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1、浅议如何做好当前会计档案管理工作 摘要：本文阐述了会计档案的概念及种类，分析了当前会计档案管理存在的问题，介绍了加强会计档案管理的措施。关键词：如何做好；当前；会计档案；管理工作中图分类号：F275文献标识码：A文章编号：1会计档案的概念及种类会计档案是机关、团体、企事业单位或其它经济组织在经济活动中自然形成的并按照一定规律归档保管的会计信息载体,主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表和其它有关会计工作的文件。会计档案是过去业务活动和经营管理的实录,因此凡是经过会计部门和由会计部门产生的不同介质的文件、资料都应该成为会计档案管理的内容。7广义的会计档案可分
2、为以下几类:一是会计法规、制度类,主要是指国家财政部门的法规性文件,地方各级财政部门的规定、细则、制度等文件,本单位的会计制度、会计规划、会计总结、会计报告等。二是会计核算文件类,主要指在本单位日常会计活动中产生的各类文件,包括会计凭证、会计账簿、会计报表、计算机磁盘和纸带文件等。三是会计预测类文件,指对会计核算文件经过分析加工而产生的一些预测信息,包括资金预测、成本预测、利润预测等。四是会计决策类文件,主要指运用会计信息做出经济决策的有关文件,包括财务资源决策、设备更新决策、产品生产和定价决策、会计政策选择决策、税务筹划决策以及经营决策等。五是会计监督类
3、文件,包括会计检查文件和会计审计文件。六是会计资料类文件,主要是指重大的经济合同、重要的会议记录等。狭义的会计档案是指会计核算文件类,即在本单位日常会计活动中产生的各类文件,即会计凭证、会计账簿、会计报表等。传统的会计档案主要指纸质档案,是在手工环境下产生的。会计电算化是以计算机技术为手段,在会计核算和财务管理领域替代手工操作,从事记账、编制会计报告以及财务管理等过程。在会计电算化过程中形成并归档保存的各种账簿、报告、凭证,存储会计数据和程序的软盘、光盘及其它存储介质,系统开发运行中编制的各种文档及其它会计信息资料均属于电算化会计档案的范畴。2当前会计档案
4、管理存在的问题2.1会计档案管理法规不健全7企业经营机制不断转换,经营方式不断更新,新情况、新问题不断出现,而与之配套的会计档案管理机制并未建立健全。目前,我国会计档案管理方面的法律、法规仅有《会计法》、《档案法》中的少数内容及不具备法律效应的《会计档案管理办法》,而且一些规定与建立现代企业制度的实际不相吻合,缺乏适应现代企业制度的会计档案管理法规,在以法制经济为基本特征的市场经济体制下,无法满足推进企业体制改革和建立现代企业制度的要求。2.2会计档案监督机制不完善一是会计信息披露进程中的政府监管不足,准则、法规执行的监督不力,缺乏效率;会计信息失真的法律
5、责任界定不完善、责任追究力度不够。二是注册会计师制度不完善,一方面注册会计师既要对受托单位的会计信息进行客观公正的审计,又要收取审计费用,对被审计单位依赖性强;另一方面注册会计师行业还没有形成有效的监管机制,部分从业人员专业素质差。三是企业内部监督机制不完善,领导不重视,内部制度得不到落实,会计基础工作薄弱。2.3计算机系统、网络安全及会计软件存在隐患7首先,计算机系统由许多部分组成,每个部分都有薄弱环节,极易遭到攻击或破坏,如数据易被篡改、软件被修改或破坏、安全存取功能薄弱等。其次,计算机系统的自身安全和保护功能非常薄弱,网络系统的安全技术尚在建立和完善
6、之中,信息易被窃取或泄露、非法增删改,计算机病毒的破坏性极大。此外电算化会计系统只有在会计软件的支持下才能运行并发挥作用,会计软件对经济业务的处理是否真实、合法起决定性作用。而现在会计软件在开发中重功能、轻安全的现象普遍存在,可能存在会计软件处理功能陷阱,或会计软件运行与维护陷阱对系统的破坏性极大。2.4从业人员的业务素质有待提高档案管理人员的素质和能力是决定电算化会计档案管理自动化程度高低的关键因素。由于会计档案管理人员的电算化操作能力较低,缺乏档案管理专业知识,电子档案管理意识薄弱,导致不能及时按规定将财务系统中的会计资料备份到外存储器中保存,或不能正
7、确进行电子文档的备份和检查,造成会计资料的假备份,出现磁盘上的标签与电子文档不符的现象。一旦因意外或人为错误造成系统数据的丢失、破坏,就不能在最短时间、最小损失下恢复原有的会计资料,影响电算化系统的正常工作。3加强会计档案管理的措施3.1建立健全相关法规和制度建立切实可行的管理制度,如制定细化的《电算化会计档案管理办法》、《电算化会计档案岗位责任制》、《电算化会计档案操作管理制度》、《安全保密制度》、《计算机硬软件和数据管理制度》等内部管理制度,确保电算化会计档案的安全。档案部门和财务部门应加强对信息时代电算化会计档案管理重要性的宣传,认真学习《档案法》、
8、《会计电算化管理办法》、《会计电算化工作规范》等,加强电算化会计档
