浅议配网工程项目档案电子化管理

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1、浅议配网工程项目档案电子化管理　　摘要：配网工程项目档案贯穿整个工程建设，是电网系统建设和管理过程中的一项十分重要的工作。目前，配网工程项目档案的电子化和信息化将成为必然趋势，如何做好配网工程项目档案的电子化归档与管理，确保有保存价值的电子文件真实、完整、有效，使电子档案得以安全保存和有效利用，是基层档案管理部门首要关注的焦点。文章主要阐述了配网工程项目档案电子化管理的重要性，并浅谈配网工程项目档案电子化管理中存在问题及对策。关键词：配网工程项目档案管理信息化中图分类号：G271文献标识码：A文

2、章编号：配网工程项目档案是电网系统建设的重要组成部分，它凝结了工程管理技术人员、操作人员的智慧，是工程建设过程、工程实体状况、工程建设质量的最原始，也是最真实和全面的记录。在以数字信息化为代表的今天，紧跟时代步伐，突破传统的工程项目档案管理手段和模式，实现配网工程项目档案电子化管理已然是一个十分紧迫的话题。1配网工程项目档案与电子化管理的重要性1.1配网工程项目档案的特征配网工程的档案是电网建设改造过程中构成的基础材料，是全部工程建设的原始记录。8其不但是配电网工程项目建设投产、竣工以及达标验收

3、时不可或缺的重要组成部分，更是将来电网生产运营、改建扩建等提供基础材料和主要依据。配电网工程建设项目档案工作主要具有以下个方面的特征：一是具有特定的工作对象。也就是对一项具体工程进行的档案管理；二是具有特定的工作内容。检查、督导工程建设项目档案资料的构成、汇集、归类等实行建设项目档案的整理、鉴定、保存与进一步发掘使用；三是具有特定的作用。对工程项目之可行性研究、项目审核、工程规划、工程施工管理、工程竣工验收、工程质量验收评估、生产准备阶段、试生产期间以及投产后的生产与管理等诸项工作创造依据与服务

4、。1.2配网工程项目档案电子化管理的重要性配网工程项目档案是指在电力项目工程建设活动中直接形成的对企业有保存价值的文字、图纸图表、声像等各种载体文件材料。项目档案收集得是否齐全、完整，内容是否准确，直接影响到工程竣工投产后的生产、维护、改扩建乃至经济效益的产生和提高。而随着现代计算机技术数字化、网络技术以及通信技术的快速发展，配网工程项目档案的电子化和信息化将成为必然趋势，做好配网工程项目档案的电子化归档与管理，将成为工程项目顺利开展以及日后提供利用的必要前提和保障。8传统的档案管理模式是利用纸

5、张记录文字、数据和图形，利用照相机或摄象机胶片记录影象，利用录音机磁带记录声音。这些都属于模拟存储介质，主要工作是建立目录数据库和全文数据库，难于实现高效率的信息处理、检索和传输，存储介质占用的空间也很大。当前办公自动化OA系统与项目管理软件等先进手段连接起了方方面面的高速信息网络，其服务结构和服务目的都会出现质的变化。2配网工程档案管理中存在问题分析就当前的配网工程项目档案管理的整体情况而言，我们在工程档案管理上的信息化程度并不高。一些电力公司甚至缺乏工程档案数据库的建设，一些档案管理人员对计

6、算机技术在档案管理中运用不熟悉，对工程项目档案电子化的管理方法与途径也不了解。具体而言，问题主要有以下几个方面：2.1工程档案管理手段落后近年来，一些电力公司的工程项目档案管理人员仍采用传统的管理方法，把档案只是作为一种文本和资料来保管。工程档案管理人员的工作也仅仅是对档案进行收集和整理。但是，许多配网工程项目本身档案文本的数量非常庞大，因而在工程项目建设过程中，传统的管理手段虽然花费了大量的人力和物力，但是往往时效性比较差，很难做到与工程项目建设管理同步。2.2档案信息数据库建设落后8目前，一

7、些电力公司虽然也在工程项目档案的管理中引入了计算机，但整体而言还停留在计算机制表和查阅等初级阶段，没有完全走上信息化管理的轨道。在档案信息数据库的建设上，数据信息不完整、不准确、不及时，造成工程电子档案失真，不能反映现实情况，从而影响了档案的使用，没有发挥出信息化管理本身应有优势。2.3工程档案管理缺乏规范性由于我国在配网工程项目档案电子化管理方面整体没有明确的章程，造成工程档案电子化管理过程中存在着许多不规范。在实际工作中，由于配网工程项目的施工单位很多，工程电子档案的管理上缺乏程序化、规范化

8、，直接造成工程档案的信息化复杂，一些重要的电子文档和资料由于保存不规范而丢失和毁损的现象时有发生。2.4工程档案信息化缺乏人才在数字化时代，配网工程档案电子化管理不但需要懂档案管理知识的人员，还要求管理人员能够熟悉先进的信息科学和管理技术。但是，目前许多电力公司从事工程档案管理的人员中，存在着严重的知识结构不合理、文化层次水平不高等问题。不少企事业单位对工程项目档案管理本身不够重视，缺乏足够档案信息化技能培训。3配网工程项目档案电子化管理的对策3.1技术支撑是配网工程项目档案电子化管理的基础8高