浅议网络技术在档案管理中的应用

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1、浅议网络技术在档案管理中的应用浅议网络技术在档案管理中的应用　[摘要]随着现代电子计算机及网络技术的不断发展和创新应用，客观带动了我国各级、各类档案管理部门工作效率和质量的提高，并且成为国内档案管理工作未来发展的主流趋势。在现代档案管理工作中，合理应用网络技术不但节省了大量的人力和物力，而且有利于提升档案管理工作的科学性与效率性。本文仅就.L.网络技术在档案管理中的应用进行分析，并且有针对性的提出了技术强化措施，旨在促进国内档案管理工作的进一步发展。　　[关键词]网络技术；档案管理；应用　　与传统的档案管理模式相比，应用网络技术进行档案的管理具有效率高、查

2、阅方便、安全性高等特点，因此，在国内各级机关、档案馆、企事业单位的档案管理中都逐渐开始尝试应用网络技术。虽然国内在应用网络技术进行档案管理中取得了一定的成效，但是由于受到管理软件、管理标准等方面因素的影响，仍然存在较多的技术及管理问题需要进一步强化，必须引起档案管理部门及相关人员的高度重视。　　1应用网络技术进行档案管理的意义　　在现代社会的不断发展中，加强对于各类档案信息的管理具有重要的社会价值和意义。从社会经济发展和管理的角度进行分析，档案资源具有面向社会特殊服务性，是重要社会信息资源之一。面对信息化、网络化的时代，为了提高档案管理和服务的及时性、针对

3、性和实效性，各级档案管理部门需要不断更新观念，创新服务机制，积极运用计算机网络技术，构建与之相适应的档案应用网络系统，达到充分发挥其服务功能的作用，并且促进档案信息管理工作目的的全面实现。档案管理工作中应用网络技术为实现信息资源的共享提供了可能，也对传统的档案信息资源开发利用工作提出了严峻的挑战，是当前档案工作中值得研究的重要问题。　　计算机网络技术在档案管理中的应用，可以节约大量的人力、物力和工作成本。传统的档案工作用人多，工作环节繁杂，占用了大量的人力物力，计算机网络技术的应用，减少了工作环节，使人们从繁杂的手工劳动中得以解脱，不仅提高了工作效率，也节

4、约了工作成本。　　由此可见，利用网络技术实现档案管理的智能化和信息资源共享是切实可行的，也是档案管理工作走向现代化的必然趋势。　　2我国档案信息现代化管理的现状　　目前，在我国的档案管理工作中，网络技术已经得到了广泛的应用，并且基本实现各类档案信息的现代化管理，但是由于受到各类主客观原因的影响，在其实际应用的过程中仍然存在一定的弊端和问题，主要表现在以下两个方面：　　2.1档案管理软件缺乏通用性　　目前，在国内市场中流通的档案管理软件很多，产品各有特点，一般都具备档案管理的基本要求。但从现在档案信息化的发展趋势看，档案管理、办公自动化和电子政务系统趋于一体

5、化。所以系统平台选型要考虑的因素很多。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息现代化的进程。　　2.2档案管理工作的标准化、规范化有待提高　　档案信息管理的前提是基础工作的规范化和标准化。档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。由于历史原因，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广

6、统一标准，这也制约了档案信息工作现代化的管理。　　3提高网络技术在档案管理中实际应用效果的措施　　应用网络技术进行档案管理的作用和意义是不言而喻的，但是如何进一步提升网络技术的实际应用效果，则是摆在国内档案管理部门和工作人员面前的关键性问题之一，如果不能加快对于网络技术的进一步开发和创新应用，极有可能导致事倍功半现象的出现。　　3.1建立网络化的档案管理信息系统　　一是建立局域网，实现办公自动化网络带动档案管理信息人网。例如：国内某大型煤炭企业建立的网络化计算机管理系统，不仅可以连接档案馆和机关各处室，实现办公自动化，而且还可以进行网上检索、利用、服务等。

7、再就是行业系统的跨地区大型网络，如国家电网公司建立的网络化计算机档案管理信息系统，是个跨行业、跨部门、跨地区的大规模计算机网络，它不仅可以使本行业各级各类档案部门联网，而且可以与有关行业的档案部门联网，并使档案信息与图书情报资料等信息一起构成综合性信息网。二是加入互联网。在建立内部局域网的同时，还可以通过各种方式接入互联网。目前有些省市的档案馆相继加入了互联网，向网上用户提供档案数据库的检索服务功能。　　3.2加强信息资源的共享　　随着信息时代的发展，人类的知识和信息总量在急剧增长，面对浩瀚繁杂的质档案内容数字化，另一方面开展具体的编研和资料汇总，这些资料

8、都是档案的数字资源，档案部门的日常工作和具体管理活动都需要不断利用