机关实物档案管理规范.docx

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1、机关实物档案管理规范（试行）1、范围本规则规定了归档实物档案的整理原则和方法。本规则适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织的实物档案整理。2、定义本规则采用下列定义2.1归档实物立档单位在其职能活动中直接形成、获得、接受、赠送或者征集的以实物为载体的，并具有长远保存利用价值的历史记录。2.2归档实物整理将归档实物以件为单位进行鉴定、分类、排列、编号、著录、上架使之有序化的进程。2.3件是归档实物的整理单位。一般以每件实物为一件。3收集3.1收集范围3.1.1本单位获得的具有保存价值的各种证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾等。3.1

2、.2本单位举办或承办重大活动形成的有保存利用价值的凭证性实物，包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、纪念邮票、组织机构印章等3.1.3本单位在各种活动中获赠的具有保存价值的纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、题词、字画、票证、礼品、工艺品、牌匾等。3.1.4本单位已宣布停止使用的印信（包括旧印章、印模、徽标）。3.1.5其它有重要保存利用价值的实物。3.2收集要求3.2.1归档实物应在形成或获得实物一个月内向本单位档案部门移交，任何单位或个人不得将归档实物损坏、私存或转送他人。3.2.2收集的实物没有明确标明主题和时间的，移交单位或个人应在移

3、交时对实物的主题和时间进行说明。3.2.3归档的实物应保持整洁、无破损。3.2.4归档的实物应拍照归档，所拍照片纳入本单位照片档案管理，两者之间要建立准确、可靠的标识关系。3.2.5本单位对外交往中赠送给对方的重要实物，也应拍照归档。3.2.6归档实物的移交和征集应符合有关规定和要求。3.3收集时间对具有归档保存价值的实物，单位或个人应及时整理，交档案室归档，一般不应跨年度。4整理4.1整理规则实物档案的整理应遵循保持实物档案的有机联系、便于保管和利用的原则。4.2整理要求4.2.1归档实物应齐全完整。凡是本单位在公务活动中形成、获得、接受、

4、赠送或者征集的各种实物档案应收集齐全、完好无损，整理归档。4.2.2每件归档实物均应转拍照片进行相应归档。4.3整理方法4.3.1鉴定4.3.1.1根据本单位的归档范围，对每一件实物进行鉴定，判断其是否应当归档。4.3.1.2对存有真伪疑义的实物应采取必要措施进行鉴定。4.3.1.3归档实物的保管期限一般划为永久保存。其他无永久保存价值的实物由立档单位造册保管若干年后自行处理。4.3.2分类归档实物应在其全宗——实物类别内，按照年度或类别——年度进行分类。归档实物数量较少（每年少于30件）的立档单位可不进行分类。同一全宗只能选择一种分类方案并

5、保持分类方案的稳定。4.3.2.1按年度分类将归档实物按形成或获得年度分类。采用公元纪年标识，如“2006”。4.3.2.2按类别分类将归档实物按问题进行分类。归档实物按问题一般分为荣誉类、纪念品（礼品）类、印信类。荣誉类包括：证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾等。纪念品（礼品）类包括：纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、题词、字画、雕塑、产品、样品、花瓶等。印信类包括：本单位已宣布停止使用的旧印章、印模、徽标。4.3.3排列根据分类方案，每件归档实物在最低一级类目内按时间先后顺序排列。格式主要有如下几种：格式①：全宗号-实物-件号格式②：

6、全宗号-实物-年度-件号格式③：全宗号-实物-类别-年度-件号实物档案较少的单位（每年少于30件）可选择格式①或②，实物档案较多的单位可选择格式③。4.3.4编号根据排列方式，编制由全宗号、实物档案代号、年度、类别、件号等各选项组成的序列号，即编制归档章。并在实物上粘贴项目完整的归档章（见图1）。平面实物将归档章粘贴在实物正面右下方，立体实物将归档章粘贴在实物底坐。归档章项目包括全示宗号、实物档案代号、年度、类别、件号、参见号。图1：归档章全宗号实物代号年度类别件号参见号长*宽=55*16mm4.3.4.1全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。

7、如无全宗号，则用“000”代替。4.3.4.2实物档案代号：用第一个汉语拼音字母标识，即“SW”。4.3.4.3年度见4.3.2.14.3.4.4类别见4.3.2.24.3.4.5件号：归档实物的排列顺序号。在分类方案的最低一级类目内，按归档实物排列顺序从“1”开始标注。4.3.4.6参见号：指与本件实物有密切联系的其它载体档案的主要档号。4.3.5著录每件实物都应按分类方案，在相应的管理软件上著录各项目要素，并打印出归档目录（见图2）。实物档案归档目录包括件号、题名（文字说明）、材质、型制、年度、类别、参见号、备注。图2：归档目录件号题名材

8、质型制年度类别参见号备注4.3.5.1件号见4.3.4.54.3.5.2题名（文字说明）：综合运用时间、级别、内容、授予者、接受者、实物名称等要素书写文字说明。4.