商务英语信函写作中应遵循的礼貌原则

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1、商务英语信函写作中应遵循的礼貌原则　　[摘要】随着社会经济的迅猛发展，商业信函逐渐成为人们在经济领域内的一种重要的交际手段，通过它人们可以交流信息、联系业务、商谈贸易、磋商、处理问题、传递友谊等。商业信函的特点和功能决定了商业信函中必须注重礼貌策略的表现。商务英语信函是国际贸易双方进行书面商务信息沟通的重要手段,其撰写的成功与否对企业的业务有着极其重要的影响。可见，礼貌在商务信函中的作用不容忽视。　　[关键词】礼貌原则商务英语信函写作　　随着改革开放的深入和全球经济贸易一体化过程的不断推进，我国对外经济贸易得到了很大的发展，国际商务交往越来越频繁。在国际商务交往中，书信则是

2、最重要的书面交往方式。在书信往来沟通中，双方极有可能不曾谋面，而只是以信传情达意。在以信传情达意中，双方应该努力塑造良好形象，争取并保住新老客户，以取得更好经济效益。礼貌是商务信函的重要语言特点。在礼貌原则指导下的信函能够给企业树立良好的形象．进而促进商务活动的顺利展开。　　一、商务英语信函的写作原则　　写作商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。您需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么。一般地，商务信函有以下几个方面的写作原则：　　1、礼貌原则(courtesy)　　礼貌不仅仅是指有礼而已,并不是简单用一些礼貌用语比如you

3、rkindinquiry,youresteemedorder等就可以，它是从一个“您为重”(You-attitude)的角度考虑问题。为了使商务英语文书更具礼节,撰写者还应避免过激、冒犯和轻视的用词。　　2、体谅原则(consideration)　　体谅原则强调对方的情况而非我方情况，要体现一种为他人考虑、多体谅对方心情和处境的态度。当撰写商务英语文书时,要将对方的要求、需要、渴望和感情记在心中,寻找最好的方式将信息传递给对方。　　3、完整原则(pleteness)：在信函写作中,信息完整很关键,所以商务信函中应包括所有必需的信息。　　4、清楚原则(clarity)　　清楚

4、是商务英语信函写作最重要的原则.一封含糊不清、辞不达意的书信会引起误会与歧义，甚至会造成贸易损失。清楚表达应注意选择正确、简练的词以及正确的句子结构。一般地，商务文书的撰写者必须将自己的意思清晰地表达出来,以便对方准确理解。　　5、简洁原则(conciseness)：要求我们用最少的语言表达最丰富的内容。在写作中,我们应当用简短、易懂、直接、朴素的英语,要避免重复、罗嗦,不要将读者的时间浪费在你那难懂的字眼上。　6、具体原则(concreteness)：使所表达的内容准确而又生动。当涉及到数据或具体的信息时，比如时间、地点、价格、货号等等，尽可能做到具体。这样会使交流的内容

5、更加清楚，更有助于加快事务的进程。　　7、正确原则(correctness)：正确原则是指不仅是语法、停顿和拼写正确，也指语言标准、叙述恰当、数字精确、以及对商业惯用语的正确理解　　二、礼貌原则在商务英语写作中的具体应用　　1、运用礼貌语言在商务英语书信交际中，经常使用的尊称语，亲呢语、祝颂语乃至含蓄委婉语等都体现了礼貌原则。礼貌语言的使用，不仅能传递给对方高兴、感激、愉悦等积极情感，同时还可以委婉的提出进一步的要求，这样可以对商务合作的成功起到积极的推动作用。试比较：　　a)YourorderNO．85forl00，000yardsofCottonPrintsArt．NO

6、．1002isrejected．我们拒绝了你方85号关于订购货号1002号印花布十万码的订单。　　b)youthatpleandthegoodsreceivedoccurs,itbarrassing．如果订货样品与收到的货物不符的情况再发生的话，会令人十分b)Ifanotherinstanceofthisdiscrepancybetpleandthegoodsreceivedshouldoccur，itbarrassing．第二个句子比第一个句子更婉转，因此，它就较为礼貌。　　2、突出对方本位(Youattitude)　　在商务英语书信中，我们切记，无论是给谁写信，我们都应

7、从对方的角度来看问题，考虑对方的处境，明白对方的难处，站在对方的立场上。采用你方观点（You-attitude）写信，说明我们理解对方、体谅对方。因此，为了体现礼貌原则，在商务英语信函写作中。人称尽量不使用I或s，pleasedon’t?hesiratetotelIUS如果贵方对任何产品感兴趣请告知我方。　　(2)Tomeetyourrequirementeconcessionstocut3％ofourpriceifthequantityofyourindividualpurchaseisnotlessthan50