档案信息化管理的策略研究

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1、档案信息化管理的策略研宄摘要：近几年，伴随着科技的发展，极大的带动了档案信息化发展的速度。档案是一种重要的信息资源，对于现今的档案管理工作而言，就应该不断的进行管理方法的创新，不断的推进档案管理信息化的建设，进而最大限度的发挥档案潜在的利用价值。本文从档案信息化管理的主要内容、档案信息化管理的现实意义、提升档案信息化管理的措施，几方面对档案信息化管理进行一定的探讨，期望可以为档案信息化管理的发展，提供一定的理论借鉴。关键词：档案；信息化管理；策略档案的信息化管理，就是指在日常的档案管理的程序中，逐渐的融入现代档案管理的理念，并采用先进的信息化科技技术，对档案的信息实施现代化的管理模式。现今，伴

2、随着信息产业的飞速发展，运用现代化的信息档案管理模式，不仅可以有效的减少档案管理员工的工作量，还可以有效的提高档案信息资源的利用效率，充分发挥档案的价值［1］。因此，本文从几方面对档案信息化管理进行一定的探讨，期望可以为档案信息化管理的发展，提供一定的理论借鉴。1档案信息化管理的主要内容近几年，伴随着科技的发展，极大的带动了档案信息化发展的速度。现代化的档案室的诞生，也为档案信息化管理提供了基础条件（具体见图1）。档案信息化管理，其关键就是改变传统的档案管理方式，由实体保管变更为现代化信息技术的管理。档案信息化管理的主要内容，主要是经由高级压缩技术、数据库技术等，将声像的文件、纸质的文件等传输

3、到网络之中。档案资料的管理，实现了网络化、信息化，极大的提高了档案查询的便捷性［2］。信息化管理，使档案信息管理实现了系统化、规范化，使档案信息管理更具条理性，实现了资源的共享。2档案信息化管理的现实意义2.1实现了档案管理模式的变革传统的档案管理模式，通常都是封闭式的管理方式，大众对于档案的使用效率极低，档案的管理只是单一的简单保管，社会价值性较低［3］。但是在信息化管理模式下，档案管理实现了智能化、自动化，档案的利用效率显著提高，档案的社会价值性也随之凸显了出来。2.2极大的提高了档案管理的时效性档案实现信息化的管理，在需要调动档案时，就可以经由网络技术，快速的实现信息录入检索，极大的提高

4、了档案管理的时效性。同时在对电子档案收集的过程中，可以实现资源的共享。在电脑中录入档案后，还可以有效的降低二次文献的加工时间，显著提高档案管理的工作效率［4］。2.3显著提高档案的利用效率档案管理实现信息化，可以极大的提高资源共享性，档案信息的利用效率也会显著提高。档案信息化管理，可以将档案的使用范围有效的拓展，便于各个单位使用档案的信息资源。3提升档案信息化管理的措施3.1确保档案信息的完整性、安全性企业档案信息具有较高价值性的前提条件，就是应该确保信息的安全性。信息安全，主要体现在信息管理系统中软件安全；硬件安全；信息传播的安全。首先，针对不同的企业档案信息资源，应该采取差异性的信息安全等

5、级保护措施。其次，对于不同公司而言，档案信息的网络管理平台，应该限制在公司内部使用，同时应确保数据库的密级工作。第三，在进行档案信息管理系统的选择时，应依据标准严格挑选，坚决避免降低选择标准的情况发生。第四，企业中应依据档案管理的软件、硬件、机房的要求，进行安全系统管理制度的制定，最大程度的保护好计算机的安全［5］。3.2不断提高档案信息化管理的现代意识作为企业的管理者，应意识到企业档案管理的信息化，是顺应时代发展的要求，应意识到企业档案信息化管理对企业发展的重要性。现今，任何一个企业若想在激烈的市场竞争中，获得自身的发展空间，就必须要有效的利用信息化平台，不断的挖掘与开发企业档案中，对于企业

6、发展有利的价值信息，在实现信息资源共享的条件下，不断的促进企业的发展。对于企业管理者，应不断的提高档案信息化管理的现代意识，可以经由开展培训工作等，提高现代化信息管理的意识，带动档案信息化管理的建设与发展。企业领导层，应意识到档案信息化管理，在提高企业经济效益、带动企业发展方面的积极意义，应增加对于企业档案信息化管理的投入资金，加大先进电子设备的使用力度。同时对于档案的管理人员，也应开展定期的学习活动，逐渐的改变员工的档案工作意识，真正的发挥档案信息化的现实作用［6］。3.3实现档案信息资源采集的规范化、标准化实现企业档案的规范化，就应该依据国际质量认证体系要求，在计算机的检索、管理，电子文档

7、等方面，对企业档案信息推行规范化管理。实现企业档案的标准化，就应该依据国家的有关规定，有效的做好标引、著录工作。建立与完善档案信息数据的采集制度，就可以有效的带动档案信息化管理的实现。3总结档案是一种重要的信息资源，对于现今的档案管理工作，就应该不断的进行管理方法的创新，不断的推进档案管理信息化的建设，进而最大限度的发挥档案潜在的利用价值。参考文献：[1]明文梅.高校人事档案信息化管理的现状分析及