oa协同办公系统使用管理制度

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1、OA协同办公系统使用管理制度一、总则为了加强对公司OA系统的管理，提高公司工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅，最终解决部门自身与部门之间协同工作的效率问题，从而系统地推进管理工作朝着制度化、标准化和规范化的方向发展，结合公司实际情况，制定本制度。二、组织职责OA系统的运行中，公司各部门各负其责，协同配合。职责如下：1、公司总经办是公司办公自动化OA系统的归口管理部门。主要职责为：（1）、负责制定OA系统规章制度；（2）、负责OA系统核心工作流程设计、修改；（3）、负责OA系统各职能部

2、室工作流程设计的审核；（4）、负责确定、监管OA系统核心工作流程参与人员的权限；（5）、负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转；（6）、负责工作流程的归档，并为其他部门提供查询；（7）、负责OA系统内各大功能模块信息内容更新的监督；（8）、负责对系统内的保密设置进行定期检查；2、OA系统管理员负责OA系统的建设、维护和服务支撑工作，负责服务器的管理维护和日常运行。主要职责为：（1）、负责OA系统软件的配置升级管理；（2）、负责OA系统的数据备份；（3）、负责制定OA系统应急方案和系统技术管理规章制度；（4）、负责公司领导、各

3、部门人员的培训和技术指导工作；（5）、负责OA服务器、操作系统和硬件的维护，确保服务器安全运行；（6）、负责系统用户注册、注销等管理；（7）、负责OA平台功能模块各部门书写权限的设置。3、信息人员负责为OA办公系统提供现行的组织机构设置，提供OA办公系统中用户的流动信息。主要职责为：（1）、负责现有用户、及新增用户的审核；（2）、负责提供用户（变更或注销）信息给OA系统管理员。三、基础管理1、使用OA系统的各级用户应保证各类文件处理的响应时间。系统所有用户至少在每个工作日上午、中午的上班后一个小时内，中午和下午下班前一个小时内分

4、别进入系统浏览一次，以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送，最好能长期登陆进OA办公。2、协同及固定表单工作处理流程所涉人员，在接收到待办事项后，正常处理时间应不超过8个工作小时（即一个工作日内）。如有应长期外出、请假、调休等特殊原因造成无法使用OA系统的（在不能上网的情况下），必须将所有或部分权限授权给关联人员，以保证各类业务的正常流转。3、每位OA用户的登录名和登录密码应予以严格保密，并做到定期更新密码，以防他人盗用账户，由于密码泄漏造成的损失由用户名所有人负责；同时为保障系统安全，各个用户不得在网吧和其他公共场所使用公用

5、电脑登录OA系统，而应使用公司或家中的电脑登入。4、每位OA用户要保证在OA系统上发布、流转的信息和文件的准确性、完整性和规范性，并对所发布和审批的内容负责。在OA系统中的意见和审批与原书面签署具有同等效力和权威，相应人员应予以执行和遵守。5、OA系统中的各分类公告及新闻均由有权限人员予以发布和更新，具体内容由本单位负责人确定，新闻内容不应涉及相关商业机密；人事公告或日常行政公告由总经办负责统一发布和管理，主要涉及各级人员的职务任免、调动和重大奖惩（包括通报表扬、重大表扬、严重警告）以及员工录用和辞退等人事信息；各公司和总部发布

6、的日常行政公告，主要涉及本单位的制度发布、管理规范和其他重大事项等内容。6、各级OA用户应认真遵守本制度的相关规定，进行规范使用和操作，违反本制度规定进行操作或使用的，将由上级主管或总部系统管理人员视情节轻重给予轻度至中度类别过失处罚。四、应用管理1、流程模块的使用（1）、流程模块是OA平台的精髓所在，其中包含日常工作、公司公文、行政事务三大类型。用户只需根据实际需求如：请假申请、出差申请、采购申请、工作交办等等，填写相应授权范围内的表单，并根据系统绑定的流程提交审核。固定表单绑定流程中的各级用户应根据公司相关制度规定和要求对表

7、单进行操作和审批。（2）、各流程节点的办理人应及时审批处理流程发起人所要办理的事情，以免耽误发起人办理。（3）、用户新建流程提交后，要确保所设流程的准确性。上级审批人在接收到流程发起人的申请后应及时审批，若拒绝发起人的申请可不进行提交，但必须在签办反馈中写明拒办理由并保存反馈，流程发起人在接收到回退指令后，应认真查阅回退理由，以便重新调整和更改流程。2、文档归档、查询和共享（1）、各级用户均可对自行发起、审批或协同的协同文档或固定表单进行归档，但原则上一般由流程中的发起人进行归档。（2）、工作流程归档时是按文档类别进行的合理归档

8、，一般人员可在公共文档的工作流归档文件夹中查看与自己相关的工作流文档。（3）、公共文档中设置了部门文档文件夹，各部门主管可设置各自部门文档查询、编辑或下载权限，确保文档只给有对应权限的人使用或查阅，重要业务文档或财务报表等文档一般只能设置查询权限，不得开放编辑和