会议组织与管理办法

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1、会议组织与管理办法（试行）（东理〔2004〕73号）为进一步加强我院会议的组织与管理工作，使之逐步规范化、制度化，提高会议质量和工作效率，结合我院实际，特制定本办法。一、召开会议的原则1.坚持精简、务实、高效的原则。减少不必要的会议，力求最短的时间和最少的人力、物力、财力，达到会议的最佳效果。2.坚持计划性的原则。要严格执行会议日程表制度，学院和各部门召集的跨部门会议，应在会议召开前一周提交会议计划，上交《学院会议与活动一周安排表》，一般情况下要尽量减少安排临时性会议。3.坚持超前准备的原则。要加强会议的基础工作，从会前准备、议题收集到会中服务、会后总结等，都要制定工作程序，使会务工

2、作纳入规范化、科学化轨道。4.坚持主题突出的原则。要紧紧围绕会议的主要议题，从日程安排、材料组织等各方面保证会议目标的实现。对需要重点研究解决的问题，安排充裕的时间，提供详实的材料，对与会议主题关系不大的问题，不过多安排，以免冲淡主题。5.坚持节俭办会的原则。要严格控制会议经费开支，不讲排场，控制会议时间和参会人员，压缩会议服务人员；一般中、小型会议，不搞形式主义的开幕式和闭幕式。学院办公室是我院会议组织与管理的总协调单位，具体负责各类会议的总体协调与安排。二、会议的种类及负责部门学院的会议就会议性质而言，有学院党政领导例会、综合性会议、部门业务会议及单位内部会议。1.学院党政领导例

3、会（指党委会、党政联席会和院长办公会）由学院办公室负责组织。2.综合性会议由学院办公室牵头组织，相关部门配合。综合性会议指：①以党委或学院名义召开的会议；②要求学院党政几位领导参加的综合性会议；③需要各部门、各单位党政主要负责人参加的会议；④全院党员、教职工或学生大会。3.各种业务会议由各业务主管部门牵头组织，学院办公室协助。4.各单位内部会议由各单位自办。5.为解决各种紧迫问题的现场办公会由院领导指定部门负责组织。相关部门配合，牵头部门草拟会议纪要，并监督决定的落实。纪要及落实的结果要及时送学院办公室备案。上述会议的各牵头单位，负责会议通知的草拟、会议场所的布置，督促和检查会议决定

4、（精神）的落实情况。三、会议召集的基本程序及责任1.确定会议议题：全院综合性会议议题一般由学院党政领导例会确定，业务会议由各业务部门根据解决问题的实际需要提出并由主管院领导审定。各部门在确定会议议题时，务必本着精简、高效和节约的原则，可开可不开的会议尽量不开。必须召开的会议，要精心安排，保证会议开得紧凑，达到预期的目的。2.确定会议议程、日程和确定主持人程序安排。3.确定与会人员名单。综合性会议与会院领导名单由学院办公室进行安排；召开各种业务会议，除安排主管院领导出席外，一般不安排其它院领导参加，尤其是一些应酬性的会议，各单位出席人数也应控制在最低限度，力争选派最有代表性的人员出席，

5、一般情况下院系一级党政领导不必同时出席同一业务性会议。4.草拟会议通知召开学院综合性会议时，由学院办公室根据党政领导例会的决定或学院党政负责人的指示，草拟会议通知；职能部门召开会议时，由各职能部门草拟会议通知。会议通知应含以下要素：会议议题内容、应参加会议的人员、会议召开的时间、会期、会议地点、携带的材料等。5.办理会议报批手续由党政职能部门主持召开的全院专业性会议、牵头召开的跨部门的会议，各单位承办的在学院召开的全国、全省性学术会议，要求院领导出席的会议以及需借用学院公共会议场所召开的各种会议（集会），均需提前一周报学院办公室，以便统筹安排，进行备案。学院办公室在接受各单位的会议申

6、报计划时，要对会议的内容和有关材料进行必要的审核。审核内容包括：（1）是否符合党和国家有关法律、法规和政策。（2）是否有召开的必要，能否通过其它形式达到会议的目的。（3）领导出席人数是否过多，领导有无时间出席。（4）相关会议可否合并召开。（5）会期能否缩短，规模可否缩小。（6）要求召开的会议在时间、地点、与会人员等方面是否与其它已安排的会议冲突。（7）会议材料是否齐备。（8）会议经费是否落实，会议经费来源渠道是否合理，开支情况是否符合财务纪律。6.发布正式会议通知学院办公室在对所有申报材料进行审核后，进行统一安排。会议承办单位领导签字，并于每周四下午5:00前报学院办公室登记。未及时

7、办理申报手续的会议，原则上不再临时安排。会议通知由学院办公室根据院领导的分工范围分送有关院领导审阅通过后，正式下发会议通知。根据具体情况确定会议通知的落款。综合性会议由学院办公室独立发布通知，专业性会议由学院办公室与相关业务主管部门联合发布会议通知。未经学院办公室协调、审核的会议，各单位可以不参加。7.会议材料的准备综合性会议材料由学院办公室负责；业务会议材料由牵头部门负责。材料准备包括材料撰写、材料打印、装订、发放。所有材料应按文件所要求的规格尺寸，做到