仓储货物的入库管理

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仓储货物的入库管理1.1物资接运1.1.1物资接运方式五种方式：到承运部门提货、专用线接货、到供货单位提货、供货单位送货、承运部门送货。1.1.2物资到货记录1.1.2.1物资到货记录填写举例物资到货记录到货时间物资名称及规格型号单位应到数量实到数量件数货票号(或送货单号)生产厂承运单位供货单位车牌号发站到站交货人收货人情况说明备注2011.10.16烧碱吨33606782西南化工厂西南化工厂西南化工厂川A34561张三王五2011.10.17钻配一批箱12121232455宏华钻机厂大发运输公司宏华钻机厂川A57382杨二李四2011.10.20放空火炬控制系统箱21202045288成都科达自动化控制工程有限公司蚂蚁物流公司天茂机电公司川A22889赵七李四设备四台，每台配套工具、部件三小箱，其中箱号为3的设备缺配套工具一箱已向业务部门反映，供应货补发配套工具箱2011.10.21防腐油管60.3×5捆5050150052228天津防腐油管厂铁路部门天津防腐油管厂川A45673天津西站物流公司周九刘六每捆30根1.1.2.2物资到货记录填写说明仓库未设有接运部门而由验收人员或保管工负责接运物资，且现场物资交接不便于直接验收物资时，由验收人员或保管工填写《物资到货记录》。若现场物资交接时能够直接验收物资，只需逐项填写验收记录，不必做物资到货记录。物资名称及规格型号按货票或送货单上的名称填写，可以根据物资交接情况只填品种。单位指计量单位或包装箱、件。1.2物资验收入库物资经过接运到达仓库由保管工签收后，即进入验收入库阶段。物资验收分两个方面，一是由仓库保管部门承担的物资一般性检验，包括物资的名称、规格、型号、数量、外观、资料的验证；二是由有资质的专业检验机构、专业技术部门进行的物资理化检验，包括物资的化学成分、物理性能、功能、有精度要求的几何尺寸等的检验（具体执行1.2.4.3.2条）。1.2.1物资验收的适用范围适用于所有进入物资公司仓库的物资的验收。1.2.2物资验收依据物资验收入库依据:物资采购订单或采购合同。无采购订单的特殊情况下，代储物资依据与供应商签订的框架协议和送货清单收货；代管物资依据与用户签订的代管协议和送货清单收货。1.2.3物资计量1.2.3.1计量器具的配备要求物资公司各仓库根据业务情况配备相应计量器具，综合性仓库至少应配备钢直尺、钢卷尺、游标卡尺、台秤（磅秤），规模较大的仓库还应配备电子吊勾秤。1.2.3.2计量器具台账填写举例与说明计量器具台账 填报单位（盖章）：填报日期：序号二级单位名称使用单位（地点）器具名称型号规格数量测量范围准确度(精度)出厂编号检定周期上次检定时间使用状态备注12号库钢板尺30cm10～30cm中级12号1年2011.09在用王五23号库钢卷尺5m10～5m中级11号1年2011.09在用赵七32号库电子台秤XK3190-A12E10～30mM1级3351年2011.09在用刘六43号库游标卡尺200mm10～200mm中级5088531年2011.09封存张三制表人：张三说明：使用状态为在用、备用、封存、待报废；计量器具保管的责任人写明在备注栏。1.2.4物资验收作业的程序物资验收作业按验收准备、核对证件、检验实物、填写记录、问题处理、制单登账、堆码上架就位和建卡建档的程序进行。1.2.4.1验收准备准备机具、检测工具和计量仪器，并校对准确，如磅秤、游标卡尺、钢卷尺等；根据所到物资的性质、形状、数量，确定存放地点、位置、堆码垛形；准备堆码、苫垫材料，对特殊性质的物资还必须准备防护用品及必要的防护措施；收集和熟悉验收凭证、单据和有关资料；对进口物资应及时通知商检部门，协同做好物资检验的准备。1.2.4.2核对证件业务主管部门或存货单位提供的入库通知单、采购合同或协议书；供货单位提供的质量证明书、合格证、说明书、装箱单、磅码单、发货明细表等，进口物资还应提供商检等相关资料；承运部门提供的运单、提运通知单；若在物资接运时，对入库前发生物资损坏、短缺等情况，应核对普通记录或商务记录。1.2.4.3检验实物1.2.4.3.1一般性检验的实物检验a)检验人员：由仓库的验收部门进行，也可由保管工进行。b)检验方式：分全检和抽检。采取抽检方式的一般有以下四种情况：到货数量大，证件齐全，包装完整；包装严密，打开包装易损坏物资品质或不易恢复原包装；理论换算的物资规格整齐划一，并且按件标明质量；按标准定量包装的检斤或计件物资。c)抽检比例：按合同或协议规定比例进行入库物资的数量和外观检验；合同或协议未规定时，按以下比例检验：对单台（件）的计件物资要全部逐台（件）进行数量清点和外观检验。带有附件的成套设备，应逐件清点主件、附件、零配件和随机工具是否配套齐全。对计件的定量包装的产品，按合同规定的方法和比例实施检验；若合同未规定且包装完好，入库批量在100件以内，全部清点件数和外观质量检验；超过100件的部分按5%的比例抽检且最低不得低于一件。对检斤、检尺物资，如合同有规定的按合同规定的方法和比例进行数量清点和外观检验，若合同未规定的，按下列比例和方法进行检验：——不可计件（散装）的检斤物资，按一次到货的数量全检；——可计件的检斤物资（不包括标量或标准定量包装的物资）和定尺检尺物资（不包括检尺换算理论重量的物资 ），一次到货20件（含20件）以下，全检；一次到货20～400件（含400件），抽检件数不得小于20件；一次到货在400件以上，抽检比例为5%；每次到货件数清点100%；——有标量（标量误差在标准规定范围之内）或标准定量包装的物资，按标量计算，按不低于10%的比例抽检单件数量，批量大（一次到货400件以上）时抽检比例不低于5%，抽检无问题，对包装完好的全部清点件数；——非定尺物资检尺率100%，理论换算计重的物资定尺检尺率为10%～20%；——贵重金属材料、剧毒物资100%检斤；——可计件的检斤物资（不包括标量或标准定量包装的物资）和检尺换算理论重量的物资，按本规定比例采取逐件过秤或每5件过秤的方式复验重量。抽检时，发现问题应扩大抽检范围或全检。d)检验要求采取全检方式时，逐件清点。采取抽检方式时，抽检比例按1.2.4.3.1c)条执行；到库物资应按采购合同、检验规定、到货通知进行外观质量检验；对一些开箱困难（不宜开箱、开箱后难以恢复包装或开箱后对物资本体质量有影响）的物资，其数量清点、外观物资质量检验同用料单位协商确定；检验时间要求：零星物资（30项以下）3天内验收完，批量物资（30项及以上）5天内验收完，整车物资7天内验收完，整列物资10天内验收完，贵重物资和危险品随到随验；做好记录，对不符合要求的物资单独存放在待处理区，及时与计划采购部门联系。e)数量检验核对物资的名称、规格、型号及数量。数量检验形式有三种：检斤，即检验物资的重量；检尺，即检验物资的长、宽、体积或进行理论重量换算；计件（也称点数），即清点单位物资的总数量。f)外观检验物资的包装物是否完好、有无损坏；物资是否被撞击、挤压而导致的破碎、变形等；金属材料的外表是否有锈蚀；物资是否因淋雨、雪等外部因素而出现受潮、霉变、虫蛀、老化及被污染；物资的整体外形、装饰是否有缺陷、损坏；物资的标牌、标志、合格证、说明书、材质证、化验单、生产许可证、有效期、生产日期、厂名、厂址等相关物资信息标识是否完整、清晰。g)资料检验按合同或协议规定对入库物资进行随物资资料检验和核对；合同或协议未规定时，验明物资质量证明书、合格证、说明书等，有特殊要求的必须附有生产许可证、生产批号、质量检测报告、化验单等。随行资料随物存放或装入技术档案袋集中管理。1.2.4.3.2物资理化检验按公司《物资仓储技术规范》的必检物资目录或分公司必检物资目录或合同约定进行物资理化性能和几何尺寸的检验。该项工作由委托方或合同约定责任主体。规定在入库前质检的，仓库必须在物资到库后二十四小时之内，通知委托方或委托具备检验资质的机构进行检验,做好送检记录，仓库依据质检机构出具的质检报告（或其复印件）或用户出具质检结果的书面通知对质检物资验收入库；属使用前质检的，仓库做好相应配合工作。 1.2.4.3.3进口物资的检验进口物资的检验内容和方法，原则上与国内物资的检验相同。进口物资的检验还应符合以下要求：进口物资检验必须根据订货合同或有关标准资料，按照出入境检验检疫部门规定，进行严格检验；进口物资的数量，一般要全部检验；进口计重物资按合同规定计重；进口物资应关注验收的时效性，进口物资合同有要求时，应在规定时间内完成必要的检验项目。1.2.4.4验收过程中应填写的记录1.2.4.4.1验收记录a)整批合格物资的验收记录填写举例公司供货单位：自贡滑车厂验收单号：088物资验收记录车号及货票号：渝B63069到库日期：2011年2月17日物资类别：40验收日期：2011年2月17日供货案据物资名称及型号规格计量单位包装数量外观及几何尺寸资料计量方法生产厂标准代号及图号备注类件状况应收实收差溢合格不合格名称份数4500107593单轮铁滑车5t只木箱10√10100100合格证说明书检测报告101010计件自贡滑车厂说明：处理意见：年月日结案情况：年月日验收：张三制单：张三b)代储物资验收记录填写举例公司供货单位：四川正蓉实业有限公司验收单号：0112035物资验收记录车号及货票号：川A63069到库日期：2011年2月17日物资类别：12验收日期：2011年2月18日供货案据物资名称及型号规格计量单位包装数量外观及几何尺寸资料计量方法生产厂标准代号及图号备注类件状况应收实收差溢合格不合格名称份数4500111432除硫剂GHT-95吨纸袋400√10100100合格证400计件检斤5%四川正蓉实业有限公司SY/T6565-2002说明：代储料处理意见：年月日结案情况：年月日验收：李四制单：李四c)验收记录的填写说明仓库设有验收组的，本记录由验收组统一填制；仓库未设验收组的由保管工填制。验收记录分册建立：一是按1～60类分类分册建立验收记录，不同大类为不同册的验收记录；二是按工程项目分册建立验收记录，不同工程项目为不同册的验收记录，相同工程项目的不同大类物资可以记在同一册，也可以根据实际情况按工程项目再分大类分册记录；三是设置验收组时，按验收的时间顺序编制册数。实物未入库的假收发，根据实际情况填写,说明栏写明“直达料”。 验收后实物、资料齐全完好的合格品，凡规格品种繁多、量大、价格低的物资，如：小五金、小工具、紧固件、管件、配件等可按批量记录，其余物资必须逐项填写明细，不得省略。供货单位：填写供应商名称，不同供应商应分页填写。验收单号：即验收记录编号。仓库设验收组和只按工程项目设置验收记录时，只编全年流水号，如088；未设验收组和按工程项目再分大类设置验收记录时，编号为库、场（棚）号（两位数）、类别号（两位数）和全年流水号，如：0312015；同类同批物资填写多页时，按页顺序编号。到库日期：填写提运组或采购员将物资交到库房、料场（棚）或验收组，并办完交接手续的日期。一般说来，有入库通知单的，与入库通知单时间一致；有货票的，与货票上签收日期相同。验收日期：指完成物资包装、外观、资料、规格和数量检验工作的日期，不包括货物质检、堆码上架的时间。供货案据：使用ERP系统的物资填采购订单号或合同号；暂时未进系统的代储料、只做实物管理的代管料，供货案据为送货清单编号（可以为自编号）；移库物资为移库发料单号。包装：“类”是指包装类别，根据实际情况填写，如“木箱”、“纸箱”、“藤箱”、“麻袋”、“纸袋”、“塑料袋”、“塑料桶”、“铁桶”等，无包装的物资填“裸”；物资包装情况全部完好的，在“状况”栏打“√”；有问题时，该栏不填,在说明栏，用文字叙述；“件”指包装件数，裸件物资填裸件物资件数，不同类别的物资混合装在同一包装箱内的，按验收记录中所列物资明细的件数填写。数量差溢分别用“-”和“+”号表示，无差溢填“0”。合格、不合格、份数栏均登记具体数据。合格和不合格的数量所表示的计量单位应与合同或入库通知单中的计量单位一致。资料名称：填合格证、质证书、技术说明书、图纸等，有几种填列几种，填写必须齐全。计量方法：应与合同、入库通知单号或物资计划采购单号上标明的计量方法一致，填计件（点数）、检斤、检尺、查表等和抽检比例两方面情况。若同时使用多种方法计量检验的，有几种填几种。若100%计件、100%检斤、检尺、查表的物资，计量比例可省略。标准代号及图号：填写产品的国际标准、国家标准、行业标准或企业标准。在物资采购合同、合格证、包装、本体上有标准代号的要填写标准代号。凡有图号的，如配件等，应当填写图号。验收人和制单人根据实际情况，可以是同一人，也可以是不同人。1.2.4.4.2送检记录a)送检记录填写举例物资送检记录到库日期类别物资名称及规格型号计量单位到库数量供货厂商通知取样日期(取样)送检人(取样)送检日期样品编号检验单位检验结果备注2011.05.1038压力表Y60-16Mpa只1重庆仪表有限公司2011.05.15张三2011.05.15520计量站合格 b)送检记录填写说明物资送质检机构进行技术质量检验时使用。（取样）送检日期：物资送检或取样的日期。（取样人）送检人：由到库进行取样的人签字或由送检物资的人签字。检验结果：填合格或不合格。1.2.4.4.3电话记录电话记录填写举例及说明电话记录发话人张三受话人李四通话日期2011.02.18通话开始时间09：42事由：四川蜀谷仪表科技有限公司的合同2011-4号中SGQ智能流量计SGQ-100-20-L-NN-10共10台，配套的铂热电阻无编号，请贵公司来人处理办理情况：2011年2月25日，贵公司派杨二带有编号的相同铂热电阻换回无编号的铂热电阻。说明：按表中内容如实填写电话记录