浅谈如何做好医院基建项目档案管理.doc

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1、浅谈如何做好医院基建项目档案管理摘要：医院基建项目档案医院总体发展规划的重要组成部分。做好医院基本建设档案的管理，充分发挥项目档案在工程建设、生产运营、工程维护和改建扩建中的重要作用，如何及时、有效、完整、系统的做好基建项目档案的收集整理工作，迅速为利用者提供服务，是现代档案管理工作人员的重要职责。关键词：医院；基建项目档案；管理医院基建项目档案是医院档案的重要组成部分，是反映医院基本建设项目进程和医院历史变迁的重要记录。近些年来，国家、地方对医院建设的投入不断加大，许多综合性医院门诊量、住院人数不断增加，原有的病区规划不能满足现有需求，从而制约了医院的

2、长远发展。因此，无论是在原址基础上进行改扩建,或者选新址重建，基建档案管理的重要性愈发凸显，基建档案管理的好坏，直接关系到医院整体建设的发展速度、成本投入，甚至建筑物质量安全。如何及时、有效、完整、系统的做好基建项目档案的收集整理工作，迅速为利用者提供服务，是现代档案管理工作人员的重要职责。1医院基建项目档案管理存在的问题医院的建设规模不断扩大，但是对于基建项目档案的管理仍然存在不少的问题。1、基建项目档案管理重视度不够，相关规章制度或缺乏、或陈旧。许多医院早期对于基建档案的管理与文书档案的管理一样，未进行区分。领导对于基建档案管理的重视度不高，造成基建

3、档案资料保管缺失、分类不统一，不便于后期的查询、利用。没有指定专门的基建档案管理制度，或者制度过时、陈旧，已经不适用于现代基建项目档案管理，未针对本院的实际情况制定符合本单位发展建设规划的基建项目档案分类方案。2、基建档案管理人员专业知识薄弱，缺少培训。一个档案管理员同时负责文书、基建档案的情况在不少单位都存在，文书档案管理员参加的固定培训基本都是针对文书档案管理的内容，不涉及基建档案管理。对于不少文书档案管理员来讲，基建项目档案管理的概念为零，认为按照文书档案管理即可，对基建项目从立项到竣工的各阶段内容不熟知，专业知识薄弱，造成基建档案收集不完整，查阅

4、不方便、重要图纸丢失等情况，不利于医院未来发展建设的需求。3、基建项目资料存放不统一，资料分散。基建项目竣工后，根据项目的实际情况，所有项目资料应由基建资料室收集、整理后移交医院档案室统一保管。但有的医院基建科不设专门的基建资料室与资料员，项目施工方对于基建资料的收集、整理重视度不高，造成基建项目资料存放不统一，分散的情况。4、科室分工不明确，档案交接混乱。个别医院早期不设基建科，或者由院办公室同时承担基建建设管理，造成科室分工不明确。同时由于基建项目资料分散，档案交接过程混乱，甚至个别人员自己保管重要的基建资料，不明确档案的归档重要性。5、基建项目档案

5、管理信息化程度低下，甚至没有。传统的文书档案管理软件不一定不包含基建项目档案内容，即使含有基建项目档案管理板块，也不一定适用于不同单位。个别单位还在使用传统的Office软件录入基建项目档案信息，不便于后期的档案再利用。2如何做好医院基建项目档案管理工作1、提高意识，加强对基建项目档案管理重要性的认识。要想做好基建项目档案管理工作，首先医院领导要高度重视，医院成立基建项目领导小组，基建科下设基建资料室，指定专人负责基建项目资料的收集、整理工作。医院工程项目资料由医院档案室统一存档管理，需要向医院有关部门报送的档案，由医院档案室统一报送，资产管理（维修）单

6、位需要利用工程项目资料，可以向医院档案室申领副本或复制。建设、勘察、设计、施工、监理等参建单位都应将工程项目资料的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围，各单位应指定专（兼）职档案管理人员负责工程项目资料的收集整理工作。档案管理部门负责监督、检查、指导有关工作，做好对参建单位档案工作的日常业务跟踪和业务培训，并负责验收和接收归档工程项目资料。医院在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程项目资料的套数、质量、费用、移交时间和整理要求等项内容，设专门条款加以明确。2、做好工程项目资料的收集整理工作2.1工程项目建

7、设过程中，主办单位、施工单位、勘察设计单位、工程监理单位、工程质量监察部门，应在各自的职责范围内搞好建设项目资料的形成、积累、整理、立卷、归档和保管工作。属于医院归档范围内的工程项目资料，有关单位应按规定及时整理，经项目部工程部门和医院运营部门审核通过后，移交医院档案室。2.2工程项目实行总承包的，各分包单位负责收集、整理所承包工程的项目资料，交总承包单位汇总、整理。竣工时由总承包单位向主办单位提交完整、准确的项目资料。2.3工程项目由几个单位分包的，各承包单位负责收集、整理所承包工程的项目资料，交建设单位汇总、整理，或由建设单位委托一个承包单位汇总、整

8、理。2.4项目前期可行性研究、设计基础资料、工程管理文件及设计单位等提交的设计文