高效会议管理.ppt

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1、高效会议管理JTCONTENT目录010203PARTPARTPART会议的目的会议的现状高效会议技巧前言据统计，美国每天要召开1100万次各种会议，经理们花在会议上的时间要占工作时间的40％－70％。据此推算，我国每天召开各种会议的次数将是1100万次的几十倍，其中不少会议几乎没有成效。根据智联招聘此前发布的2015年白领平均参会时间统计结果显示，三成职场人员认为自己参加的会议毫无意义，28.2%的人每天要参加1到5小时不等的会议。在国外一家软件公司的一项研究中，职员每个月大约有62场会议，其中半数被确认

2、是无效会议。平均到每个月20天的工作时间里，几乎每天要开3.1场会。这些会分布在一天中的各个时段，在这些干扰下，员工将很难完成一项需要复杂思考的工作。很多人的上班时间消磨在开会上，却要用私人时间来工作，可问题是开会也没开出什么门道。频繁地开会是职场中干扰生产力、占据工作日的最大障碍。但实际上这种障碍在日常工作中时常出现。脑力劳动者尤其是那些创造性的工作要在没有干扰的情况下才最有效率，如果浪费工作时间就意味着私人时间将被占据。为什么要开会？注：这是理想状态会议的现状很多会议未事先准备材料；已准备材料的会议，有

3、多数人会前未阅读；有多数参会者不知会议议题、目标、不知应否参加会议；多数会议不能准时召开，准时结束；有不少人人到心不到，或忙于接/打电话，或忙于自己的其他工作，或闭目养神，或做局外人，一言不发。有不少人在开大会时开小会，对他人的发言置之不理或无理打断；有不少人开会不做记录；会议的现状会议气氛极差，争吵、推卸、指责频频发生，反而对会议议题不感兴趣。对会议中涉及的问题、责任等，不能正确对待。会议中涉及的工作往往分配给未参加会议的人。有多数会议的决议时在会议结束前的很短一段时间内做出的。（因急于结束、休息，故草草

4、了结）多数会议毫无效果，议而不决，决而不行，行而不通。不少与会者，离场时不能保持会议室整洁。会议的现状《哈佛商业评论》05年第7期中有这样的一句话：“任何会议都是要么富有成效，要么纯粹浪费时间，二者必居其一。”无效的会议不仅是一种管理成本的浪费，而且也会引起与会者对会议和公司管理现状的不满，使大家心生倦怠感，从而降低团队的凝聚力。低效会议原因是什么？1会议前缺乏准备123开会前没有提前通知与会者相关事宜及会议材料学习；没有提前准备好会议议题、议程、会议材料、参与人、主持人、记录人等没有提前准备好会场、开会设

5、施（比如电脑、投影仪、麦克风、白板、白板笔、激光笔）、会议讨论材料、会议签到表等。气氛紧张、压抑，未能很好地鼓励大家积极发言；或领导者一言堂，没有发掘出全体与会人员的智慧。未能很好地围绕主题进行讨论或发言，出现闲谈或跑题现象。未能很好地控制时间，如未能及时开始或拖沓、冗长，未能及时结束。与会者相互间争吵的厉害，未能很好地尊重相互的意见，甚至出现人身攻击的现象。议而不决，没有形成有效的决策。23456没有严格按照会议的议程进行2会议中缺乏控制会议结束后，未对形成的决策或待完成的工作指定责任人、时限并进行追踪，

6、这样的会议也几乎是无任何意义的！3会议后缺乏跟踪低效会议有哪些成本？一家公司会不会开会，决定了该公司的竞争优势。一家公司开会的效率与执行，决定了该公司全面管理的效率与执行。会议是公司管理的必备工具。而会议的成本则常常被忽略。请看，“文山会海”的成本是：只在必要时召开事先对时间、地点、会场等进行了认真的筹划拟定和分发了议程表，按时开始，按时结束请到了有经验和能力的人参与与会者积极参与，主持人准确引导、控制会议进程与方向通过研究、讨论、归纳形成了鲜明的结论和成果清晰记录了所有建议、决定及执行责任人会后跟踪并依据

7、完善的报告流程监控持续改进高效会议的表现高效会议的好处对于公司来说，高效的会议可以提高决策效率对于管理者来说，高效的会议可以增加团队凝聚力降低运作成本改善组织气氛增强团队执行力提高决策效率整个世界在某种程度上说是一个时时处处充满会议的世界。会议的正面作用是解决问题，反面作用则是带来难题，因此，会议既需要管理，更不能缺少技巧！结论如何召开高效的会议？高效会议四个主要原则原则一、废除不必要的会议原则二、排除不需要参加的人员只找那些有必要倾听的人和可以提供有效建议的人，让有效的会议在有效的范围内发生，排除不必要参

8、加会议的人员原则三、会议准时开始准时结束让会议准时开始时结束，压缩会的时间，三个小的会一个小时可以开完原则四、重视开会的结论议而不决不如不开，没有结论的会不如不开，如果没有产生决议那么这个会议就不能散会议的四个主要原则在所有会议开始之前，先问一下这是不是必须要开的会议如果已经按惯例每周聚会会议成本太大还有比开会更好的方法没什么特别的事情要讨论你是唯一做决策并且知道该怎么做的人（开会让他人参与只能把问题弄糟）无需开