二级学院办公室主任工作的思考

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1、总第586期管理观察2015年8月第23期ManagementObserver中旬出版二级学院办公室主任工作的思考周华（江苏工程职业技术学院，江苏南通226000）摘要：我校是全国示范高职院校，学校由于发展需要，整合原有系部成立二级学院，将责、权、利的重心进一步下移。作为二级学院的核心部门—学院办公室，将担负更多的工作任务。作为学院办公室的主导者办公室主任，所面临的工作环境更加错综复杂。如何行之有效的开展工作？首先应明确自身的定位，不断加强自身学习，做好工作计划，改进工作方法，提高工作效率。关键词：二级

2、学院办公室主任工作方法学院办公室是一个综合管理、服务部门。对内联系学办公室主任应明确自身的定位，保持清醒的头脑。校各部门、兄弟学院、教师、学生，对外联系学生家长、注意协调各方的关系，力争组织的信任、群众的理解与行业企业、社会职能部门，是二级学院开展各项工作的枢支持。纽，也是二级学院全面快速发展的重要保障。而办公室主（二）办公室主任的主要工作是管理协调任作为办公室工作的主导者，是办公室工作的核心人物，学院办公室工作细致繁杂，接电话、传送文件、出通对办公室工作的优劣起到了关键作用。如何开展办公室知写材料、迎

3、来送往，临时性、突发性、应急性的工作任工作，充分发挥办公室的作用，将从以下几个方面做起。务很多。作为办公室主任，面对繁杂的事务，有时需要同时处理几件事情，如果每件事情都亲力亲为，想把每件事一、办公室主任必须明确自己定位情都做好，往往会出现“大事没做成，小事没做好”。19世纪末20世纪初意大利经济学家帕累托提出“二八原则”：办公室主任的职责大致包括协调、管理、参谋、服任何一组事物中，最重要的只占其中约20%，其余的80%务等方面的职责。虽然是多数，但是却是次要的。这说明在分析问题和思考（一）办公室主任要注

4、意协调好各方的关系工作的过程中要把握重点工作。接到任务一定要先思考：作为办公室主任，在工作时经常会接到校内各职能哪些工作是重点工作？那些工作是紧急工作？那些工作要部门工作任务。办公室主任接到工作任务时要先熟知，自己去做？那些工作可以安排他人完成？并及时与分管领导进行沟通，不能超越权限自行处理或要善于发挥办公室其他成员的作用和特长，把工作按照以往经验直接处理。分解给其他人共同去完成。当然，布置任务要落实到具作为办公室主任，如有教师或学生反映学院或自身体的个人，明确工作的目标和方向、预期达到的效果。的问题困

5、难，要耐心倾听，充分了解反映者的真实情况，当工作任务完成的时候，要检验任务完成的质量。做好并根据事情的轻重缓急及时正确处理，如需请示或汇报了每件事情的分工和协调，工作效率会大大提高。应及时向上反映。同样的事情有时会因为学校政策的变（三）办公室主任要发挥决策参谋、服务保障作用化，人员的变化等出现不同的处理结果。如果缺乏沟通，办公室主任要时刻注意维护领导的威信，支持领导很有可能会做无用功或起到反作用。的工作。对于学院的具体工作，如果需要领导来决策，作为办公室主任，工作中难免面对学生家长、社会在领导没决策之前

6、，办公室主任要主动围绕决策提供有外界的人员，要时刻谨记办公室代表着学院的形象。在价值的意见和建议，协助并请示领导决策，做好领导的处理问题时坦然应对、不卑不亢，遇到重大事情或不能参谋。领导一旦决策了，在具体操作过程中，办公室主解决的问题，及时向上级领导请示汇报。任在自己的职责范围内，要积极开动脑筋，创造性地开作者简介：周华（1979-）男，学历：硕士，职称：讲师,职务:办公室主任.·125·教育改革与质量展工作，尽可能把工作按领导决策的要求做到实处，不的重要的事情，要做好真实详细的总结，做好工作记录。需要

7、每走一步都要向领导反复请示。当然，如果是重要因为办公室工作的繁杂琐碎，有了工作记录，可以避免工作，领导本人亲自指挥落实，办公室主任则要提供服自己手忙脚乱、顾此失彼，造成工作疏忽。同时办公室务与保障。工作记录的内容也是最全面、最权威和最有参考价值的，是积累工作素材的有效途径，也是撰写学院工作总结、二、办公室主任要不断加强自身学习查阅学院重大事件等最原始的参考依据。（三）进行工作总结作为办公室主任，必须认真学习党和国家的高职教办公室主任对工作中要时刻总结。对于常规性的工育方针政策。了解高职教育发展的状况、目

8、标和阶段性作、承担过的任务做完了要将工作流程、工作要点及时任务，不断学习高职教育理论，掌握高职教育的基本规律，记录下来，并形成一定的工作制度加以运行推广。例如总结办公室工作的规律特点，增强办公室工作的预见性学院公文的处理流程、学院档案的管理、教师职称的评和主动性，努力提高业务能力。审工作、数据采集工作等等。以后遇到同时的工作，可作为办公室主任，必须熟悉学院的发展目标和工作以先查阅以往的做法，再根据新的要求进行调整，高效计划，了解学院已有专业