电子文档归档管理规范

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1、Q/XF杭州市幸福机电科技有限公司企业标准Q/XF021A—2010电子文件归档与管理规范2010-03-31发布2010-05-01实施杭州幸福机电科技有限公司前言本标准是根据技术中心电子文件归档管理的需要，由技术中心组织，参照GB/T18894-2002《电子文档归档与管理规范》和GB/T17687.1-1999《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理》起草。本标准的附录A和附录B为规范性附录。本标准由技术中心提出并归口。本标准起草部门：技术中心、综合办。本标准主要起草人：张洁裔、彭宇林。本标准于2010年4月2日由公

2、司副总经理陈勤法批准发布，于2010年5月1日起实施。杭州幸福机电科技有限公司企业标准电子文件归档与管理规范Q/XF021—2010第一章总则第一条为了加强技术中心产生的科学技术电子文件（以下简称电子文件）的归档、管理，有效维护电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，特制定本办法。第二条本标准适用于技术中心在军民品研发过程（包括售前技术支持）中产生的所有电子文件的归档与管理。第三条基本术语解释（一）电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。（二）归档电子文件：指我公司

3、技术中心产生的具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。本规范具体指：军品按公司新产品研发程序文件规定的需形成文件的所有技术文件和图样，专业会议文件，与各协调单位进行沟通、交流、汇报等形成的传真、信函和汇报材料等；民品主要为售前技术方案、新产品研发过程形成的最终技术文件（方案论证报告、材料采购清单、使用维修说明书、调试细则）等，各种工程设计图纸（包括机房图、电气原理图、机构装配图、零件图、接线图等），以及考查报告、图片，出差报告等。第二章   电子文件归档与管理体系 第四条技术中心建立档案室，负责电子文件保存和管理工作，保证及时沟通、解决在电子文件归档与管

4、理中出现的问题。第五条技术中心负责对电子文件生命周期全过程的有效控制，保证管理工作的连续性以及电子文件真实性、完整性和有效性的延续，实现电子文件的归档及管理和利用。第六条所有应归档的电子文件，通过保密U盘或光盘向档案室移交。第七条电子文件归档应登记时间、范围、技术环境、相关软件、格式等，保证归档电子文件的管理质量。归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应当在内容、相关说明及描述上保持一致。第八条 为保证电子文件的安全性，防止因灾难、意外可能带来的数据丢失，对于电子文件正式文本必须在两台电脑或两个硬盘上同时保存。具有永久和长期保存价值的文本或图

5、像、图形形式的电子文件，必须制成纸质文件，同步归档保存。第九条 军品项目每个研制阶段完成后，由项目主管负责第13页共13页杭州幸福机电科技有限公司企业标准电子文件归档与管理规范Q/XF021—2010组织项目组成员，按规定整理完善本阶段的电子文件，将阶段最终有效的电子文件移交档案室；民品项目在产品交付后，由项目设计人员负责将应归档的电子文件移交档案室。军民品的售前技术方案可以在每月20号前进行月度汇总后，一次性移交档案室。第十条 资料管理员每月25日前将当月电子文件归档汇总表上报技术中心负责人。第三章   电子文件的真实性、完整性和有效性保证第十一条 技术中

6、心采取以下可靠的安全防护技术措施，保证电子文件的真实性。（一）登记处理过程中相互衔接的各类责任者（如设计者、起草者、校对者、审核者、审批者等）。（二）登记处理过程中的各类操作者(打字者、来文发文者、收文者、资料管理员、调用者等)。（三）登记处理过程中产生的责任凭证信息(批示、签名、印章、代码等)。（四）登记电子文件传递、交接过程中的其他标识。（五）电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定。第四章   电子文件的收集与积累第十二条收集与积累要求（一）记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。若正式文件是纸质的

7、，则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留。（二）当事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动，同时应随时对电子文件进行备份。（三）对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以doc为形成文件的通用格式。（四）对用扫描仪等设备获得的的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式jpeg。（五）对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。CAD图形文件以dwg为形成文件的通用格式。三维图形的生成格式为PR

8、O-E。（六）第13页共13页杭州幸福机电科技有限公