第八章 秘书工作的方法指向与规律ppt课件.ppt

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1、第八章　秘书工作的方法指向与规律第一节秘书工作的方法指向秘书活动中的许多具体工作方法，是要依靠长期实践，通过经验积累经验而产生，不是书本上的一些条条框框所能领会的。2一、为领导工作前期铺垫3秘书做好铺垫工作应该注意：准确把握领导工作目标；1明确领导工作进程与各个环节2做好事前准备3加强同领导的沟通44沟通如同呼吸,是一个人生存所不可或缺的。——戴尔·卡耐基5在一次亚洲企业领袖评选活动中，中国的企业领袖没有一个人上榜。该活动组织者曾给中国某企业的董事长和总经理每人发了一份邀请函，并分别要求他们填写财务报表。结果，该企业的董事长和总经理所发回的财务数据竟然不一样。先不怀疑他们是否造假，但可

2、以肯定地说，他们之间缺少沟通。在评委们看来，连最起码的沟通能力都不具备，还谈什么管理？！6秘书的铺垫性工作方法，可以归纳为：以领导的工作目标为指导，按领导工作进程和将要采取的措施与要求操作。7对领导工作的拓展与延伸，同样是秘书工作的任务，是体现参谋助手作用的重要方面。二、为领导工作拓展延伸8秘书做好拓展延伸工作应注意：123准确把握领导工作预期效果把握后续事物的具体要求注重工作的整体性与连续性9秘书对领导工作拓展延伸的工作方法，可以归纳为：以保证取得领导工作的预期效果为目的，注重工作的整体性与连续性，做好各种后续事务，使工作落在实处，圆满完成。10代劳：是指领导由于公务繁忙、时间有限，

3、而将部分本该领导亲自办理的事务，交给秘书去办理。本来属于领导应亲自办理的公(事)务,由于领导繁忙或时间有限，授权、委托秘书去办。如代表领导出面协调；办理公务；主持会议；接待客人；回复函电等。三、为领导工作补偿代劳11补偿：是指秘书对领导的精力、智力、能力的补偿；12秘书补偿代劳工作注意事项：按照领导的目的要求去办理，不可以领导自居、帮倒忙、乱表态、瞎指挥；严格按照授权范围形式，既不畏首畏尾，也不超越授权；扮演好“双重角色”，即在责任感、使命感上，秘书要从领导角色出发，尽职尽责完成相应的任务；随时加强同领导的沟通，掌握情况变化、事物发展时领导的意图；平时做好充分准备，联系各方面的专家，收

4、集各种有关的信息资料，以备领导一旦需要，能够及时帮忙。13秘书为领导工作补偿代劳的方法，可以归纳为:忠实执行领导意图，严守授权范围，扮演双重角色，注重双向交流，加强平时积累，通过补偿和代劳，促进领导工作效率。14四、配合领导管理时间名人名言盛年不重来，一日难再晨，及时当勉励，岁月不待人。———陶渊明凡是在事业上有所成就的人，无一不是利用时间的能手。——华罗庚放弃时间的人，时间也会放弃他。——莎士比亚15你热爱生命吗？那么别浪费时间，因为时间是构成生命的材料。——富兰克林时间是最为宝贵的资源，如果我们不能管理时间，便什么都不能管理。——彼得杜拉克名人名言161718日本学者关于时间浪费

5、的调查“人们一般每8分钟会收到1次打扰，每小时大约7次，即每天50—60次。平均每次打扰大约是5分钟，总共每天大约4小时，也就是50%。其中约3小时的打扰是没有意义或者极少有价值的。同时人被打扰后重拾原来的思路至少需要3分钟，每天就是2.5小时。”根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的时间损失约为5.5小时，按8小时工作制算，这占了工作时间的68.7%。19不可逆性时间特性不可再生无法积蓄无法替代毫无弹性54321“时间”是最珍贵的资源。20秘书配合领导科学地管理时间，能够确保工作忙而不乱，忙而有序，促进工作秩序的改进与效率的提高。67812123459101121有一位农妇

6、，正在工作，她怎么工作呢？二只手打毛线，一只脚正推动着摇篮，摇篮里睡着一位刚出生不久的婴儿，另外一只脚在推动一个链条带动的搅拌器，嘴里哼着催眠曲，炉子上烧着有汽笛的水壶，耳朵注意听水有没有烧开。但是效率专家觉得很奇怪，为什么每隔一会儿，她就站起来，再重重地坐下去，这样一直地重复？效率专家再仔细一看，才发现这位农妇的坐垫，竟是一大袋必须重复压才会好吃的奶酪。因此效率专家说不必查了，他已经知道高效率的原因了。农妇的效率22科学管理时间的方法主要有：统筹计划时间法合理利用零碎时间法海外的几种时间管理方法ABC分类处理方法（一）（二）（三）（四）23所谓计划使用时间，就是要在时间资源的使用上，

7、做到有计划、定标准，定量运用时间。（一）统筹计划时间法24明确开会目的作好会前准备准时出席会议严明会场纪律会后纪要跟踪会上有议有决会议时间管理ABCDFE25秘书对领导需要完成的任务，可以分为三类:A类是要事急事，需要优先办理；B类是重要而不是很急的事，可以次优办理；C类是一般性事务和可以暂缓的事务，可在时间比较充裕时再办理。（二）ABC分类时间法2680/20原则含义：80%的工作价值来自于20%的工作事项，而剩下的20%的价值来自于80%的