高效会议管理.pdf

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1、高高效效会会议议管管理理（商务版）1倾听和关注倾听和关注会议是管理最综合最直接的表现会议是管理最综合最直接的表现2高效会议结构原则高效会议结构原则效益评价功效时效绩效效用效力效应效果效率实施3目标和方向1.1.效用效用几何困境存在价值会议板块会议类型开会政策会议成功要素不开会的理由会议文化4目标和方向1.效用会议几何困境平均一生中9000小时的会议每年企业中30%在开会中层管理人员开会时间超过35%高层管理人员开会时间超过50%全美每天开会人数超过1000万年人事费用的7%-15%无效会议损失人均800美元/年（会议复原综合症）5目标和方向1.效用会议几何困境决策层22管理层24基层216

2、员工22566目标和方向1.效用会议几何困境波纹效应(rippleeffect)波纹15人会议效应影响300人持续一周以上7目标和方向1.效用意义—表现存在价值权威和领导组能力和方法阶织层和和部资门源8目标和方向1.效用意义—表现存在价值层次决策的等级制组织群体决策的水平型组织9目标和方向1.效用会议板块决信董事会议息报告、动员和布置代表会生产会务虚会决传商务谈判商务会谈人事安排策递计划准备财务计划研讨、论坛和学习?社会活动组织?10目标和方向1.效用会议类型规模：大会、中会、小会、小组会、一对一手段：电话会、广播会、网络会、视频会、现场会内容：讨论会、专题会、报告会、技术会、业务会、对象

3、：内部、外部、国际、层次时间：例会年会、季度、周会、晨会、临时会11目标和方向1.效用会议政策会议管理机制和机构更有效的解决办法参与者了解目的性合适的人员准点时间和地点议题到位合会与分会不要怕取消12目标和方向1.效用成功会议基本要素•共同内容注意点•共同过程注意点•维护开放和平衡的会议环境•保护参与者不受人身攻击•明确角色分配13目标和方向1.效用成功会议基本要素“多头怪物”案例梁先生是一个行业协会会员部主任，他召集王科长、钟小姐、金秘书一个会议。梁（不容反对地）：我很清楚，问题是需要增加100元的年会员费。王（咄咄逼人地）：如果这样，会员会减少。事实上我们需要改个好听的名字，以适合实际

4、需要。梁（口气缓和）：年费只增加50元怎么样。钟小姐（以希望的口吻）：我们可以请一个好一点的集资人员，我认识这样一个人的。王（得意地）：把“协会”改成“俱乐部”怎么样？这听起来更加有时代感！金（第一次插话）：你就知道赶时髦，难道我们不能将预算削减一些吗？我知道现在有人乱报销。至少可以减一点儿。14目标和方向1.效用不开会的理由准备不足结局渺茫更优的替代方法：•自己解决•单独交谈•通知和告示•问卷调查•电话信函•口头传达重复和已经达成一致15目标和方向1.效用小案例杨经理刚上任，发现部门里的员工工作时特别缺少积极性，经理很想了解其中的原因，于是首先召开了一次会议，但在会议上，他发现员工们并不

5、承认自己工作缺乏积极性，并且回避原因所在，似乎是有些顾虑。于是杨经理决定改变方法，他先找到了比较敢说的小刘私下面谈，了解到问题可能出自两名员工身上，他们是副总经理的亲戚，副总经理的权势造成了这两人在部门内虽然无所作为，但却总是多得很多利益。杨经理又通过不记名调查问卷的形式向大家了解了进一步的情况，找到了问题的根源所在。于是直接向董事会反映，董事会将以权谋私的副总经理降职，并将他的两位亲戚解聘。之后，杨经理又发了一个通知，要求大家调整心态，提高工作积极性。虽然再没有召开一次会议，但部门风气却迅速成功好转了。部门的效益也随之上升。16目标和方向1.效用判断是否开会1，公司需要制定新的员工规范，

6、关系到每个员工的行为准则。2，国家刚对税制进行了调整，企业所得税和增值税的税率都有不同幅度的变化，需要让相关的人员都能深入了解。3，员工们在周五都计划着自己的周未活动，但经理想安排周五的晚些时间了解一下大家的工作情况。4，李主任上任一个月，很希望了解一下下属对自己的评价，并且希望从基层得到进一步改进自己工作的建议。5，上半年公司利润下滑，总经理很生气，于是打算将各个部门经理召集起来研究情况，但是谁都知道销售经理和广告经理很对立，他们一定会在会上彼此大加指责。17目标和方向1.效用会议文化资源的准备管理的过程生产的产品团队的载体一个团队的目标应该和整个组织的任务相关联，并对之提供支持。—卡尔

7、.哈会曼《团队合作》18敬业和专业2.2.效力效力准备开会对象和人数组织和组织者开会形式专题会筹备组程序场外功夫临时会议小组休哈特循环VIP管理议程设计会议成本19敬业和专业2.效力准备开会笔记本、电脑、笔、手、桌子、椅子、黑板还缺少什么？讨论讨论研究研究20敬业和专业2.效力组织和组织者机构：个人小组常设机构责任：制定主题、组织开会、目标管理重点：合适的组织者在员工会议上，主管负责人应该是一个领导者、观察者、稽查员、提