（房地产行政管理）会议管理作业指引

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1、会议管理作业指引编号：JH-OP-XZ04版号：A/0页码：第5页共5页会议管理作业指引编制日期审核日期批准日期修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人会议管理作业指引编号：JH-OP-XZ04版号：A/0页码：第5页共5页1目的规范公司会议管理，提高会议质量，降低会议成本。2适用范围适用于公司的各类会议。3术语和定义3.1总经理办公会议：是公司经营管理层决定重大事项的重要会议形式。3.2运营管理会：通过建立运营管理会议机制，确保完成公司年度经营管理目标。3.3公司工作例会：是公司定期召开的会议形式，包括公司月工作例会和周工作例会。3.4年终

2、总结会议：会议由总经理主持，公司全体员工参与，对公司年度工作进行的总结及对下年度工作进行计划安排的会议。3.5部门工作会议：是由部门负责人召集和主持，针对部门工作的会议。3.6公司级会议：指跨部门召开的会议，包括总经理办公会、公司工作例会、公司年度总结大会、全体员工会议。3.7节庆活动/会议：公司节日庆典、内外联谊活动、需要统一策划的大型会议等。4工作程序4.1会议计划与统筹4.1.1行政管理部已列入计划的会议，应提前一周通知相关部门及人员。4.1.2行政管理部已列入计划的会议如需改期或需安排新的临时会议时，会议召集部门应提2天完成会议提议和报批手

3、续，并报请行政管理部调整会议计划。4.1.3会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：公司例会、公司临时行政会议、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。4.1.4行政管理部根据各类会议的需求，安排会务。4.2会议准备4.2.1会议组织部门及会议通知的时间要求、通知方式：会议组织部门应按照预先确定的会议计划，及时用发放会议通知、工作联系函、电话、传真等形式，告知需要参加会议的人员：会议时间、地点、主题、参会人员、需要参加人准备的事项等。会议管理作业指引编号：JH-OP-XZ04版号：A/0页码：

4、第5页共5页事项会议形式会务组织部门会议通知的时间要求会议通知方式董事长/总经理办公会行政管理部提前一周通过内部网、传真发出通知，再打电话和与会人员确认运营管理会行政管理部提前一周通过内部网、传真发出通知，再打电话和与会人员确认公司工作例会行政管理部根据公司情况和阶段性要求事先设置根据公司情况和阶段性要求事先设置年终总结大会行政管理部提前半个月先通过内部网、传真发出通知，再打电话给部门主管确认，部门主管负责通知本部门的其他员工跨部门专项会议会议提议部门提前1天以上通过内部网、传真发出通知，再打电话和与会人员确认部门工作会议部门经理部门经理可根据实际

5、工作需要提前通知电话通知与会人员1.1.1会议的其它准备工作：a）在公司内部会议室召开的会议，主办部门应提前通知前台安排会议室，有特殊要求的会议可选择有投影、麦克风的会议室，有选择性地要求配置鲜花、横幅、茶水服务、手提电脑、麦克风、录音笔、笔记本、白板笔等。b）节庆活动等需要统一策划的大型会议，按照活动策划安排进行。1.2会议召开1.2.1与会者提前5～10分钟到会场，并在《会议签到表》上签到。1.2.2主持人将会议的议题、议程、须解决问题、应注意的问题等进行说明。1.2.3与会人须遵守以下规定：a）会议发言应言简意赅，紧扣议题。b）遵循会议主持人

6、对议程控制的要求。c）属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言。d）遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动，原则上不允许接听电话，如须接听，请离开会场。e）做好本人的会议纪录。1.2.4会议记录员的工作要求：a）以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，必要时使用录音笔记录并保存在电脑上，事后整理。b）会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性。c）对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样。d）会议原始记录应于会议当日，会议纪要最迟在下一个工作日呈报会议主持人审核签名。会议管理作业指引编号：JH-OP-XZ04版号：

7、A/0页码：第5页共5页a）做好会议原始记录的日常归档、保管工作，及时将《会议签到表》的考勤记录报考勤人员。1.2会议纪要和决议的发放1.2.1行政管理部负责总经理办公会、公司工作例会、年度工作会议的会议纪要、决议的发放。1.2.2会议组织部门的资料员负责跨部门专项的会议纪要、决议的发放。1.2.3部门的资料员负责部门工作例会的会议纪要、决议的发放。1.3会议决议事项的督办与跟踪1.3.1行政管理部的督办人员负责总经理办公会、公司工作例会、年度工作会议的决议的督办，并向总经理报告决议的执行情况。1.3.2会议组织部门负责跨部门专项会的决议的跟踪。1

8、.3.3部门的资料员负责部门工作例会的会议决议的督办，并向部门负责人报告决议的执行情况。1.4运营管理会1.4.1会议目的