浅谈个案工作中档案的管理

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1、浅谈个案工作中档案的管理　　摘要：随着社会工作的发展，民办社会工作机构愈来愈接近人们的日常生活，在社会工作服务的过程中，个案工作档案也愈来愈多。对个案工作档案进行科学的管理具有重要的理论与实践意义。文章分析了管理档案的必要性，并进一步陈述了个案工作档案管理方法，以促进民办社会工作机构档案的科学管理，提高社会工作服务的水平。　　关键词：个案社会工作；档案管理；民办社会工作机构；后续服务　　中图分类号：G647文献标识码：A文章编号：1674-1723（2012）11-0124-02　　随着社会工作专业服务需求的增长，在各地的探索实践下，涌现出了一批具有

2、一定专业基础、管理规范的民办社会工作服务机构。随着社会工作服务机构的发展，开展社会工作专业服务的增多，在服务过程中也产生了越来越多的个案社会工作记录。个案工作档案是社会工作者在个案社会工作服务过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等形式的历史记录，不仅包括纸质材料，还包括录音、录像、照片资料，对这些档案进行科学的管理具有重要的意义。　　一、管理个案工作档案的必要性　　个案社会工作是由专业社会工作者通过直接的、面对面的沟通方式，运用有关人和社会的专业知识和技术，对个人或家庭提供心理调整和环境改善等方面的支持和服务。在个案工作中做好个案档案管理具

3、有重要意义。　　（一）为做好个案工作提供资料来源，利于后续服务的开展　　个案工作是一对一的专业性服务，社工需要针对不同案主的具体情况，具体情况具体分析。且一般个案工作往往不是一次就可以完成服务目标，社工需要根据工作计划对案主进行多次服务和结案后的追踪服务。收集整理与案主问题相关的资料有利于社工进行专业的分析和评估，开展后续服务，利于案主问题的解决。　　（二）有利于记录案主变化，提高专业服务水平　　个案工作档案记录了案主的问题、可利用资源、获得的服务与改变，在服务过程中社工运用的专业知识、方法与步骤。一方面，社工利用服务记录一方面可以帮助案主对问题的解

4、决过程有一个比较清楚的认识，肯定自己解决问题的能力，巩固案主已有的积极变化。另一方面，社工可以从自己服务的案例中总结工作经验，提高服务水平。　　（三）有利于经验分享，教育与培训员工　　社工对个案记录进行技术性处理后进行分享，针对自己遇到的问题，可以从督导及其他同工处获得意见与建议，进行工作经验的分享。通过档案教导新员工专业的助人知识、方法和技巧，使社工少走弯路，提高服务效能和工作质量。　　（四）有利于维护案主、社工及机构的合法权益　　个案工作档案是在服务过程中产生的真实记录。对案主而言是维持案主的记录，对机构而言是维系记录有助于机构的客观立场。当社工

5、被指控违反社工伦理守则、操作不合理等问题时，个案档案记录着社工在服务过程中所使用的专业知识与方法、服务过程的步骤，机构及相关部门可以利用个案工作档案作为裁决的依据。　　二、个案工作档案的管理　　个案工作档案贯穿于机构的个案工作服务中，加强个案工作档案的整理，可以从以下方面加强档案的管理。　　（一）明确管理机构与人员　　建立个案工作档案，必须明确管理机构及其人员。社会工作记录应由社工执业的机构、团体、事务所保存。个案工作档案可由专人保管或由负责个案的社会工作者自己保管。明确管理机构及其人员利于档案的保密与利用工作。　　（二）健全管理制度　　建立健全档案

6、的管理制度是做好个案工作档案管理工作的前提。为了档案管理的科学性、规范化，管理档案的机构必须制定相关的社会工作档案的管理制度。其中包括了档案的收集、整理、保管、鉴定、提供利用与销毁等内容的档案保管制度、档案保密制度、档案利用制度、档案销毁制度、档案管理人员岗位职责等相关制度。　　（三）做好档案的具体管理工作　　1.个案工作资料的收集与记录。个案档案主要有两种来源：一是他人提供的已有的档案资料，如案主的档案资料、录像录音、社工的日志与工作报告等；二是社工在服务过程中编制的档案资料，如问卷调查资料、会谈记录、服务计划、评估方案、结案记录等。　　社工在进行

7、资料的记录前，按照社工伦理应当申明资料记录的必要性与档案资料的保密原则。资料的记录应遵循科学、客观的原则，事实求是地记录与案主问题相关的内容，注意资料的整体性、联系性和及时性。　　2.个案工作档案的整理。档案的整理应以档案分类为前提。按照社会工作服务的领域，可将个案工作档案分类为社会福利、社会救助、收养服务、社区建设、优抚安置、司法矫正、减灾救灾等。按服务人群可将档案分为儿童、青少年、老年人、妇女、残疾人等类型。按照案主问题的性质可按经济困难、身体健康问题和心理问题进行分类整理。根据档案内容划分好档案的保管期限和保密等级。许多机构有自己所关注的领域，

8、案主的问题也具有复杂性和多样性，社工根据自己所在机构的相关制度及案主的具体情况具体分析，科学地整理档案　　资