商务沟通10-13new

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1、Chapter10BusinessMemosLEARNINGOBJECTIVES§knowthedefinitionofmemos;§identifythetypesofmemos;§explainthecommunicativepurposesofmemos;§choosetheappropriateformattowritebusinessmemos;§understandthelanguagefeaturesofmemos.§Memorandum,alsocalledmemoorinternalmemo,isakindofsimpleandefficientinterna

2、lcommunicationwithinabusinessorganization.§商务备忘录(memos)是商业机构内部和企业内部用来联系工作、交流信息和处理一般公务常采用的一种文体。§备忘录——“memos”是英文“memorandum”的缩写形式。备忘录一词源自拉丁语“memoro”（提到，想起，涉及）和“gerundivememorandum”（令人难忘）。PRINCIPLESFORLESSONPLANNINGÄbusinessmemosÄ商务备忘录ÄmemosofminutessynopsisÄ会议纪要式备忘录ÄmemosoflegaldocumentsÄ法律公文式

3、备忘录PRINCIPLESFORLESSONPLANNINGÄformalmemosÄ正式备忘录ÄsimplifiedmemosÄ简化备忘录ClassificationofBusinessMemosÄhard-copymemosÄ打印备忘录ÄelectronicmemosÄ电子备忘录InformativeMemos§信息类备忘录通常用来传递或解释公司的政策方针和公告等。§作为决策性的文件(decision-makingdocuments)，信息类备忘录的结构和语言必须清楚、简洁。§此外，还可以借助一些辅助手段，使所传递的信息更加准确、清晰。RequestMemosPersuas

4、iveMemos交际目的§提供记录(offeringrecords)。备忘录用来记录公司制定或修改的规定、决议和政策，便于日后查询参考；§传递信息(conveyinginformation)。备忘录还用来将记录的内容传递给相关人员或通报项目进展情况等；§提出指示、请求和建议(givingdirection,requestandproposal)。公司的管理者常以备忘录形式传递指令，或就某一计划项目提出建议。LinguisticFeatures§简洁性(conciseness)。备忘录的功能和目的之一是为了方便交流，应避免使用冗长、修饰性的文字，做到直截了当、意义明确，便于阅读；

5、§准确性(correctness)。备忘录必须以准确的语言表达正确、完整的主题；§清晰性(clarity)。备忘录应做到主题突出，层次分明，可读性强。为了清晰地表达内容，有时需附有范例、说明、图示等；LinguisticFeatures§礼貌性(courtesy)。撰写备忘录应本着真诚体贴、有礼有节、不卑不亢的态度，以婉转、积极，得当等方法进行写作。§客观性(positivetone)。备忘录是一种公务文件，撰写时应注意遣词造句的客观性，避免使用带有个人感情色彩、个人见解的词语，尽量采用中立、客观的语气。Title标题部分u备忘录的标题仅为一个词“MEMO”或“MEMORAND

6、UM”，或内部备忘录(InternalMemorandum)，办公室间备忘录(InterofficeMemorandum)，位于首页正中。u一般情况下，在印制好的备忘录专用纸张上，标题一般位于公司名称和徽标(logo)下方。Heading开头部分u备忘录的开头与标题之间空两行，包括收件人(To)、发件人(From)、日期(Date)和事由(Subject)四部分。u格式布局一般采用纵向垂直和横向水平两种。MEMORANDUMTO:FrankConnors,SecurityManagerFROM:JackVictors,SecuritySupervisorDATE:15thMar

7、ch,2007SUBJECT:IncidentReport-DamagetoMedicalEquipmentMEMORANDUMTO:FrankConnors,DATE:15thMarch,2007SecurityManagerFROM:JackVictors,SUBJECT:IncidentReportSecuritySupervisorDamagetoMedicalEquipmentMEMORANDUM§TO:(readers'namesandjobtitles)§FROM:(yourn