员工档案管理制度

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1、员工档案管理制度一、员工档案统一管理的目的（一）将企业人事档案管理工作制度化、规范化。（二）维护人事档案材料完整，防止档案丢失、损坏。（三）便于相关人事档案材料的借阅和使用。二、人事档案分类（一）员工人事档案分为以下四大类：1、入职档案（1）个人简历、应聘登记表、员工登记表、身份证、户口本复印件、近期1寸照3张、学历证书、相关职称的复印件、各类资格证书复印件、各种获奖证书等个人入职基本信息。（2）劳动合同、保密合同、补充协议、应届毕业生协议、实习协议等。2、培训档案（1）新员工入职培训试卷、培训心得。（2）参加培训登记表、外派培训总结表、培训申请表、培训效果评估表。（3）培训服务协议（

2、如果是经本公司出资、培训后取得的资格证书等原件应存档于行政人事部，并在服务协议到期后将原件归还给该员工，复印件存档）。3、绩效管理档案：将员工绩效考核相关的档案资料按月归整。4、薪酬考核档案（1）试用期考核表、员工试用期总结表。（2）季度、年度考核记录表、考核成绩、考核面谈记录。（3）工作记录、调薪申请单、调薪、降薪记录。5、转正、人事调整等人事异动单。6、员工奖惩。7、人事任免。三、人事档案管理相关规定员工档案作为员工在企业成长的个人记录，记录着员工的工作背景、工作技能、薪酬情况、人事任免等重要且机密的内容，人事部应妥善保管，维护员工档案材料的完整和保守人才机密。1、原则：分类标准、

3、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。2、员工入职前，人力资源部应对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用或解聘处理。3、人事档案以个人为单位，按部门分类存档，并及时登录于《在职员工人事档案目录》（附件一）、并在档案袋上填写相关人事资料的名称及对档案袋进行编号。人事档案原则上为永久保存。4、当在职员工的基本档案资料有变动时（如学历变动，身份证号码变动，个人技术职称变动，婚姻状况变动等），应及时将相关资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。5、调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案，在其报道一个月内立档。对调入或新建立的档案都应造册登记。6、对员工进行考察、考

4、核、培训、将成等形成的材料要及时收集、整理立卷、保持档案的完整。立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、字迹清楚、手续齐备。7、员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上3年后方可销毁（高官及核心技术人员保留至该员工离岗8年止）对机密文档应上锁保存。四、人事档案的借阅（一）各部门负责人可以借阅本部门员工的档案，并在规定的时间里归还至行政人事部。（二）人事部应做好借档登记，对于逾期不还的，行政人事部应及时跟催。五、薪资、奖金、考核类档案的保管与保存期限（一）薪资、奖金、考核类档案作为公司的机密资料应装订成册，加锁并妥善保管，以备查阅。（二）该类档案应永久保存。六、其他类档案的分类

5、和保存保管期限（一）档案内容：1、社保、外来人员综合险等表单。2、培训类表单。3、和人事相关的文件。（二）保管和保存期限1、此类文档以自然年为跨度，用档案袋装好并保存，保存期限为5年。2、人事部应设立专门的橱柜分门别类的存放档案，对机密文档应上锁保存。附件1：《员工档案汇总表》附件2：《员工档案明细表》附件3：《员工基本信息表》附件4：《员工档案查阅登记表》附件5：《员工档案外借登记表》