公文写作和公文处理流程

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集团公司机关公文处理二○○七年七月 目录公文概述公文写作基础知识集团公司公文处理流程公文常见错误示例 公文概述——公文的定义公文是国家机关或其它社会组织（企业）在行使职权和实施管理的过程中形成的具有法定效用与规范格式的文件材料。小贴士文书：可以作为所有文件材料总称，既可指公务文书，也可以指私人文书，是一个整体概念。最早出现于西汉。文件：广义上说：它同文书一样，既可指公务文件，也可指私人文件，有时也可以指文件材料的总称。狭义上说：文件主要是指机关、组织制成和发布的具有固定格式和文件版头的正式行文。最早出现于清末。公文：是指各机单位为了办理公务而形成的文件材料。出现于东汉末年和三国时期。 按发文机关性质划分1.法规文件：是指由中央和地方各级权力机关、行政机关所制发的法律、法令和行政法规与规章文件。（包括：A.法律文件B.法令文件C.行政法规与规章文件。）2.行政文件：是指国家机关在日常公务活动中所形成和使用的文件。3.党的文件：是指由中国共产党的机关、组织形成和使用的文件。按秘密程度划分1.秘密文件：指内容涉及党和国家的秘密，需要控制知密范围和知密对象的文件。3.公布文件：是指向人民群众和国内外公开发布的文件。2.普通文件：是指相对秘密文件而言的，从这个角度说，也可称为非密文件。按行文关系划分3.平行文：是指同级机关或者不相隶属的，没有领导与指导关系的机关之间的一种行文。（函）行文关系：指发文机关同收文机关间的公文往来关系。1.上行文：是指下级机关、下级业务部门向它所属的上级领导机关和上级业务主管部门所发送的公文，是自下而上的行文，故称上行文。（请示、报告）2.下行文：是指上级领导机关对所属的下级机关的一种行文。（指示、决定、通知、批复）按公文来源划分1.对外文件：简称发文。是指本机关（或部门）拟制的向外单位发出的文件。3.内部文件：是指制发和使用都限于机关内部的文件。2.收来文件：简称收文。是指由外机关拟制的作为传达其自身机关的意图，发送到本机关（或部门）来的文件。公文概述——公文的分类按公文内容性质划分1.指挥性文件：是指上级领导机关对下级机关或群众发出的用以领导和指导工作的公文。（命令、指示等）2.规范性文件：是指由机关、组织、社会团体制定的，要求其成员在活动，工作等方面严格遵守的行为规范3.报请性文件：是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、请示问题时所使用的陈述性，请求性公文。4.知照性文件：是指机关单位发布的需要周知或遵守，以及各部门之间联系工作，通报情况所使用的公文。5.记录性公文：是指各机关、组织用以记载公务活动以备查考的公文。 公文概述——公文的种类1996年5月3日,中共中央办公厅《中国共产党机关公文处理条例》规定公文种类：共计14种1.决议8.报告2.决定9.请示3.指示10.批复4.意见11.条例5.通知12.规定6.通报13.函7.公报14.会议纪要中央办公厅1993年11月21日,国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》规定公文种类:共12类13种1.命令（令）7.通报2.议案8.报请3.决议9.请示4.指示10.批复5.公告、通告11.函6.通知12.会议纪要国务院办公厅一般地，国家行政机关、企事业单位执行国办文种规定；各级党组织执行中办文种规定。 公文概述——集团公司常用文种适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。适用于对重要问题提出见解和处理办法。适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。适用于向上级机关请求指示、批准。适用于答复下级机关的请示事项。适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。适用于记载、传达会议情况和议定事项。决定意见批复请示报告通报通知通告决定函 公文概述——公文的格式公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。(一)涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。(二)紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。(三)发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。(四)发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。(五)上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。(六)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。(七)主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。(八)公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。(九)公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。(十)成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。(十一)公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。(十二)公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。(十三)抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。 公文概述——行文的规则行文关系根据隶属关系和职权范围确定政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式。受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。公文一般不得越级请示和报告。除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。“请示”不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。 目录公文概述公文写作基础知识集团公司公文处理流程公文常见错误示例 公文写作基础知识——公文写作特点被动写作遵守性强讲究格式规范性强…对象明确针对性强集思广益群体性强…决策之作政策性强紧迫之作时限性强公文写作 公文写作基础知识——公文起草1.由一人准备、选取材料并构思布局直至拟写成文。2.由多人共同讨论、构思和准备材料，最后由一人执笔起草。3.由起草小组共同酝酿，多人分工执笔，一人统稿贯穿成文。 公文写作基础——语言特点准确准确：是公文语言的主要特征和基本要求。简明简明：用最少的文字表达尽可能多的内容。庄重庄重：指公文用语必须讲究庄严、郑重。得体得体：一是发适应行文的语体风格。二是要分清上下级关系，掌握好分寸。三是要多运用公文的专用语。 公文写作基础——公文构成要素指定项目1.公文管理标识（包括印制顺号、秘密等级、缓急时限等）2.发文机关版头3.发文字号4.公文标题5.正文6.页码选择项目1.签发人2.题注3.主送机关4.无正文说明5.附件说明6.注释及特殊要求说明7.主题检索8.抄送机关和印发说明 目录公文概述公文写作基础知识集团公司公文处理流程公文常见错误示例 承办部门办公室集团公司公文处理流程——收文交换室签收、分送总经理办公室启封、登记总经理办公室签署分办意见具体人员承办集团公司分管领导办后存档年终送办公室归档根据集团公司领导批示分送,催办阅批报送 集团公司公文处理流程——发文相关部室领导签批办公室核稿会签部门会签办公室分办送集团公司分管领导阅批办公室印发 集团公司公文处理流程——签报（请示、报告）拟稿部室领导签批、登记办结后办公室存档会签部门会签办公室分办送集团公司分管领导阅批办公室向呈送单位通报办理情况有关部门办理 集团公司公文处理流程——印章使用是否是否需要集团公司主管领导签批填写用印单本部室领导签字办公室主任签字集团公司主管领导签批办公室盖章 集团公司公文处理流程——合同审批填写合同审批表集团公司分管领导签批本单位综合部门审查相关部室会审合同主管部门审查法人代表签署 目录公文概述公文写作基础知识集团公司公文处理流程公文常见错误示例 公文常见错误（一）签报与发文先后次序问题一些重要文件在正式行文之前，需要通过签报的形式报请集团公司领导审批，领导批示同意或提出意见，经修改后，再正式行文。目前发现有的单位、部门签报、发文流程并行，这样做会破坏正常的办公程序，干扰领导决策，影响发文的严肃性。发文的顺序问题文种的使用问题请示与批复使用中的错误 公文常见错误（一）签报与发文先后次序问题发文应注意先后顺序、因果联系。有的单位要印发一个文，文中提到作为依据的文件却还没有形成；还有的指导意见还未下发，就已经下发实施方案，这类问题应该避免。发文的顺序问题文种的使用问题请示与批复使用中的错误 公文常见错误（一）签报与发文先后次序问题文种使用不当，最多见的是该用“函”却使用了“请示”、“报告”。如：主送财政部、国家税务总局，标题是《中国邮政集团公司关于邮政企业与中国邮政储蓄银行及分行之间关联交易收入免征营业税的请示》。首先，作为“请示”，主送两个单位，多方请示，违反了请示公文主送机关只能是一个的行文规则。另外，“请示”的发送单位必须是与制发单位主体有隶属关系的直接上级机关。而“函”主要用于平级机关，或不相隶属的机关之间的公务，可用于向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。所以这份公文的标题正确写法应该是《中国邮政集团公司关于申请邮政企业与中国邮政储蓄银行及分行之间关联交易收入免征营业税的函》。同样，主送财政部的《中国邮政集团公司关于行政事业单位资金清查工作的报告》，标题应该写作《中国邮政集团公司关于报送行政事业单位资金清查工作报告的函》。发文的顺序问题文种的使用问题请示与批复使用中的错误 公文常见错误（一）签报与发文先后次序问题有个别单位把性质相同的多件事在同一个文中批复；还有的把多个批复压缩打包，放在一个文中。这样做的初衷虽然是为了提高工作效率，但却违反了“一请示一批复”的行文规则，反而会影响工作效率。发文的顺序问题文种的使用问题请示与批复使用中的错误 公文常见错误（二）内容空洞，语言无物思路不清，逻辑混乱错别字、病句、标点错误基本要素不全行文中常见的问题不按隶属关系行文党政行文不分向领导个人报送写作中常见的问题多头报送请示 谢谢大家