会展旅游管理课件-会议服务概述

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1、第七讲会议服务概述Contents对比会前的承诺，饭店任何小小的超值服务都会给人留下深刻印象服务人员的构成——销售与会议服务会议服务的组织结构会议服务经理的工作环节一、服务人员的构成——销售与会议服务销售是否参与会议服务？三种情况销售人员参与服务销售人员售后将会议移交会议服务经理销售人员职责视团体规模而定销售与会议服务经理的工作交接在现场考察期间在签订合同之前签约结束之后二、会议服务的组织结构会议服务的组织结构构成会议服务经理的职责会议服务经理的职业生涯路径目录1.会议服务的组织结构构成组织结构图总经理会议服务经理前台预定客房部餐饮部宴会布置有关人员及其

2、职责会议服务总监——在管理会议客户的各个方面督导、培训并协助会议服务人员的工作。（各）会议服务经理——根据会议服务总监的分派向会议团体提供服务，是被指定团体的主要联络人。（各）会议协调员——会议服务部的基层人员，接待小型会议团体并协助会议服务经理工作。楼层经理——负责所有会议室和宴会活动的准备工作和布置工作。督导服务人员，保证明细单和会议活动单上的要求得到落实。（各）服务人员——负责所有会议室及宴会厅的环境布置会议活动文员——根据会议活动簿预定单登记活动项目的惟一人员，负责会议活动簿的准确性。（各）会议服务秘书——履行秘书职责。25%在会议服务总监的领导

3、下，负责所有会议团对的服务。计划、协调所有同会议团队有关的准备工作（如高尔夫球场的预定、视听设备准备等）确保会议的成功举办。2.会议服务经理的职责职责占总工作时间的比例3%25%作为指定团队的主要联络人，计划、实施会议的各项活动协调、分配所有部门的成功落实制定团队要求所必需的文案工作现场联络人，监督指定团队的各项活动协助会议总监做好会议协调人的培训工作除安排落实指定团体的会前会议外，出席每天/每周例会（总监召集）协助做好预测和预算工作的前期准备完成会议总监委派的额外工作15%15%15%2%25%3.会议服务经理的职业生涯路径驻店经理会议服务经理宴会部前

4、厅部销售部总监三、会议服务经理的工作环节1.完善信息8.会后会。团队客人总账核实草签；总结；推销2.以介绍信的形式同策划人联系3.追踪4.制定详细方案（至少6个月前），邮寄预订卡7.会议期间，现场督导。会前一小时，检查6.开幕前2-3天，会前会核准方案、菜单、会场布置5.每月一次会前会，推敲明细单。着手解决三个问题预订方案付款方式通过跟进信函、电话以及同协会决策人的直接接触，建立双方间相互信任和合作关系。会议服务的项目核对单第八讲会前准备工作主讲：曹颖Contents8会前准备工作会前会（preconventionmeeting）沟通途径明细单（spec

5、ificationsheet‘resume’）会议活动单(functionsheet)一、会前会（preconventionmeeting）计划议事日程中最重要的会议召开时间：正式会议召开前的一两天参加人员：会议流程：注意事项：vip徽章关键人员花名册（keypersonalroseter）会前会参会人员会议策划人及其助手负责团队服务的会议服务总监和经理负责该团队的销售人员和销售总监餐饮部经理、宴会部经理和厨师长饭店总经理，或许还有财务总监展览服务总监、宴会服务经理及一名会议服务部秘书下述部门的代表：前厅部预定部宣传部门保安部客房部总机室娱乐设施声像部会

6、前会典型议事日程检查会议活动单检查团体客人总账最新的客房占用情况由饭店与会议团队负责人商定会前会时间，向所有相关部门发出备忘录，并附上通知单。要求所有负责人十分钟前到场。为所有部门负责人准备桌签，为会议策划人及其工作人员准备印有姓名的VIP徽章。会议议程要为部门负责人留出时间提问，以便澄清与服务相关的问题，之后会议服务经理就会议任务逐项检查。需要变动的地方客户进行更正，指派一名秘书在现场记录所作更改，会后将最终的变动打印并分发给所有相关人员。向所有部门发放会议的明细表。VIP徽章马里奥特集团的“红夹克”服务饭店有一批身着红色夹克衫的会议服务人员，经过培训

7、并被授权处理紧急事务。关键人员名单关键人员名单二、明细单（specificationsheet‘resume’）总计划、摘要、经典、概要将大小各项活动逐日、逐小时地排列出来,以及任何需要引起饭店员工注意的事项。至少在团队到达以前的一个星期将明细单分发给所有相关服务人员。作业根据“全国功能食品研发与质量安全年会”会议（http://www.bio-equip.com/news.asp?ID=453062579）及南京国际会议酒店(http://www.nic-hotel.com/)相关情况介绍，设计一份南京国际会议酒店有关本次会议的团体明细单。作业根据“第

8、三届中国会议产业大会”（http://www.meetingschina.com