QSH1035 0938-2008 电子文档归档和管理规范.pdf

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1、Q/SH江汉石油管理局企业标准Q/SH10350935—2008电子文件归档与管理规范2009-01-15发布2009-05-01实施江汉石油管理局发布Q/SH10350935—2008前言本标准由江汉油田质量标准化委员会提出。本标准由江汉油田管理工作专业标准化委员会归口。本标准起草单位：江汉油田分公司档案馆。本标准主要起草人：陈志超、李英、李国红。本标准为首次发布。IQ/SH10350935—2008电子文件归档与管理规范1范围本标准规定了江汉油田以及所属单位在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。本标准适用于江

2、汉油田以及所属单位产生的电子文件的归档与管理。2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。DA/T18－1999档案著录规则DA/T22—2000归档文件整理规则3术语和定义下列术语和定义适用于本标准。3.1电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘载体，依赖计算机及数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。3.

3、2归档电子文件指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。3.3背景信息指能证明文件形成过程和文件之间相互的信息，包括描述生成电子文件的职能活动，电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及其产生影响的历史环境信息。3.4元数据描述文件内容、结构、背景信息和管理过程的信息，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集数据。3.5逻辑归档指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。3.6物理归档将电子文件以网络传输或介质传递的方式向档案部门移交的过程。3.7真实性1Q/SH

4、10350935—2008电子文件的内容、逻辑结构和背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变，与形成时的原始状况一致。3.8完整性指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据无缺损。3.9有效性指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。3.10迁移指将源系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程。4总则4.1电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。4.2应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档实行全过程管理监控，保证管理工作的连续性。4.3应明确规定电子文件归档

5、的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档电子文件的质量。4.4归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件，应在内容、相关说明及描述上保持一致。4.5具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，应制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。4.6应保证电子文件的凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归档时附加有法律效力的非电子签章。5电子文件的真实性、完整性和有效性保证5.1产生电子文件的业务信息应建立规范的制度和工作程序，从电子文件形成开始不间断地对有关处

6、理操作进行管理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合规范。5.1.1登记处理过程中相互衔接的各类责任者(如起草者、修改者、审核者、签发者)。5.1.2登记处理过程中的各类操作者(打字者、发文者、收文者、存储管理者)。5.1.3登记处理过程中产生的责任凭证信息(批示、签名、印章、代码)。5.1.4登记电子文件传递、交接过程中的其他标识。5.2应采取可靠的安全防护技术措施，保证电子文件的真实性。5.2.1建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制。5.2.2设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容。5.2.3对电子文件采用防错

7、漏和防调换的标记。5.2.4对电子签章、数字签署采取防止非法使用的措施。5.3应建立电子文件完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。5.4应建立电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。5.5电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策并建立配套的安全管理制度，主要有：网络设备安全保证；数据安全保证；操作安全保证；身份识别方法。6电子文件的收集与积累6.1电子文件积累的范围。凡是反映本单位工作活动，具有查考利用价值的电子文件及其相关软件均2Q/SH10350

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