺序排列。一般的正本在前底稿在后，批复在前请示在后，结果在前过程在后。有图纸目录的，按图纸的原

3、目录、图号排列；没有图纸目录的，先排总平面布置图，后排局部图，即按图纸类别序号排列。卷内排完一个专业项目，再排另一个专业项目。一般情况文字排前，图纸排后。如果文字材料只是对图样材料的补充或一般说明，图纸应排在前面，文字材料在后面。卷内科技文件材料均按有书写内容的页面编写页号，每卷文件单独编一个流水页码，用号码机打印，单面书写的科技文件材料在其右下角打页码；双面书写的科技文件材料，正面在其右下角、背面在其左下角打页码。每卷的页号均从“001”开始。卷内目录和备考表不编写页码。四、填写卷内目录与备考表科技档案卷内文件目录是登录案卷内文件题名及其他特征并固定文件排列次序的表格，排列

4、在卷内文件材料首页之前。卷内文件目录必须进行著录，具体著录如下：序号：用阿拉伯数字从“1”依次标注卷内科技文件材料件数的顺序，一般情况下是以一份文件或一张图纸为单位。其中打印件与底稿、主件与附件、原件与复印件均为一份文件，给一个顺序号。文件编号：文件的文号就是文件编号；图纸应填图号，如“水施03”。其余材料的文号编号均可不填。责任者：文件的责任者以落款盖章或签名为准，填写文件的直接形成单位；有两个以上责任者时，尽量都填上，太多时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替，可用通用简称。竣工图的责任者填写竣工图章上的施工单位。文件材料题名：填写科技文件材料的全称，对于文件没标题或标

5、题不能说明文件内容的，要根据文件的内容拟写或补充完整标题。例如技术联系单就要将本联系单的主要变更内容和变更工程部位归纳出来，以便于查找。日期：文件或图纸的形成日期。格式为20020612（8位数）。页号：填写每件科技文件材料首尾号。如“021—023”。如果一份文件只有一页且单面的，则需写一个页号，如“031”。备注：需要注明的问题。需要指出的是图纸有图样目录时，可做为卷内目录保管。备考表的填写包括以下内容：1.标明卷内文件的件数与页数；2.说明卷内文件残缺破损情况（无者不写）；3.填写立卷人、检查人姓名及日期，日期为立卷的完成时间。4.互见号：填写反映同一内容而载体不同另行

6、保管的档案的档号。五、填写案卷封面档案馆号：不填；档号：由两个方面组成：分类号+案卷流水号。基建档案的案卷编号按最下位类分别编流水号，最小类别的案卷按项目从“001”起编案卷号。案卷题名：案卷题名一般由工程项目名称、内容、文种三部分组成。管理性文件为责任者、问题、文种。表格、图纸材料为项目名称、工程部位（子项或分部）+表格、图纸名称。立卷单位：组卷单位；起止日期：填写卷内文件形成的起止日期；保管期限：填写划定的永久、长期、短期。同一档案案卷内文件材料有两种以上保管期限时从长划定；密级：根据已划定的密级填，若没有则不填，特殊情况请示有关领导再填。六、案卷装订基建档案的文件材料需

7、要装订的部分，按归档要求采用“三孔一线”的办法装订。装订前要拆除文件上的金属物，破损和不符合A4或16开规格的文件要先修复（贴补）和折叠，对有文字是在文件装订线上的，应予以粘贴补宽装订边。粘贴文件和封面要用乳胶。图纸可以装订，也可以不装订。对不装订的图纸，需要在每张图纸右下角（标题栏外）加盖档案号章。对于成册的设计图纸（蓝图），如果规格过大的可以整本对折置入盒内，如果此法不能解决问题的，还可订制专用档案盒。散件的图纸多时需单独组卷，不用装订，但要装入独立的、厚度适宜的档案盒中，以盒为卷，填写盒面项目，且