公文格式与公文处理流程讲义

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公文格式与公文处理 123公文格式要求公文收发流程公文常见错误2 一、设计公文格式的依据和目的一、设计公文格式的依据参照《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》（GB/T9704-1999）二、设计公文格式的目的适应经济发展形势和公文处理工作的需要3 二、公文的要素眉首置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm)以上的各要素主体置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素版记置于主题词以下的各要素公文的要素分为眉首、主体、版记三部分4 （一）眉首部分公文份数序号秘密等级和保密期限紧急程度发文机关标识发文字号签发人5 1、公文份数序号公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。2、秘密等级和保密期限秘密等级是指涉密公文的保密程度，分“秘密”、“机密”、“绝密”三级。涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号，“秘密”、“机密”、“绝密”公文均应标注保密期限。标识秘密等级时，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。6 3、紧急程度急件公文分为“特急”、“急件”两种。其中，电报应当分别标识“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧密程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。7 8 4、发文机关标识发文机关标识由发文机关名称和“文件”二字组成。对一些特定公文可只标识发文机关名称（函件）。发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称。标识位置是上边缘到版心上边缘25mm处，上报的公文发文机关标识在上边缘到版心上边缘80mm处。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号一般应小于22mmX15mm。联合行文时，主办机关名称排列在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。联合行文机关过多时，必须保证公文首页显示正文。9 10 11 5、发文字号由发文机关代字、年份、序号组成，如“苏政发〔2021〕17号”，“苏政发”指发文机关代字，“〔2021〕”指年份，“17号”指发文序号。整个意思就是江苏省人民政府在2021年所发的第17号文件。标识位置在发文机关标识下空2行处，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年代应用全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位，即不编为001，不加“第”字。12 6、签发人上报的公文需标识签发人姓名平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人从第2行起在与主办单位签发人姓名对齐处按发文机关顺序依次顺排，同时，使发文字号与最后一个签发人姓名同处一行，并下移红色反线，使红色反线与发文字号继续保持为4mm。13 14 15 （二）主体部分公文标题主送机关正　　文附　　件成文时间发文机关印章附　　注16 1、公文标题一般由发文机关名称、概括而成的公文主要内容和公文种类组成。如《江苏省人民政府关于大力发展民营科技企业的决定》、《江苏省人民政府办公厅关于进一步做好春季农业生产和当前农村经济工作的通知》等。公文标题是文件内容的高度概括，文字要求准确、简要、概括。书写时要居中书写，用2号小标宋体字。回行时要注意做到词意完整，排列居中对称，间距恰当，做到既有美感，又要避免产生异义。除法规、规章名称加书名号外，公文标题一般不用标点符号。17 2、主送机关指公文的主要受理机关，书写时应当使用全称或规范化简称、统称。上行文一般只写一个主送机关，必须同时报送几个主送机关的，可以用抄送形式；下行文可以有两个以上的主送机关。如果主送机关过多，则一般用规范的统称，如“各市、县（市、区）人民政府，省各委办厅局，省各直属单位”等。标识位置在标题下空1行处，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下，抄送之上，标识方法同抄送。18 19 3、公文正文标识在主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。4、附件公文如有附件，在正文下空一行左空2字处，用3号仿宋体字标识，后标全角冒号和名称。附件如有序号，使用阿拉伯数码，如“附件：1××、”。附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第l行顶格标识“附件”，有序号时标识序号。如附件与公文正文不能一起装订，应当在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。20 5、发文机关印章。单一机关制发的公文盖印的位置一般应上距正文2mm～4mm，以端正、居中、下压成文时间为标准。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。联合行文的印章：当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，应将各发文机关名称排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布。最后一排印章之下右空2字标识成文时间。21 22 23 24 25 6、附注指需要说明的其他事项。公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。上行文的“请示”文种中，应当在附注处注明联系人的姓名和。26 （三）版记部分主题词抄送机关印发机关印发时间版记应置于公文最后一面(封四)，版记的最后一个要素置于最后一行。27 1、主题词主题词是进行文献标引、存储、检索等工作的工具，位于附注之下，抄送机关之上，它是实现机关办公自动化，提高办公效率和质量的一个重要环节。一般的排列次序为：反映公文内容的主题词在前，反映公文形式的主题词在后。在单主题公文中，反映公文中心内容的主题词在前，反映公文分述内容的主题词在后；在多主题词公文中，反映公文内容的各主题词按其出现的先后次序排列。主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号，词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。28 主题词标引方法（一）一份文件的标引，除类别词外最多不超过5个主题词。（二）标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。（三）一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。（四）根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引。（五）当词表中找不出准确反映文件主题内容的类属词时，可以在类别词中选择适当的词标引。同时将能够准确反映文件内容的词标在类属词的后面，并在该词的后面“△”以便区别。29 2、抄送机关。指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。公文如有抄送，在主题词下一行，左空1字用3号仿宋体字标识，后标全角冒号。抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐。在最后一个抄送机关后标句号。3、印发机关和印发时间。位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置，用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。30 （四）公文格式运用中应注意的几个问题1、格式中的用线。（1）在眉首与主体之间，一般用一条红色的间隔线。使用这条线的区别是，党的领导机关如中央、省委、地委、县委文件的间隔线中间有一颗红角星，行政机关如国务院、省政府、市政府、县政府的文件一般采用一条连续的横线，中间没有红角星。这条线一般在发文字号下4mm处与版心等宽，采用红色反线。（2）版记中各要素之下均加一条黑色反线，宽度同版心。31 2、当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。3、排版规格与印制装订要求。（1）排版规格。正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。（2）印刷要求。双面印刷，页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BI100％，红色油墨应达到色谱所标Y80％．M80％。印品着墨实、均匀，字面不花、不白、无断划。（3）装订要求。公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1／4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm。32 4、页码。用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行处。数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字，空白页与空白页以后的页不标识页码。附件单独编页码。5、版记置于最后一面(封四)，版记的最后一个要素置于最后一行。也就是说版记一定要放在公文的最后即公文的最后一面（标准规定公文双面印刷）的最下面的位置。之所以这样规定，是为了保证公文的完整性。因为公文的开始部分很明显，即印有红头的首页，而结束部分就是版记。这样，红头与版记之间的所有部分都是公文不可缺少的部分，由此可以准确认定公文是否完整。33 版记确定位置常见问题及解决(1)公文主体之后的空白容不下版记的位置，需另起一页标识版记，此时版记要放在最后一面，即使前一面完全空白也没有关系。(2)公文的篇幅如果在一个折页(即有四面)以上，这时公文的页数一般应是4的倍数，此时版记也一定要放在最后一面，而不管前面的空白有多少(一般不会超过3面)。(3)公文有附件。如果附件最后的空白能够容下版记，而该页又正是4的倍数，此时版记应置于该空白处，以免造成不必要的浪费。如果附件是被转发的文件，该文件后面也有版记，此时被转发文件的版记不能代替转发文件的版记，转发文件还应标识自己的版记。34 6、公文的结构层次为：一、（一）1、（1）小标题为3号小标宋体字或黑体字公文一般最多四个结构层次35 公文收发流程收文处理程序发文处理程序公文的核稿36 收文处理程序第一步、收文登记：登记公文的各要素第二步、收文分办1、收文登记当日，填写《文件阅办卡》，由办公室主任根据文件的性质和要求，提出主办、协办部门，是否传阅，传阅范围等初步处理意见，报主要领导阅示；2、难以确定主办部门的文件，应与有关部门协商，或请求领导确定主办部门。上级来文一般至上而下传阅。3、办公室要对公文的办理进行跟踪、检查、催办，及时向领导报告有关情况，必要时开展专项督查。第三步、文件办结后要及时存档。37 发文处理程序第一步、拟稿一般文稿按照分工，谁主管谁拟稿。涉及两个以上部门的事项，应以一个部门为主，负责牵头，与有关部门协商一致再拟稿。必要时可由分管领导组织有关部门、下属公司研究后，提出方案，指定专人拟稿。第二步、核稿与会签办公室主任负责核稿。必要时须进行会签。第三步、签发发文核稿或会签后，报公司主要领导审阅、签发。38 第四步、打印、盖章1、文件打印必须符合规定。2、文件校对由拟稿人负责，校对后签名。3、用印必须符合公司印章管理使用的有关规定。第五步、发文1、发文要登记公文的发文文号、标题、发送单位、份数、附件、日期等要素。2、根据情况确定最简捷、最有效的传递方式。39 公文的核稿1、是否需要行文；2、是否符合有关政策法规以及现行规章制度和上级机关的有关规定，与其他文件有无矛盾和脱节；3、提出的要求、措施、办法和意见是否明确、具体、切实可行；4、公文格式、文种、行文名义、发送范围是否恰当，附件和相关文件是否齐全，文字、语法、标点符号、段落是否准确；5、在不改变原意的情况下，可进行删节和文字加工；6、对不符合上级规定，与有关文件矛盾的，问题阐述不清的，核搞人提出意见，退拟稿人重办。40 公文常见错误文　种公文格式行文规则公文内容41 一、文种使用常见错误文种使用不正确什么是文种？在公文写作和处理中，把性质和用途相同的公文归并为同一种，对每一种公文规定了固定的名称，这就是文种的名称，即公文种类，简称文种。文种是公文必不可少的组成部分，所有公文都必须在标题中标明文种。不用、错用或生造文种，都会损害公文的效用。42 选择文种的依据公文处理的有关规定与受文单位工作关系作者权限行文目的和行文要求43 二、公文格式常见错误（25）发文机关标示不正确发文字号标识不规范签发人、会签人标注不规范标题不规范主送机关不准确正文结构、层次、序数不符合要求文中附件标题与文后附件标题不一致附件标注不符合规范要求文件误作为附件标注附件不符合规范要求成文时间标注不规范未加盖单位公章或不符合盖章要求主题词标注不规范抄送机关名称不规范印发日期与成文日期间隔超过2个工作日报送日期与印发日期间隔超过2个工作日用下行文格式印制请示件用上行文格式印制下发件标注无印刷份数文件印制不规范不美观不工整公文页码标注不规范公文用纸、装订不规范排版规格不规范上行文没有按照要求标注联系人、联系联系不准确版记格式不规范44 三、行文规则常见错误（13）越级请示和报告属于本单位职权范围内日常性业务工作向公司行文涉及其他单位、部门职责未经充分协商和会签即向公司行文多头报送邀请领导出席活动的请示没有附活动方案邀请领导讲话的请示没附讲话代拟稿请示件不是一文一事请示件未写明请示事项以单位名义向上级机关负责人行文报告中夹带请示事项缺领导批示复印件缺备查文件复印件缺相关背景材料45 四、公文内容常见错误（16）不符合国家法律、法规及其他有关规定语言文字不规范标题与请示内容不一致情况不属实文字超出字数要求文字前后表述不一致文中人名有误文中职务有误文中单位名称有误文中地名有误文中时间有误文中数字有误文中标点符号有误引用文件标题不规范引文不准确使用国家非法定计量单位46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79