聲像檔案管理若幹問題的探討

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1、聲像檔案管理若幹問題的探討［摘要］隨著社會的進步，人們越來越註意自己的歷史記憶。科技的飛躍發展，聲像記錄材料的日新月異，使得聲像檔案這一歷史記憶的特殊載體的管理工作擺到瞭檔案部門的面前。聲像檔案是指國傢機構、社會組織以及個人在從事各種活動中形成的對像帶等不同材料為載哉體，以影像、聲音為主，並輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案是一個單位檔案的重要組成部分［關鍵詞］聲像檔案管理問題對策建議引言隨著現代科學技術的不斷發展，照相、錄音、錄像已成為人民記錄社會活動的一種普遍手段，隨之而產生的一種以感光、磁性材料為載體的聲像檔案大量增加。對這

2、種新型檔案，大部分單位都比較重視，做到瞭及時收集、整理、歸檔，並切實加強瞭保護措施。保護聲像檔案的完整，有效的開發利用聲像檔案的信息資源，以成為當前檔案管理的一項緊迫而重要的任務1.聲像設備存在的“一硬一軟”的現象“一硬”是指聲像設備數量多。隨著社會的發展及工作需要，機關、企事業單位的聲像設備有瞭很大改善。在調查的161個單位中，僅有21個單位沒有聲像設備，占13%,87%的單位都有一臺以上的聲像設備，設備總數達671臺（架b從總體講，聲E3像設備可算比較托更'。“一軟”是指聲像設備管理之外。有101II單位沒有制定聲像設備管理

3、制度或相應的使用要求，占62%,致使有的設備閑置，沒人會用，難以充分發揮作用；有的設備存放在科室或個人手中，沒有合理利用；有的設備使用人員不明確或頻繁變動，設備不能有效的利用。從而形成瞭“硬件硬、軟件軟”的現狀，而且“軟”的方面直接影響瞭“硬”的方面作用的發揮，最終造成一些重要活動沒能及時攝錄，檔案沒能完整保存下來,給以後聲像檔案的產生及歸檔留下瞭隱患2、攝錄人員中存在著“一強一弱”的現狀和兩種誤區攝錄人員在各自單位中直接從事著產生聲像檔案的工作，並決定著聲像檔案的數量和質量，調查反映出在攝錄人員中存在著“一強一弱”的現狀。“強

4、”表現在所調查單位的443名攝錄人員中，有專職156人、兼職287人，平均年齡35歲，大專以上文化程度的占72%o隊伍龐大、年齡適中、文化程度較高這是“強”的一面「弱'表現在443人中，專業工齡1-5年者381人，占86%,5年以上者僅占14%o經過專業培訓的共68人，僅占16%,調查中還發現，攝錄人員中存在著兩種思想認識上的誤區。一種是部分人根本就不知道什麼是聲像檔案。他們一直誤以為隻有上級來人、紅頭文件才是檔案，而他們在公務活動中形成的照片、錄音、錄像帶等，人為拍完、錄完就算完成任務瞭，不需要歸檔保存;另一種是部分人誤以為誰

5、拍的照片就歸誰，送往報社、電臺的用完就算完瞭，怎麼處理這些聲像檔案屬於個人行為。由於這些同志缺乏全局觀念，檔案意識不強，僅考慮個人或本部門工作方便,致使部分聲像檔案長期在個人或科室內部保存，不移交檔案室或檔案館統一保存。特別市隨著人員變動和機構調整，造成聲像檔案的失控和流失，致使單位檔案不齊全完整，嚴重影響瞭聲像檔案的長久保護盒開發利用事實證明，攝錄人員“弱”的一面影響瞭“強”的一面發揮作用，加上認識上的誤區，造成瞭聲像檔案管理上的不規范。也就是說,產生聲像檔案的第一關形成和歸檔不把好關，待使用時在靠檔案員去催要或檔案館去征集，

6、那隻能是"亡羊補牢”瞭3、聲像檔案管理混亂，問題復雜3.1管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統一管理，調查中有75個單位制定瞭相應的聲像檔案管理制度，占47%,有半數以上瞭單位處於無章可循的自由形成、自由處理狀態。據調查，聲像檔案的管理主要存在著三種形式。一是檔案室集中統一管理，隨時形成隨時移交，僅占26%;二是各科室一年一次移交檔案室，占35%:三是由科室分散保管或個人保存，占39%O由此表明有五分之二的單位聲像檔案沒有集中統一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位隨有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的保障措施3.2檔案意識不強，聲

7、像檔案難以及時完整歸檔，聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔，影響需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日後就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確。調查發現，有近20%的單位有積存照片未歸檔，切多數照片、底片早已分傢或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，缺由於沒有及時歸檔而失去瞭其應有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶等歸檔情況來看，更令人擔憂，相當一部分單位都是一盤帶子反復用，原始錄音（像）沒有保存下來。另外有些部門或個人手裡保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規范，但檔案部門去收集時，往往不願交

8、。究其原因，主要是檔案意識不強，對聲像檔案管理缺乏重視3.3管理狀況嘻^憂”懸殊，發展不平衡，調查單位中設備、人員、聲像檔案管理都比較規范的有“個單位，占6.8%;而無設備無聲像檔案、有設備無聲像檔案、有聲像檔案沒集中統一管理的單位48個，竟占40%，兩級所占比