中铝 运营转型培训教材 会议成效

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1、会议成效2011年4月机密和专有未经麦肯锡许可，任何对此资料的使用严格禁止运营转型培训教材每个人都抱怨效率低下的会议…“这些会议通常围绕一些事务进行旷日持久的讨论”“我们喋喋不休了几个小时，但从来没有解决问题”“如果我参加的会议少一点的话，我就可以完成更多的‘实际’工作了”“同一件事反复拿来说个不停;没有人似乎对此采取任何行动”“当你不想干任何事的时候，开会是必不可少的”“高层参加会议后，其他人就噤若寒蝉了”Deathbymeeting资料来源：DeathbyMeeting1s…根据我们的经验，我们明白问题所在，因此我们可以轻松解决这些问题占会议总时

2、间的比例问题1：没有专门的会议议程，因此没有在相关行动上花费足够时间问题2：会议规程较差，导致浪费时间问题3：信息利用能力差，或共享不相关的信息问题4：会议领导能力差，无法通过高效行动纲领推动行动实施其他等候迟到的人汇报最新情况讨论达成决定或后续行动的问题讨论达不成决定或后续行动的问题增值时间资料来源：麦肯锡2讲座提纲什么是会议成效？我们如何衡量会议成效？演练习3核心会议流程有三大独特阶段，形成简单的框架范围明确范围，以获得成功问题主持举行会议执行富有成效地实施结果核心会议流程资料来源：麦肯锡4恰当限定会议范围是实现会议成效的首要步骤范围明确

3、范围，以获得成功问题主持举行会议执行富有成效地实施结果核心会议流程资料来源：麦肯锡我们需要如何…我们为何需要这样…明确会议目标召集合适的人员参加准备好恰当的信息制定明确的议程讨论的内容有针对性发表的意见和建议有相关性，能作出决定信息验证决定的对错会议高度系统化和紧凑5准备充分是使会议取得圆满成功的关键有用的小帖士明确会议目标有关会议筹备的关键问题我们将举行怎样的会议？(是交流信息、解决问题还是考核成果？)会议的理想结果是什么？会议目标可行吗？我们可能面临怎样的阻力/问题？问一下自己会议是否真的有必要举行?召集合适人员参加谁是决策或会议目标的关键利益

4、相关方？这些人员将在会上看到哪些成果？你希望关键人员在会上担任什么角色？我们是否已经与关键人员讨论过会议目标？确保不存在任何意外情况确认对关键论点的支持准备恰当的信息哪些信息与会人员需要确保在会前充分了解？你希望与会人员在会前准备哪些内容？与会人员需要多长时间评估信息和准备会议发言？制定明确的议程怎样顺序的讨论最可能实现我们的目标？如何尽可能开短会？与会人员需要在开会前多久看到会议议程？将与会者限制在最关键的人员中间确保信息简明扼要，并高度概括以确保与会人员在会前阅读明确说明每个议程的目标资料来源：麦肯锡6应利用规划模板来规划高效的会议会议组

5、织方建议的会议主席会议目的理想结果姓名职务对会议的兴趣成功定义是否进行简短汇报是否会议角色(主席、主持人、记录人、发问人)会前信息(如：数据)角色姓名是否就角色进行简短汇报?否是内容分发日期议程分发日期目的议程项目负责人时间所需信息责任人主要利益相关方资料来源：麦肯锡7在筹备过程中，要求演讲人采用直观图表以避免冗长的汇报事故发生次数突发事件次数008/318/268/218/168/118/68/18/318/268/218/168/118/68/18/318/268/218/168/118/68/18/318/268/218/168/118/68/

6、1安全生产生产力–SU/Hr质量–客户投诉生产力–产出生产力–设备整体性能生产力–机器正常运作时间顾客投诉数量（八月份）16客户案例资料来源：麦肯锡8会议的主要目的是高效确定与会人员和内容范围明确范围，以获得成功问题主持举行会议执行富有成效地实施结果核心会议流程资料来源：麦肯锡我们需要如何…我们为何需要这样…明确人员角色主持讨论真正解决问题归纳约定和结论让与会人员高度参与让讨论或会议按照理想方向推进总结讨论，归纳为一致和约定的明确表述9应分配角色以确保工作职责会议功能职责参加会议提供必要的知识和信息发表意见和建议做到富有建设性和从效果出发畅所欲言，否

7、则永远三缄其口!流程管理通过对理想效果的概括作会议的开场白确保会议举行、严格遵循会议议程，没有被任何人主导必要时解决争议和作出决策通过对约定行动方案和时间框架的总结宣告会议结束在具体节点控制讨论，以确保所有有效意见均得到表达迫使集体拿出高质量的成果澄清行动内容，确保全体与会人员都认可下一步工作安排角色与会者主席主持人资料来源：麦肯锡10应分配角色以确保工作职责(续)信息管理跟踪记录的要点不作任何决定记录行动项目、负责人和时间确保提供信息以支持解决问题决策让利益相关方参与决策倾听各方意见，做到耐心细致和善解人意列出决定的标准及/或局限指导集体作出最佳决

8、策–但引导他们得出“正确”结论明确归纳所作决定以及决策理由记录人/会议记录人决策者行动.........行动