公司采购及费用支出管理规定

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1、公司费用报销及采购管理规定为加强公司内部管理，规范公司有关费用报销行为，合理控制费用支出，强化费用节约意识，特对公司费用报销及采购管理做以补充规定。第一条费用报销的基本规定一、报销范围本规定所指费用主要包括差旅费、通讯费、交通费、业务招待费、车辆使用费，以及物品、资产采购等。二、业务借款规定及流程（一）业务借款规定1、经办人借款前须预计合理的借支额度，根据实际情况例行必要的比价或预算审核等手续，部门负责人应对额度进行审核，并对该事项支出的合理性负有主要的审核责任。一次性借支现金5000元以上的，须提前1个工作日通知财务部做好资金准备。2、借款人应在借款事项结

2、束后的7个工作日内办理报账核销手续。财务部出纳负责对逾期借款的催还，逾期不还或者不报账的由出纳通知本人，从其本人当月工资中扣除（备用金除外）。3、员工报销款项应首先冲抵个人借款。如报销同时遇有新工作任务需再次借款时，应履行新的借款审批手续，原则上前账不清，后账不借，员工借款须还清逾期借款，方可再次借款。4、借款专款专用，借款人未经许可不得改变借款用途，更不得公款私用。5、与公司解除劳动关系的员工，办理离职手续前须到财务部清理个人借款，财务部应在员工离职手续单中签署离职员工个人借款情况。（二）业务借款审核流程按公司已有的制度及授权执行。三、费用报销票据的规定1

3、、经办人员对其报销票据的完整性、有效性负责。2、发票内容真实、填写完整、字迹清楚，不得有涂改迹象；单位名称填写1公司全称，不得空白或填简称，个人名字为抬头的发票，除实名制交通发票（火车、高铁、机票等）外一律不得报销。3、发票内容（项目）不允许空白，内容（项目）较简单的，发票上直接填写；内容较多，须附加盖开票单位发票专用章或财务专用章的明细清单。内容不明晰的，需在公司“费用报销说明单”上按要求完整注明。4、经办人员须取得业务单位开具的合规发票，不得以收据和其他单位票据代替；难以取得业务单位原始发票的费用，需经特批再进行报销。不符合上述规定的报销票据，财务部有权

4、退回。四、费用报销单填制规定1、所有票据按要求粘贴完整，报销单据填写齐备，交予财务审核。2、原始凭证（单据）的粘贴：原始票据须按交通、住宿、招待、通讯等分类进行粘贴。3、粘贴范围以粘贴单大小为界，从右往左横向粘贴，覆盖粘贴的相邻票据间须留出相等间隔距离，票据较多时，可分行粘贴，不得竖向粘贴。4、纸张大的票据贴上面，纸张小的票据贴下面；相同金额的排序粘贴，既有利于审核票据又能达到美观的效果。5、物品采购报销时，原始凭证中应含入、出库单(入库单应由采购人、验收人、保管人分别签字确认)。6、粘贴单最上面附“费用说明单”，按照费用说明单的要求填写齐全，尤其是“用途”

5、须填写真实、清楚。7、“报销人”，指该报销事项的经办人，粘贴单上所有签字包括经办人、验收人等一律应本人填写，严禁他人代为签名。相关负责人为经办人的，应在“报销人”处签名。五、费用报销审核审批流程费用报销审核审批流程按照公司制度及公司授权执行。原则上当月票据当月审批完成，并交与财务予以报销。六、报销时间为了提高工作效率，提高资金使用计划性，可以在每周将报销日固定，具体报销时间根据公司实际情况另行通知。2第二条专项费用报销规定一、招待费用规定1、因工作需要招待客人，应严格遵守公司业务招待管理规定。业务招待费用报销时应附“业务招待申请单”，“业务招待申请单”要素需

6、填写清晰、齐全，并由公司负责人审批。2、报销招待费用时原则上要附有原始刷卡小票、酒店菜单小票。3、陪同客人外出就餐时，若司机或其他人员单独就餐时，应本着经济、实惠、节约的原则进行点餐，并将支出单列。4、所有的招待用品均须办理领用手续，剩余的应如数退还。5、招待用品保管部门，需分类建立招待用品领用手续及相关台账，定期（至少每三个月一次）盘点，保管部门、财务部门应定期（至少每三个月一次）对招待用品进行账务核对。6、公司与酒店等招待单位签有签单协议的，综管部应及时（至少每月一次）与招待单位进行签单账务核对，费用报销时应由签单人签字确认。财务部门应及时向综管部传递招

7、待单位预付款余额。二、车辆使用费规定1、因公用车，应严格遵守公司车辆使用制度。加油费必须开具正规发票，报销时须附有车辆加油原始分配记录表。驾驶员应遵守交通规则，因人为原因被罚款不予报销。2、公司车辆维修保养、年检年审、保险购买、事故处理由综管部统一管理。维修车辆应事前经过询价、比价后（三家及以上合规单位），确定维修合作单位（建议选择两家以避免合作单位垄断），进行定点维修车辆。维修费用签字挂账的，按照月度或者季度进行结算，以银行转账方式进行结算支付。出差途中维修类费用必须注明费用发票的联系地点和电话。车辆保险在购买前也应经过询价、比价（三家及以上合规单位）后确

8、定合作单位。3、维修、保养车辆需提前申请，经有权审批